Вид для печати
Маленькое ООО. Документов мало.
Пока раскладываю все по отдельным скоросшивателям (банк, начисления ЗП, выплата ЗП, авансовые отчеты, расходные и приходные ордера, приказы, счета-фактуры, отчеты и т.д.)
Интересует как это надо делать по общепринятым правилам. Как правильно скреплять, как группировать и т.д.
Интересуют все тонкости данного процесса. Или ссылка в интернете.
Спасибо.
Делайте так, как удобно Вам. Никаких общепринятых правил по раскладке дкументов по папкам не существует.
Главное - чтобы Вы смогли в любой момент найти нужный документ.
Общепринятых правил "раскладки" в принципе нет. Как удобнее вам потом воспользоваться данными из папок . Мы составили реестр папок по предприятию (номенклатуру дел ) и опись документов дела с присвоением кодов и пр. Но это связано не только и не столько с нашим желанием навести порядок, как требованием ИСО 9001
Возможно по раскладке не существует. Хотя слышал что счета фактуры надо как то особенно вести. И есть какой то стандарт подшивания, чтобы не было возможности потом еще что то вставить. Или я не прав?Цитата:
Исходное сообщение Ленка
Делайте так, как удобно Вам. Никаких общепринятых правил по раскладке дкументов по папкам не существует.
Главное - чтобы Вы смогли в любой момент найти нужный документ.
Исходное соообщение в силе.
Не знаю, я согласна с Ленкой, я например счета фактуры подшиваю вместе с актами и накладными, хоть и есть такое, что с/ф надо сшивать вместе с книгой продаж/покупок, но мне например так удобнее отследить все ли документы у меня есть от конкретного поставщика и не бегать от папки к папке, чтобы проверить наличие акта или с/ф. Главное, чтобы Вы четко знали, где у вас какой документ и контрагент и что-бы для Вас это было удобно.
Хм... Журналы учета счетов-фактур, кассовые книги - это особые составные документы. И про них есть специальные правила. Но это не вопрос документооборота.Цитата:
Хотя слышал что счета фактуры надо как то особенно вести.
Хорошо. Теперь вторая часть вопроса. Как Вы подшиваете. Какие ники, иголки, куда втыкать, какой узел, как запечатывать. Как это делаете Вы?
Красными нитками и крестиком :)
В течение года подшиваете в папки, в конце года сшиваете, опять таки, как Вам удобно. Если документов много, то помесячно или поквартально. Прошнуровываете, пронумеровываете и скрепляете печатью :). кассу я сшиваю поквартально, т.к. ее банк проверяет каждые три месяца, хотя в общем-то это тоже не обязательно.
Нитки-любые (лучше попрочнее), иголки-тоже. Шью "в 3 прокола"-как учили на уроках бухучета, с левой стороны. Последняя страница на обороте может (а в счетах-фактурах и кассовых документах - должна) быть скреплена печатью с подписями уполномоченных лиц.
Обязательно счет-фактуры, журнал учета полученных и выставленных счет-фактур и книгу продаж и покупок, кассовую книгу (веду на компьютере) обычно один раз в месяц пронумеровываю, прошнуровываю и скрепляю печатью. 1.Допустим нужно сделать журнал учета полученных счет-фактру:
Сам журнал, который веду в течении месяца распечатываю, вытаскиваю из папки счет-фактуры полученные все это пронумеровываю (первым кладу журнал учета полученных с-ф), прошнуровываю и скрепляю подписью и печатью.
2. Кассовую книгу прошиваю просто распечатанные в конце месяца листы кассовой книги, обложка из консультанта + по унифицированной форме с указанием предприятия, периода, кодами. Прошнуровываю и пронумеровываю, скрепляю печатью.
3. Книга покупок и книга продаж, также обязательно пронумеровываются, прошиваются и скрепляются печатью.
Остальные документы в зависимость от документооборота предприятия.
Но предпочитаю все документы в конце месяца прошивать, не ставить при этом печати, пронумеровываю простым карандашом, чтобы не более 250 в пачке.
Допустим тот же банк:
Собираю след. документы:
Выписки к ним п/поручения, мемориальные ордера, квит. к ПКО (снимали наличными по чеку) или квит. о взносе нал. на р/с. К п/п обязательно счета на оплату. Затем в конце месяца распечатываю Журнал-ордер и ведомость по 51 счету (1С) и просто прошиваю, печать не ставлю, а на журнале-ордере подпись гл. бухгалтера или того кто составил данное произведение.
Главную книгу распечатываю и пронумеровываю в конце года, также скрепляю печатью и подписью.
Но главное подумайте как вам удобно вести документооборот, если будет время составте график документооборота, но при этом учитывайте правила хранения и ведения этих документов.
Сроки хранения по закону архивной службы могут быть разными.
Например лицевые счета - 70 лет храняться, но можно их не делать а хранить расчетно-платежные ведомость 70 лет.
Квартальные балансы храняться - 10 лет.
Годовые балансы постоянно.
Основная масса документов срок хранения 5 лет.
