Если директор покупает ж.д билет для сотрудника

Добрый день. Подскажите как правильно отразить покупку директором ж.д билета для другого сотрудника, направляемого в командировку. Директор за наличный расчет покупает ж.д. билет в агентсве, получает бумажный билет, чек на сервисный сбор и возможно страховку к ж.д билету. Чтобы возместить расходы директору я выплачиваю ему всю стоимость по авансовому отчету на з/пл карту. в Дт каких счетов мне отнести три суммы (точнее может быть четыре, в ж.д билете выделен ндс): сам проезд, в т..ч ндс, сервичный сбор (думаю Дт20Кт 71), и стоимость страховки. каким документом нужно оприходовать билет на предприятии, это в кассу, приходный кассовый ордер? или произвольная форма акта. приходуется по стоимости или поштучно? Далее выдача каомандированному, каким документом подтвердить, где ему расписаться надо? Надо ли заполнять страницы кассовой книги (у нас уже давно все по безналу, опыта нет). На расходы стоимость проезда относить буду датой утверждения авансового отчета командированного когда он вернется, но возмещать ему уже не буду стоимость билета, правильно? а как это в аваносовом отчете учесть надо будет?

Билеты вместе с сервисным сбором и страховкой приходуете на 50.03 "Денежные документы" поштучно (каждый билет отдельно). Т.е. у директора в авансовом отчету по билетам будут проводки Дт50,03 Кт71
Затем эти билеты выдаете сотрудникам которые по ним поедут. У вас будет операция Выданы денежные документы и проводка Дт71- Кт50.03. Когда этот сотрудник вернется из командировки и отчитается что он использовал этот билет, только тогда вы его ставите в расходы Дт26- Кт71. По денежным документам кассовая книга не ведется. Ведется журнал учета денежных документов. Приходные и расходные ордера не такие как кассовые, а другие. Посмотрите в 1С. Я работаю в 1С.8 там есть ПО и РО на денежные документы.

Safra, спасибо большое за ответ. я так примерно и представляла. осталось определиться с формой приходных/расходных ореров и журнала учета денежных документов, поищу, (я не в 1С).
только можно уточню, сервисный сбор то можно вроде по идее сразу на затраты отнести в момент ав отчета директора?
а все-таки проводка Дт 50.03 Кт 71 по ав отч лдиректора будет же не в штуках, а в стоимостном выражении, например 1000 руб, в т.ч. ндс, значит и на 50.03 появится эта 1000? тут же при выдаче командированному уйдет оттуда Дт 71 Кт 50.03 на 1000 р. а когда командированный отчитается ав отчетом то Дт 20 Кт 71. а в какой момент в ав отчет директора или в ав.отчет командированного ндс из билета взять к вычету? и страховку можно ли учесть в расходах иди это непринимаемые?:o

Расходы по добровольному страхованию пассажиров от несчастных случаев, не оформленные отдельным страховым полисом, который является приложением к билету, не уменьшают налогооблагаемую базу, поскольку 263 НК РФ не содержит такого вида страхования. Утратил силу Закон (не скажу с ходу номер), обязывающий страховать пассажиров (кроме отдельных случаев). Воспользоваться в данном случае Гл.25 тоже нельзя, т.к расход не является документально подтвержденным.

Отчет директора конечно будет в рублях. Я имела ввиду, что на сч.50.03 вы приходуете каждый билет отдельно, а не кучей. По сервисному сбору никаких препятствий нет-ставьте в расходы, но, повторюсь, только когда используете билет.
НДС будете принимать на 19 счет в тот момент когда билет будете ставить в расходы. Т.е. Д26-71 на стоимость билета без НДС; Д19-Кт71 - на сумму НДС

еще раз спасибо, а если будет страховой полис, то как тогда страховку учесть?
и по поводу отнесения ндс из билета на 19 сч вроде есть разница электронный билет или бумажный, я считала, что по бумажному вроде сразу можно? т.е. вот сегодня, например, когда директор отчитался за билет на 50,3 стоимость без ндс + сервисный сбор (?)+ страховка, на 19 ндс, потом при выдаче командированному удже на стоимость без ндс, и на затраты как вернется и отчитается уже тоже без ндс, страховку скорее всего на непринимаемые, сервисный сбор на расходы. хотя все таки продолжаю сомневаться а что мешает отнести на раходы сервисный сбор сегодня, услуга то по продаже билета оказана уже, а вернется и отчитается сотрудник может через месяц/два;)

1) директор купил билеты -всё на 50.03 вместе со страховкой и сервисным сбором
2) билет выдан командированному сотруднику Дт71-Кт50.03 тоже со страховкой и сервисным сбором
3) сотрудник вернулся из командировки:
Билет =Дт26-Кт71 без НДС
НДС=на 19 счет (без разницы электронный или нет)
Сервисный сбор =Дт26-Кт71
НДС по сервисному сбору (если он есть) =Дт19-Кт71
Страховку =Дт91 (за счет чистой прибыли) вместе с НДС-Кт71

Safra, простите меня, еще раз, но зачем чек об уплате сервисного сбора выдавать командированному?:o может я неправильно выражаюсь, агенство берет какую-то сумму за выписку билета, 200 руб, выписывает чек вменсте с самим билетом и страховкой, я имею ввиду именно взять на расходы такую сумму за услуги агенства за выписку ж.д. билета.

Поймите, пока сотрудник не съездил в командировку, эти все ваши расходы не могут являться обоснованными. Главное условие по которому вы принимаете расходы-это служебная командировка, которая носит производственный характер. Пока сотрудник никуда не уехал, какой производственный характер?

Если билет у вас не пойдет в расходы по какой-то причине, то сервисный сбор почему в расходах должен оказаться.

не стала открывать новую тему

если билеты заказывать в компании (УСН), кот. занимается доставкой билетов, можно НДС с билетов ставить к возмещению из бюджета?

не понятно, Вы на УСН?

нет, на УСН компания, кот занимается доставкой билетов

услуги у них какие? доставка? или они являются перепродавцами билетов?

Спасибо. уже нашла сама


Вопрос: Компания для направления работников в командировки приобретает железнодорожные и авиабилеты через агентство. Как принять к вычету НДС по транспортным расходам? Обязано ли агентство, реализующее билеты от имени перевозчика, выставить компании счет-фактуру на стоимость приобретенных через него билетов?

Ответ: Агентство продает вам билет не от своего имени, а от имени перевозчиков. Поэтому оно обязано выставлять счета-фактуры только на сумму своих услуг по оформлению билетов <1>.
"Входной" НДС со стоимости билета ваша организация может принять к вычету на основании самого билета, если сумма налога выделена в нем отдельной строкой. Счет-фактура для этого не обязателен <2>. Если приобретался электронный билет с выделенным НДС, то достаточно распечатки этого билета и посадочного талона <3>.
--------------------------------
<1> Пункт 1 ст. 156, п. 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ; Письмо Минфина России от 12.10.2010 N 03-07-09/45.
<2> Пункт 1 ст. 172, п. п. 2, 7 ст. 171 НК РФ; Письма Минфина России от 10.01.2013 N 03-07-11/01, от 21.09.2012 N 03-07-11/393.
<3> Письма Минфина России от 29.08.2013 N 03-03-07/35554, от 19.08.2013 N 03-03-07/33656, от 12.01.2011 N 03-07-11/07.