Кадровые доки не подлежащие хранению

Вид для печати

13.04.2021, 10:21
Марьяна-бух

Кадровые доки не подлежащие хранению

Хочу посоветоваться. ) За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13. 11 КоАП . Его размер может достигать 50 тысяч рублей.
Нарушением требований*Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.*

Ст. 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет, свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) нужно.
Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.).

Вопрос- свидетельства о рождении детей, заключении брака в некоторых случаях , нужны для подтверждения предоставления стандартного вычета по НДФЛ, который проверяет ИФНС. Или оказание мат помощи при болезни, смерти.. это тоже доки не для деятельности. Если не хранить доки в ЛД работника, то после увольнения работника при проверке налоговой, где взять документы? Работник может уехать, сменить место жительства и пр.
Дипломы - если медицина, ветеринарные услуги - считаю, что нужны.. хотя Роструду нужны штрафы. Доказывать, что это нужно? или просто перечень доков, которые хранятся в фирме в Соглашении о перс. данных пишите? Как поступаете? поделитесь опытом, пожалуйста.)
13.04.2021, 14:57
olga-osina

Цитата:

Сообщение от Марьяна-бух

свидетельства о рождении детей, заключении брака в некоторых случаях , нужны для подтверждения предоставления стандартного вычета по НДФЛ, который проверяет ИФНС. Или оказание мат помощи при болезни, смерти.. это тоже доки не для деятельности.

храним, конечно.
остальные сделали сканы.
13.04.2021, 17:55
Марьяна-бух

Цитата:

Сообщение от olga-osina

остальные сделали сканы.

остальные это какие? сканы многих доков нельзя хранить.
13.04.2021, 17:59
Аноним

Цитата:

Сообщение от Марьяна-бух

сканы многих доков нельзя хранить.

а как доказать, что они где-то хранятся ?
13.04.2021, 19:13
Над.К

Цитата:

свидетельства о рождении детей, заключении брака в некоторых случаях

А не надо их хранить. Все эти данные есть у ФНС. У них база ЗАГСа в хозяйстве.
14.04.2021, 05:38
olga-osina

Цитата:

Сообщение от Над.К

А не надо их хранить. Все эти данные есть у ФНС. У них база ЗАГСа в хозяйстве.

а при проверке фсс как сказать? идите в налоговую, у них эти данные запрашивайте?
14.04.2021, 05:40
olga-osina

Цитата:

Сообщение от Марьяна-бух

остальные это какие? сканы многих доков нельзя хранить.

и дипломы и трудовые книжки (требуются постоянно при участии в конкурсах - 44-ФЗ)
и паспорт, и снилс, и инн (иногда в программе слетает то прописка)
14.04.2021, 12:47
Над.К

Цитата:

а при проверке фсс как сказать?

Что сказать и зачем?
14.04.2021, 13:15
inna_int

Присоединяюсь к вопросу.
Несколько раз ПФР запрашивал СНИЛС и другие документы на некоторых работников выслать
16.04.2021, 07:23
olga-osina

Цитата:

Сообщение от Над.К

Что сказать и зачем?

фсс проверяет правомерность назначения пособия по уходу за ребенком (свид. о рождении, свид. о браке, если чито-то с фамилиями), мат. помощь или пособие на погребение (тоже свидетельства нужны).
что мы им предъявим, чтобы доказать правомерность назначения пособия?
17.04.2021, 16:37
Марьяна-бух

Цитата:

Сообщение от olga-osina

фсс проверяет правомерность назначения пособия

Согласна, всегда отдавали заверенные копии доков им на проверку на пособие. Иначе и не назначат.
17.04.2021, 16:42
Марьяна-бух

Цитата:

Сообщение от inna_int

Несколько раз ПФР запрашивал СНИЛС и другие документы на некоторых работников выслать

и у нас запрашивали трудовую и военный билет ; если работник не может к ним прийти сам, то мы должны заверенные ксерокопии или сканы доков им выслать.
17.04.2021, 16:47
Марьяна-бух

СБИС для продления подписи запрашивает отсканированный паспорт и СНИЛС лица, подписывающего отчетность. В электронном виде тоже нельзя хранить..
17.04.2021, 18:24
ZZZhanna

очередная ловушка. Хранить не имеете права, но при проверке обязаны предъявить.
18.04.2021, 17:52
Марьяна-бух

Цитата:

Сообщение от ZZZhanna

Хранить не имеете права, но при проверке обязаны предъявить.

так штрафы в 10 раз увеличили) за нарушение правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или штраф в следующих размерах:
БЫЛО - от 100 до 300 руб. — для граждан;
от 300 до 500 руб. — для должностных лиц (ст. 13.20 КоАП РФ).
При этом санкции для юридических лиц не предусмотрены.

СТАЛО -от 1 000 до 3 000 руб. — для граждан;
от 3 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц;
от 5 000 до 10 000 руб. — для юридических лиц.
19.04.2021, 06:03
olga-osina

Цитата:

Сообщение от Марьяна-бух

СТАЛО -от 1 000 до 3 000 руб. — для граждан;
от 3 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц;
от 5 000 до 10 000 руб. — для юридических лиц.

по персональным данным другие штрафы
на юр. вроде до 300 тыс.
19.04.2021, 18:49
Марьяна-бух

Цитата:

Сообщение от olga-osina

на юр. вроде до 300 тыс.

это уже уголовные статьи , если **Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или СМИ*... и т.д.
ст. 137,140,272 УГ РФ, а я приводила по КОаП, ещё есть по Гражданскому Кодексу. Короче, мало не покажется. Подробнее смотреть -ГАРАНТ.РУ: http://www.garant.ru/actual/persona/...#ixzz6sUri55U3
20.04.2021, 07:20
olga-osina

В КоАП РФ внесены поправки в ст. 13.11, предусматривающее ужесточение ответственности за нарушения в области персональных данных (Федеральный закон от 24 февраля 2021 г. № 19-ФЗ "О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях"). Санкции по таким нарушениям больше не предусматривают возможность применения предупреждения, а размеры штрафов увеличились в два раза.

я про это имела ввиду
с 27 марта там новшества
20.04.2021, 08:00
Татьяна-Васильевна

Вначале давайте уточним: кто будет проверять , с какой целью и какие задачи поставлены. Если соблюдать все пп З-ва по сбору и хранению персональных данных, то это д.б. предприятие максимально "очищено" от всевозможных действий с сотрудниками, таких не встречала. Поэтому, готовим образцово-показательные личные дела (именно их и демонстрируем в "случае чего"). Отдельно формируем данные, (все те, второстепенные), но которые почему то спрашивают (требуют). Не предоставив их, можно не получить лицензию или отказ участия в тендере. Надеемся на "светлое будущее".
P.S. у меня в личном деле, разве что справки от врача нет))) , думаю, в перспективе, надо положить, а то вдруг понадобится срочно
20.04.2021, 08:10
olga-osina

Цитата:

Сообщение от Татьяна-Васильевна

Поэтому, готовим образцово-показательные личные дела (именно их и демонстрируем в "случае чего").

ага, а проверяющие прям так и скажут - давайте нам образцовые дела))) проверять придут те, кто захочет оштрафовать.
20.04.2021, 08:34
Январь

Цитата:

Сообщение от olga-osina

проверяющие прям так и скажут - давайте нам образцовые дела

Ну так вы сами смотрите, кому что давать, мало ли кто чего скажет :)
Есть черная бухгалтерия, теперь еще черные кадры вести вынуждают :biggrin:
20.04.2021, 08:49
olga-osina

Цитата:

Сообщение от Январь

теперь еще черные кадры вести вынуждают

:yahoo:
20.04.2021, 11:58
Татьяна-Васильевна

olga-osina, обычно требуют дела ГБ и ГД, остальные- только по предмету спора, который уже ясен, соответственно- есть время подготовится
20.04.2021, 12:11
olga-osina

Цитата:

Сообщение от Татьяна-Васильевна

есть время подготовится

все заранее отсканировать и флешку спрятать.
28.04.2021, 10:44
Natali Kr

Ой девочки... Всю жизнь так и храним. Карточки Т2 отдельно, личные дела для проверок отдельно, папочки с копиями нужных документов - отдельно... Со сканами сейчас попроще стало, конечно... Но тут либо одно нарушаешь, либо другое. Смиряйтесь.