Кадровые доки не подлежащие хранению

[Марьяна-бух]

Хочу посоветоваться. ) За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 ​статьи 13. 11 КоАП . Его размер может достигать 50 тысяч рублей.
Нарушением требований*Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.*

Ст. 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет, свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) нужно.
Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.).

Вопрос- свидетельства о рождении детей, заключении брака в некоторых случаях , нужны для подтверждения предоставления стандартного вычета по НДФЛ, который проверяет ИФНС. Или оказание мат помощи при болезни, смерти.. это тоже доки не для деятельности. Если не хранить доки в ЛД работника, то после увольнения работника при проверке налоговой, где взять документы? Работник может уехать, сменить место жительства и пр.
Дипломы - если медицина, ветеринарные услуги - считаю, что нужны.. хотя Роструду нужны штрафы. Доказывать, что это нужно? или просто перечень доков, которые хранятся в фирме в Соглашении о перс. данных пишите? Как поступаете? поделитесь опытом, пожалуйста.)

[olga-osina]

свидетельства о рождении детей, заключении брака в некоторых случаях , нужны для подтверждения предоставления стандартного вычета по НДФЛ, который проверяет ИФНС. Или оказание мат помощи при болезни, смерти.. это тоже доки не для деятельности.

храним, конечно.
остальные сделали сканы.

[Марьяна-бух]

остальные сделали сканы.

остальные это какие? сканы многих доков нельзя хранить.

[Аноним]

сканы многих доков нельзя хранить.

а как доказать, что они где-то хранятся ?

[Над.К]

свидетельства о рождении детей, заключении брака в некоторых случаях

А не надо их хранить. Все эти данные есть у ФНС. У них база ЗАГСа в хозяйстве.

[olga-osina]

А не надо их хранить. Все эти данные есть у ФНС. У них база ЗАГСа в хозяйстве.

а при проверке фсс как сказать? идите в налоговую, у них эти данные запрашивайте?

[olga-osina]

остальные это какие? сканы многих доков нельзя хранить.

и дипломы и трудовые книжки (требуются постоянно при участии в конкурсах - 44-ФЗ)
и паспорт, и снилс, и инн (иногда в программе слетает то прописка)

[Над.К]

а при проверке фсс как сказать?

Что сказать и зачем?

[inna_int]

Присоединяюсь к вопросу.
Несколько раз ПФР запрашивал СНИЛС и другие документы на некоторых работников выслать

[olga-osina]

Что сказать и зачем?

фсс проверяет правомерность назначения пособия по уходу за ребенком (свид. о рождении, свид. о браке, если чито-то с фамилиями), мат. помощь или пособие на погребение (тоже свидетельства нужны).
что мы им предъявим, чтобы доказать правомерность назначения пособия?

[Марьяна-бух]

фсс проверяет правомерность назначения пособия

Согласна, всегда отдавали заверенные копии доков им на проверку на пособие. Иначе и не назначат.

[Марьяна-бух]

Несколько раз ПФР запрашивал СНИЛС и другие документы на некоторых работников выслать

и у нас запрашивали трудовую и военный билет ; если работник не может к ним прийти сам, то мы должны заверенные ксерокопии или сканы доков им выслать.

[Марьяна-бух]

СБИС для продления подписи запрашивает отсканированный паспорт и СНИЛС лица, подписывающего отчетность. В электронном виде тоже нельзя хранить..

[ZZZhanna]

очередная ловушка. Хранить не имеете права, но при проверке обязаны предъявить.

[Марьяна-бух]

Хранить не имеете права, но при проверке обязаны предъявить.

так штрафы в 10 раз увеличили) за нарушение правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или штраф в следующих размерах:
БЫЛО - от 100 до 300 руб. — для граждан;
от 300 до 500 руб. — для должностных лиц (ст. 13.20 КоАП РФ).
При этом санкции для юридических лиц не предусмотрены.

СТАЛО -от 1 000 до 3 000 руб. — для граждан;
от 3 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц;
от 5 000 до 10 000 руб. — для юридических лиц.

[olga-osina]

СТАЛО -от 1 000 до 3 000 руб. — для граждан;
от 3 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц;
от 5 000 до 10 000 руб. — для юридических лиц.

по персональным данным другие штрафы
на юр. вроде до 300 тыс.

[Марьяна-бух]

на юр. вроде до 300 тыс.

это уже уголовные статьи , если **Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или СМИ*... и т.д.
ст. 137,140,272 УГ РФ, а я приводила по КОаП, ещё есть по Гражданскому Кодексу. Короче, мало не покажется. Подробнее смотреть -ГАРАНТ.РУ: http://www.garant.ru/actual/persona/...#ixzz6sUri55U3

[olga-osina]

В КоАП РФ внесены поправки в ст. 13.11, предусматривающее ужесточение ответственности за нарушения в области персональных данных (Федеральный закон от 24 февраля 2021 г. № 19-ФЗ "О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях"). Санкции по таким нарушениям больше не предусматривают возможность применения предупреждения, а размеры штрафов увеличились в два раза.

я про это имела ввиду
с 27 марта там новшества

[Татьяна-Васильевна]

Вначале давайте уточним: кто будет проверять , с какой целью и какие задачи поставлены. Если соблюдать все пп З-ва по сбору и хранению персональных данных, то это д.б. предприятие максимально "очищено" от всевозможных действий с сотрудниками, таких не встречала. Поэтому, готовим образцово-показательные личные дела (именно их и демонстрируем в "случае чего"). Отдельно формируем данные, (все те, второстепенные), но которые почему то спрашивают (требуют). Не предоставив их, можно не получить лицензию или отказ участия в тендере. Надеемся на "светлое будущее".
P.S. у меня в личном деле, разве что справки от врача нет))) , думаю, в перспективе, надо положить, а то вдруг понадобится срочно

[olga-osina]

Поэтому, готовим образцово-показательные личные дела (именно их и демонстрируем в "случае чего").

ага, а проверяющие прям так и скажут - давайте нам образцовые дела))) проверять придут те, кто захочет оштрафовать.

[Январь]

проверяющие прям так и скажут - давайте нам образцовые дела

Ну так вы сами смотрите, кому что давать, мало ли кто чего скажет
Есть черная бухгалтерия, теперь еще черные кадры вести вынуждают

[olga-osina]

теперь еще черные кадры вести вынуждают

[Татьяна-Васильевна]

olga-osina, обычно требуют дела ГБ и ГД, остальные- только по предмету спора, который уже ясен, соответственно- есть время подготовится

[olga-osina]

есть время подготовится

все заранее отсканировать и флешку спрятать.

[Natali Kr]

Ой девочки... Всю жизнь так и храним. Карточки Т2 отдельно, личные дела для проверок отдельно, папочки с копиями нужных документов - отдельно... Со сканами сейчас попроще стало, конечно... Но тут либо одно нарушаешь, либо другое. Смиряйтесь.