Сейчас самое время определить, кто из сотрудников в прошлом году являлся налоговым резидентом РФ, а кто нет. При этом особое внимание нужно уделить иностранцам и тем, кто часто выезжает за рубеж. Налоговый статус этих работников мог в прошлом году измениться. Уплата НДФЛ при смене налогового статуса всегда вызывает много вопросов. В этом материале мы постарались ответить на наиболее частые и острые из них.
Вопрос 1. В 2007 году статус сотрудника менялся. Когда надо пересчитать налог?
С 2007 года налоговый статус определяют по следующему правилу. Человек признается резидентом, если он находился на территории России не менее 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 Налогового кодекса РФ). Таким образом, в течение года статус сотрудника может меняться. Это особенно характерно для иностранцев и тех работников, которые часто ездят за границу.
В итоге бухгалтеру приходится определять статус сотрудника каждый раз, выплачивая ему доход. Ведь от статуса зависит ставка, по которой нужно удержать с дохода НДФЛ: 13 процентов – для резидентов, 30 процентов – для нерезидентов. Если компания выплачивает сотруднику дивиденды, то размер ставки также зависит от статуса: 9 процентов – для резидентов, 30 процентов – для нерезидентов (согласно редакции кодекса, действовавшей до 1 января 2008 года).
И вполне вероятна следующая ситуация. Работник в январе, феврале и марте был нерезидентом. А по итогам марта получилось, что он пробыл в России уже более 183 дней. Это значит, что по выплатам за март бухгалтер будет удерживать НДФЛ уже по ставке не 30, а 13 процентов. Но кроме того, придется пересчитать и тот налог, который был удержан в предыдущих месяцах (с начала года), также по ставке 13 процентов. В какой именно момент нужно провести этот пересчет? Минфин России в своих письмах от 25 декабря 2007 г. № 03-04-06-01/453 и от 15 ноября 2007 г. № 03-04-06-01/394 сообщал, что пересчитывать налог следует в один из следующих моментов:
– после того, как бухгалтер будет точно уверен, что до конца года статус сотрудника больше не изменится;
– по окончании года.
На практике определить дату, после которой статус сотрудника уже точно не изменится, довольно сложно. Ведь всякое может произойти. Да и в целом удобнее пересчитывать налог, когда год уже закончился, – подвести итоги сразу по всем сотрудникам.
Вопрос 2. Сколько справок 2-НДФЛ надо подавать?
Итак, мы определились, что делать пересчет НДФЛ лучше по итогам налогового периода. Таким образом, бухгалтеру надо определить, какой статус имел тот или иной сотрудник в 2007 году.
Если работник с января по декабрь включительно провел на территории РФ 183 дня и более, то он резидент. Тогда в строке 2.3 формы 2-НДФЛ надо поставить статус «1». В строке 3 отражаем ставку 13 процентов.
Если в России работник находился менее 183 дней, то он нерезидент. Тогда в строке 2.3 ставим статус «2», в строке 3 – ставку 30 процентов.
Таким образом, несмотря на то что в течение года доходы сотрудника могут облагаться по разным ставкам, бухгалтеру следует составлять по каждому работнику только одну справку 2-НДФЛ.
При этом есть несколько исключений. Во-первых, это ситуация, когда сотрудник помимо зарплаты получил в 2007 году от своей компании дивиденды. По этим доходам необходимо составить отдельные справки 2-НДФЛ, в которых нужно указать соответствующие доходы (то есть сумму дивидендов) и ставку – 9 или 30 процентов.
Во-вторых, возможна ситуация, когда сотрудник получил доход в виде материальной выгоды по займу. В таких случаях на сотрудника нужно еще составить справку по доходу, облагаемому по ставке 35 процентов.
И в-третьих, нельзя забывать, что если сотрудник работал в головном отделении и в обособленном подразделении (или в нескольких подразделениях), то на него также нужно составлять две (или несколько) справки 2-НДФЛ.
Вопрос 3. Сотрудник в 2007 году стал резидентом. Как вернуть налог?
Итак, допустим, на начало 2007 года сотрудник не был налоговым резидентом. Однако в течение года срок пребывания на территории РФ за 12 месяцев достиг 183 дней, и работник получил статус резидента. Тогда получается, что до какого-то момента компания удерживала из его доходов НДФЛ по ставке 30 процентов, а после – по ставке 13 процентов. Величину удержанного налога нужно будет отразить в строке 5.4 справки 2-НДФЛ.
А в строке 5.3 бухгалтер должен указать исчисленную сумму налога. Она равна произведению облагаемой суммы доходов (строка 5.2) и налоговой ставки – 13 процентов. Понятно, что эта величина окажется меньше фактически удержанной суммы. Поэтому в этой ситуации компания должна вернуть сотруднику величину излишне удержанного налога.
Единственным основанием для возврата налога является заявление сотрудника (п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ). Если такого заявления нет, то налог можно не возвращать.
На практике возможно три ситуации. Покажем, как в каждой из них правильно заполнить справки по форме 2-НДФЛ.

