2ндфл и иностранцы

[Надежда Л]

Мучаюсь уже несколько дней. У нас работает один украинец - временно пребывающий. Сначало ндфл перечисляли 30% на соответствующий кбк, когда стал резидентом, программа автоматически пересчитала по 13% и перестала удерживать ндфл. И перечисляли мы подоходный без его 13%. Сейчас начали делать отчет по 2НДФЛ и в карточке 1НДФЛ, соответственно, налог исчисленный и уплаченный не совпадает,стоит долг за налоговым агентом. Не будет ли каких нибудь проблем из за этого? И что нам в этой ситуации делать? Возврата излишне начисленного НДФЛ мы не делали. Подскажите, пожалуйста.

[Генук]

так сделайте возврат декабрём

[Надежда Л]

А нельзя все оставит как есть и в отчете 2 НДФЛ будет разница между удержанным и уплаченным? или важно чтобы выровнилось? И если сделать возврат декабрем, как быть если за январь была уже начислена и выдана зарплата, опять же, не удерживая НДФЛ?

[Генук]

отдайте человеку его деньги... имейте совесть

[Надежда Л]

Но я же, и спрашиваю, за январь-то уже все сделано и выплачена зарплата, и как переделать задним числом?

[Генук]

киньте 31.12.09 на 73...
Дт 73 - Кт 68 -10000
а сегодня:
Дт 73 - Кт 50 +10000

[Надежда Л]

Разве 73 счет для этого предназначен? Мы его, вообще, не используем.

[Генук]

ну Вы же не хотите трогать 70-й

[Надежда Л]

Спасибо, Вам, большое. И еще вопрос, нужно писать письмо в налоговую о зачете ндфл с кбк 30% на кбк 13%

[Генук]

больше иностранцев нет и не будет?

[Надежда Л]

Нет

[Генук]

тогда пишите

[Надежда Л]

Спасибо

[Ната1975]

Надежда, вот сижу и тоже разбираюсь с иностранцами. Вот то, что я нарыла.Если интересно - почитайте. Правда очень много, зато информативно. Как прикрепить файл не знаю, поэтому скопировала просто текстом.

Порядок удержания НДФЛ с зарплаты сотрудника-иностранца зависит от двух факторов:
– где он работает (в России или за рубежом);
– какой статус имеет (резидент или нерезидент).
Кроме того, нужно учитывать, заключены ли между Россией и государствами, граждане которых являются сотрудниками организации, соглашения об устранении двойного налогообложения. Если в этих соглашениях есть особые условия, касающиеся уплаты НДФЛ, то иностранцы – граждане этих государств – могут получить освобождение от уплаты налога в России. Решение об этом принимает налоговая инспекция в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 232 Налогового кодекса РФ. С иностранцев, которые представили организации решение об освобождении от уплаты НДФЛ, выданное российской налоговой инспекцией, налог не удерживайте.
В зависимости от места работы иностранца выплаченные ему вознаграждения относят к доходам, полученным от источников в России (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ) либо за ее пределами (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). При этом последние признают объектом обложения НДФЛ, только если сотрудник является резидентом. Такой порядок установлен в статье 209 Налогового кодекса РФ.

[Ната1975]

Если иностранный сотрудник работает в зарубежном представительстве (филиале) организации, то порядок уплаты налога с доходов граждан устанавливается законодательством той страны, на территории которой они расположены. Налог поступает в бюджет этой же страны.
НДФЛ по российскому законодательству с иностранцев-нерезидентов, работающих в зарубежном представительстве (филиале) организации, не удерживайте. Доходы, полученные иностранцами-нерезидентами за пределами России, НДФЛ не облагаются (п. 2 ст. 209 НК РФ). Если же иностранец имеет статус резидента России, то НДФЛ с доходов, полученных им за рубежом, он платит самостоятельно (подп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ). Для этого не позднее 30 апреля следующего года иностранец-резидент обязан подать в российскую налоговую инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ (п. 1 ст. 229 НК РФ). При этом если между Россией и государством, на территории которого находится представительство (филиал), заключено соглашение об устранении двойного налогообложения, налог, уплаченный за рубежом, может быть зачтен в счет уплаты НДФЛ по российскому законодательству (ст. 232 НК РФ).
Пример уплаты НДФЛ с доходов иностранцев, работающих за рубежом в представительстве российской организации
Во втором полугодии 2009 года ЗАО «Альфа» открыло свое представительство на территории Украины.
С 1 августа 2009 года в представительстве работают два сотрудника-иностранца – граждане Украины А.С. Кондратьев и С.В. Новиков.
Между Россией и Украиной подписано Соглашение от 8 февраля 1995 г. об устранении двойного обложения в отношении НДФЛ и других налогов. Международные договоры имеют приоритет по отношению к российскому налоговому законодательству. Поэтому при расчете НДФЛ с зарплаты украинских сотрудников были учтены правила, прописанные в Соглашении.
Кондратьев проживает на Украине и в Россию в 2009 году не приезжал. По российскому законодательству он является нерезидентом, по украинскому законодательству – резидентом Украины. Поэтому с его доходов, получаемых от представительства «Альфы» за пределами России, НДФЛ не удерживали. Согласно украинскому законодательству налог с доходов граждане должны рассчитывать и платить в бюджет Украины самостоятельно.

[Ната1975]

Новиков также проживает на Украине. Однако с 1 января по 31 июля 2009 года (212 дней) он находился в России. По российскому законодательству он является резидентом России, по украинскому законодательству – нерезидентом Украины. В связи с этим его доходы, получаемые от представительства «Альфы» за пределами России, облагаются НДФЛ. Если налог с полученного дохода от работы в представительстве будет уплачен в бюджет Украины, эта сумма будет засчитана в счет уплаты НДФЛ в российский бюджет (не более суммы НДФЛ, которую Новиков должен заплатить с этого дохода в России). Такой расчет НДФЛ Новиков должен отразить в налоговой декларации по форме 3-НДФЛ по итогам года.
Также доходы Новикова облагаются налогом и на Украине. По украинскому законодательству с доходов, полученных от работы в представительстве, Новиков уплатил налог в бюджет Украины в сумме 15 000 руб.
К 30 апреля 2010 года Новиков представил в российскую налоговую инспекцию по месту своего учета декларацию по форме 3-НДФЛ обо всех полученных им доходах (как в России, так и за ее пределами). В ней он также отразил:
– сумму налога, заплаченную с доходов от представительства в бюджет Украины, – 15 000 руб.;
– сумму НДФЛ, рассчитанную с этих доходов в России, – 12 000 руб.
Сумма налога, заплаченная на Украине, подлежит зачету в счет НДФЛ, рассчитанного в России (ст. 22 Соглашения от 8 февраля 1995 г.).
Поскольку сумма налога, заплаченная на Украине, больше НДФЛ, рассчитанного в России, то с доходов, полученных от представительства, к зачету принимается сумма налога в размере 12 000 руб. И Новиков ничего платить в российский бюджет не должен.
Ставка, по которой нужно удерживать НДФЛ с зарплаты сотрудника-иностранца, работающего в России, зависит от его статуса (резидент или нерезидент).
С иностранцев-нерезидентов НДФЛ удерживайте по ставке 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК РФ). При этом стандартные налоговые вычеты не предоставляйте (п. 4 ст. 210 НК РФ).
Со 183-го календарного дня пребывания иностранца в России (в течение 12 следующих подряд месяцев) он становится резидентом. Поэтому с его зарплаты удерживайте НДФЛ по ставке 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК РФ). При этом статус иностранца (постоянно проживающий или временно проживающий) и срок заключения договора значения не имеют. Кроме того, предоставляйте этому сотруднику стандартные налоговые вычеты (п. 3 ст. 210 НК РФ). Как определить время пребывания человека на территории России см. Как определить ставку для расчета НДФЛ.
В течение налогового периода 12-месячный период определяйте на соответствующую дату получения дохода. То есть в течение года налоговый статус сотрудника может измениться. Выезд за пределы России имеет значение только для подсчета количества дней пребывания в России и не прерывает течение 12-месячного периода.

[Ната1975]

Если в течение налогового периода (например, за семь месяцев) количество дней пребывания сотрудника в России достигло 183 дней, статус налогового резидента такого сотрудника по итогам данного налогового периода измениться не может. Об этом говорится в письмах Минфина России от 29 марта 2007 г. № 03-04-06-01/94 и № 03-04-06-01/95.
Ситуация: как определить налоговый статус иностранного гражданина, если с ним заключен срочный трудовой договор, предусматривающий его нахождение в России в течение длительного периода времени
Налоговый статус иностранного гражданина определяется исходя из фактического документально подтвержденного времени его нахождения в России. Определять статус исходя из предполагаемого времени нахождения в России нельзя. Такой порядок в налоговом законодательстве не предусмотрен.
То есть до истечения 183 дней фактического пребывания в России в течение 12 следующих подряд месяцев нельзя признать иностранного гражданина налоговым резидентом. При этом не имеет значения срок действия трудового договора, заключенного с гражданином. Такой вывод следует из пункта 2 статьи 207 Налогового кодекса РФ. Таким образом, вне зависимости от срока, на который заключен трудовой договор, иностранный гражданин не может быть признан налоговым резидентом до истечения 183 дней его фактического пребывания на территории России в течение 12 следующих подряд месяцев.
Такой позиции придерживается и Минфин России в письме от 25 июня 2007 г. № 03-04-06-01/200.
Особые правила определения налогового статуса установлены для граждан Республики Беларусь.
НДФЛ с доходов резидентов и нерезидентов нужно платить по разным ставкам: 13 и 30 процентов (п. 1, 3 ст. 224 НК РФ). Поэтому при изменении налогового статуса НДФЛ по доходам сотрудника с начала года нужно пересчитать (письмо Минфина России от 26 июля 2007 г. № 03-04-06-01/268).
Ситуация: в какой момент необходимо произвести перерасчет удержанного НДФЛ в связи с изменением налогового статуса сотрудника
В течение календарного года статус сотрудника (резидент/нерезидент) может измениться несколько раз (п. 2 ст. 207 НК РФ). Поэтому перерасчет производите либо когда статус сотрудника больше не может измениться, либо в момент прекращения трудового договора. Статус сотрудника не может измениться, после того как сотрудник пробыл в России не менее 183 дней в одном календарном году (п. 2 ст. 207 НК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 21 мая 2007 г. № 03-04-06-01/149 и от 29 марта 2007 г. № 03-04-06-01/94.
Если сотрудник-иностранец утратил статус налогового резидента, НДФЛ, удержанный с него по ставке 13 процентов, пересчитайте по ставке 30 процентов. Если трудовые отношения прерываются до изменения налогового статуса сотрудника, доплатить НДФЛ он должен самостоятельно (п. 1 ст. 228 НК РФ). Если налоговый статус сотрудника изменяется до прекращения с ним трудовых отношений, организация обязана удержать доначисленные суммы НДФЛ (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Налог удерживайте с любых денежных средств, которые организация выплачивает сотруднику. Предельный размер удержания – 50 процентов от суммы выплаты. Об этом сказано в пункте 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Если в связи с увольнением сотрудника или по каким-либо другим причинам организация не смогла удержать доначисленную сумму НДФЛ, до 1 февраля следующего года она обязана сообщить об этом в налоговую инспекцию и самому налогоплательщику. Подробнее об этом см. Что делать организации, если удержать НДФЛ невозможно.
В бухучете пересчет НДФЛ отразите проводками:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– сторнирован НДФЛ, ранее удержанный с доходов иностранного сотрудника по ставке 13 процентов;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– удержан НДФЛ по ставке 30 процентов с доходов иностранного сотрудника.
Если статус сотрудника-иностранца изменился с нерезидента на резидента, НДФЛ, удержанный с него по ставке 30 процентов, пересчитайте по ставке 13 процентов. На основании заявления сотрудника предоставьте ему стандартные налоговые вычеты за прошедшие месяцы (п. 3 ст. 210 НК РФ). Такой порядок подтверждает Минфин России в абзаце 6

[Ната1975]

письма от 30 июня 2005 г. № 03-05-01-04/225.
Ситуация: можно ли пересчитать НДФЛ за предыдущий год по ставке 13 процентов, если 183 дня пребывания иностранца на территории России истекают в текущем году. В предыдущем году налог был удержан по ставке 30 процентов
Нет, нельзя.
Статус сотрудника определяется на дату выплаты дохода (ст. 223, 224 НК РФ). Налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (ст. 216 НК РФ). Поэтому корректировка НДФЛ в связи с изменением налогового статуса возможна только в пределах текущего налогового периода. За прошлый налоговый период НДФЛ не пересчитывается. Это правило применяется даже в случае, если в текущем году гражданин получил статус налогового резидента с учетом времени пребывания на территории России в прошлом году.
Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 10 июня 2008 г. № 03-04-06-01/162, от 19 марта 2007 г. № 03-04-06-01/76 и от 16 марта 2007 г. № 03-04-07-01/30.
В бухучете пересчет НДФЛ отразите проводками:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– сторнирован НДФЛ, ранее удержанный с доходов иностранного сотрудника по ставке 30 процентов;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– удержан НДФЛ по ставке 13 процентов с доходов иностранного сотрудника.
Результат пересчета покажет, что сумма налога, удержанная в период применения ставки 30 процентов, превысит налог, рассчитанный по ставке 13 процентов. В итоге у сотрудника возникнет переплата по НДФЛ.
Чтобы вернуть излишне удержанную сумму налога, сотрудник должен написать на имя руководителя организации заявление в произвольной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ). Кроме того, сотрудник вправе сам обратиться в налоговую инспекцию по местожительству с просьбой о возврате излишне удержанного НДФЛ (п. 1 ст. 78 НК РФ).
Переплату по НДФЛ, излишне удержанному с доходов сотрудника-иностранца по ставке 30 процентов, организация может зачесть в счет уплаты налога по ставке 13 процентов, который будет рассчитан с зарплаты сотрудника в последующих месяцах.
НДФЛ не удерживайте с доходов сотрудника до тех пор, пока задолженность перед ним не будет погашена:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– зачтен ранее уплаченный налог по ставке 30 процентов в счет уплаты налога по ставке 13 процентов.
Внимание!
Автоматически засчитывать между собой суммы налога, рассчитанные по ставкам 13 и 30 процентов, нельзя. Они поступают в бюджет по разным кодам бюджетной классификации. Если же организация проведет такой зачет, то у нее возникнет недоимка по НДФЛ по КБК, предусмотренному для налога по ставке 13 процентов, и переплата по КБК для налога по ставке 30 процентов.
Вместе с тем, оштрафовать организацию за проведение такого зачета нельзя (письмо Минфина России от 24 марта 2006 г. № 03-05-01-04/69). Чтобы исключить разногласия с налоговой инспекцией и зачесть налог, рассчитанный по разным ставкам, подайте в налоговую инспекцию заявление о зачете суммы НДФЛ с одного КБК в счет другого. К заявлению приложите:
– копию заявления сотрудника о зачете излишне удержанного НДФЛ;
– копию налоговой карточки по форме 1-НДФЛ о доходах сотрудника;
– выписку по счету 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ».
Перед тем как дать согласие на проведение зачета, налоговые инспекции могут назначить выездную налоговую проверку (письмо ФНС России от 13 июня 2006 г. № 04-1-02/309). Налоговая инспекция обосновывает необходимость проверки отсутствием сведений о начисленных доходах. А без них нельзя определить сумму переплаты по налогу. Однако суды считают, что такие требования незаконны (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 сентября 2004 г. № А44-1142/04-С14).
Пример возврата сотруднику излишне удержанного НДФЛ по ставке 30 процентов. Переплата зачтена в счет уплаты налога, который будет рассчитан с зарплаты сотрудника в последующих месяцах по ставке 13 процентов
Гражданин Молдавии А.С. Кондратьев работает по трудовому договору в ЗАО «Альфа» с 15 января 2010 года. Он прибыл в Россию 31 декабря 2009 года. До этого момента Кондратьев в России не был.
Организация ежемесячно начисляет Кондратьеву зарплату в сумме 10 000 руб.
За январь–июнь 2010 года его доход составил 60 000 руб. (10 000 руб. × 6 мес.). На момент получения доходов за январь–июнь 2010 года Кондратьев находился в России менее 183 дней. Поэтому за данный период с него был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ по ставке 30 процентов в сумме 18 000 руб. (60 000 руб. × 30%).

[Ната1975]

Начиная с июля 2010 года зарплата Кондратьева была повышена до 20 000 руб. На 2 июля срок пребывания Кондратьева в России в течение 12 следующих подряд месяцев составил 183 дня (с 1 января по 2 июля 2010 года включительно), то есть он стал резидентом. В связи с этим ранее рассчитанный налог бухгалтер пересчитал по ставке 13 процентов. Доходы сотрудника превысили 40 000 руб. в мае 2010 года. Поэтому за период с января по апрель 2010 года Кондратьеву были предоставлены стандартные налоговые вычеты в размере 400 руб. в месяц (детей у сотрудника нет). Суммарный размер вычетов за шесть месяцев составил 1600 руб. (400 × 4 мес.).
Таким образом, сумма НДФЛ по ставке 13 процентов по Кондратьеву за январь–июнь 2010 года составила 7592 руб. ((60 000 руб. – 1600 руб.) × 13%). В карточке по форме 1-НДФЛ бухгалтер сторнировал начисление налога по ставке 30 процентов. В связи с этим сумма налога, излишне удержанного по ставке 30 процентов, составила 18 000 руб. Затем в карточке по форме 1-НДФЛ бухгалтер отразил расчет суммы налога по ставке 13 процентов, подлежащей удержанию.
Излишне удержанная сумма налога за период применения ставки 30 процентов равна 10 408 руб. (18 000 руб. – 7592 руб.). Поэтому в июле 2010 года Кондратьев написал заявление о зачете суммы НДФЛ, удержанной по ставке 30 процентов, в счет налога, рассчитанного с его доходов по ставке 13 процентов.
Автоматически зачесть между собой переплату по налогу, рассчитанному по ставке 30 процентов, в счет уплаты налога, рассчитанного по ставке 13 процентов, организация не может, так как эти платежи поступают в бюджет по разным КБК. Поэтому в этом же месяце бухгалтер представил в налоговую инспекцию заявление о зачете переплаты по НДФЛ в сумме 18 000 руб. с КБК для налога по ставке 30 процентов на КБК по налогу по ставке 13 процентов. К заявлению бухгалтер приложил:
– копию заявления сотрудника о зачете излишне удержанного НДФЛ;
– копию налоговой карточки по форме 1-НДФЛ о доходах сотрудника;
– выписку по счету 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ».
Налоговая инспекция дала согласие на проведение зачета.
До ноября 2010 года с доходов Кондратьева бухгалтер НДФЛ не удерживал. В ноябре удержанная сумма налога составила:
((10 000 руб. × 6 мес.) + (20 000 руб. × 5 мес.) – 1600 руб.) × 13% – 18 000 руб. = 2592 руб.
Бухгалтер организации сделал следующие проводки.
Ежемесячно в январе–июне:
Дебет 26 Кредит 70
– 10 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– 3000 руб. – удержан с доходов Кондратьева НДФЛ по ставке 30 процентов;
Дебет 70 Кредит 50
– 7000 руб. (10 000 руб. – 3000 руб.) – выдана зарплата Кондратьеву;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%» Кредит 51
– 3000 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ по ставке 30 процентов.

[Ната1975]

В июле:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– 18 000 руб. (3000 руб. × 6 мес.) – сторнирован НДФЛ, ранее удержанный с Кондратьева по ставке 30 процентов;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 7592 руб. ((60 000 руб. – 1600 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ с Кондратьева по ставке 13 процентов;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– 18 000 руб. – зачтен ранее уплаченный налог по ставке 30 процентов в счет уплаты налога по Кондратьеву по ставке 13 процентов.
Ежемесячно с июля по октябрь 2010 года:
Дебет 26 Кредит 70
– 20 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за текущий месяц;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 2600 руб. – рассчитан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за текущий месяц;
Дебет 70 Кредит 50
– 20 000 руб. – выдана зарплата Кондратьеву за текущий месяц.
В ноябре 2010 года:
Дебет 26 Кредит 70
– 20 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за ноябрь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 2600 руб. – рассчитан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за ноябрь;
Дебет 70 Кредит 50
– 17 408 руб. (20 000 руб. – 2592 руб.) – выдана зарплата Кондратьеву за ноябрь;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%» Кредит 51
– 2592 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты Кондратьева.
Возвращать сотруднику излишне удержанный налог за счет собственных средств организация не вправе (п. 9 ст. 226 НК РФ). Кроме того, без разрешения налоговой инспекции нельзя возвращать сотруднику излишне удержанный НДФЛ за счет уменьшения общей суммы налога, подлежащего перечислению в бюджет. Подробнее об этом см. Как вернуть излишне удержанный НДФЛ.
За возвратом излишне удержанного НДФЛ человек может обратиться в организацию, где произошло это удержание. Для этого он должен написать на имя руководителя организации заявление в произвольной форме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.
Заявление о возврате налога человек может подать в течение трех лет с момента уплаты (п. 7 ст. 78 НК РФ). При этом право на обращение за возвратом налога не зависит от наличия трудовых (гражданско-правовых) отношений между человеком и организацией на дату подачи заявления. То есть заявление о возврате излишне удержанной суммы человек вправе подать в организацию и после увольнения из нее, но до истечения срока, предусмотренного для возврата налога. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-04-06-01/222.
Трехлетний срок обращения за возвратом излишне уплаченной суммы налога распространяется и на налоговых агентов (п. 14, 7 ст. 78 НК РФ). При этом срок возврата налоговым агентом излишне удержанного налога законодательством не установлен. Вместе с тем, если организация не исполнит свои обязанности по возврату, человек вправе обратиться в суд за защитой своих интересов (ст. 22 НК РФ). Подтверждает это и Минфин России в письме от 23 июня 2008 г. № 03-04-05-01/216.
Кроме того, сотрудник может действовать не через организацию, а сам обратиться в налоговую инспекцию по местожительству с просьбой о возврате излишне удержанного НДФЛ (п. 1 ст. 78 НК РФ).
Ситуация: можно ли не возвращать сотрудникам излишне удержанный из их доходов НДФЛ при отсутствии от них заявления
Да, можно.

[Ната1975]

Налоговые агенты вправе возвращать сотрудникам излишне удержанные суммы НДФЛ только на основании их личных заявлений. Это следует из положений пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ и письма Минфина России от 14 января 2009 г. № 03-04-05-01/5. Такой же позиции придерживаются и арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 7 декабря 2004 г. № А66-5941/2004 и от 15 декабря 2003 г. № А44-2016/03-С3).
Переплату по НДФЛ, излишне удержанному из доходов, источником которых является организация, она может зачесть в счет уплаты налога, который будет рассчитан с зарплаты сотрудника в последующих месяцах. В этом случае НДФЛ не удерживайте из доходов сотрудника до тех пор, пока задолженность перед ним не будет погашена. Налог, рассчитанный по ставке 13 процентов, можно зачесть в счет уплаты налога, начисленного по этой же ставке. Такой порядок возможен с учетом пункта 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что налог рассчитывают нарастающим итогом с учетом ранее удержанных сумм. В отношении излишне удержанного НДФЛ по другим ставкам можно поступать так же.
Возвращать сотруднику излишне удержанный налог деньгами за счет собственных средств организация не имеет права (п. 9 ст. 226 НК РФ).
Внимание!
Автоматически засчитывать между собой суммы налога, начисленного по разным ставкам, нельзя. Они поступают в бюджет по разным КБК (приложение 1 к указаниям, утвержденным приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 150н). Если организация зачтет между собой налог, начисленный по разным ставкам, то у нее возникнет недоимка по НДФЛ по определенному КБК.
Вместе с тем, оштрафовать организацию за проведение такого зачета нельзя (письмо Минфина России от 24 марта 2006 г. № 03-05-01-04/69). Для того чтобы исключить разногласия с налоговой инспекцией и зачесть налог по разным ставкам, подайте в налоговую инспекцию заявление о зачете суммы НДФЛ с одного КБК в счет другого. К заявлению приложите:
– копию заявления сотрудника о зачете излишне удержанного НДФЛ в счет будущих платежей;
– копию налоговой карточки по форме 1-НДФЛ о доходах сотрудника;
– выписку по счету, на котором учитываются расчеты с бюджетом по НДФЛ.
Перед тем как дать согласие на проведение зачета налоговые инспекции могут назначить выездную налоговую проверку (письмо ФНС России от 13 июня 2006 г. № 04-1-02/309). Налоговая инспекция обосновывает необходимость проверки отсутствием сведений о начисленных доходах. А без них нельзя определить сумму переплаты по налогу. Однако суды считают, что такие требования незаконны (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 сентября 2004 г. № А44-1142/04-С14).
Не исключено, что налоговая инспекция откажет организации в зачете излишне удержанных сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет с разными КБК. В этом случае придется погасить недоимку по НДФЛ с одним КБК и требовать возврата всей излишне удержанной суммы НДФЛ с другим КБК.
Пример возврата сотруднику коммерческой организации излишне удержанного НДФЛ по ставке 30 процентов. Переплата зачтена в счет уплаты налога, который будет рассчитан с зарплаты сотрудника в последующих месяцах по ставке 13 процентов
Гражданин Молдавии А.С. Кондратьев работает по трудовому договору в ЗАО «Альфа» с 4 мая 2010 года. Он прибыл в Россию 1 января 2010 года. До этого момента Кондратьев в России не был.
Организация ежемесячно начисляет Кондратьеву зарплату в сумме 25 000 руб.
За май–июнь 2010 года его доход составил 50 000 руб. (25 000 руб. × 2 мес.). На момент получения дохода (за май и июнь 2010 года) Кондратьев находился в России менее 183 дней. Поэтому за данный период с него был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ по ставке 30 процентов в сумме 15 000 руб. (50 000 руб. × 30%).
На 1 июля срок пребывания Кондратьева в России в течение 12 следующих подряд месяцев составил 183 дня (с 1 января по 1 июля 2010 года), то есть он стал резидентом. В связи с этим ранее рассчитанный налог бухгалтер пересчитал по ставке 13 процентов. Стандартные налоговые вычеты Кондратьеву не предоставили, так как его доход к маю превысил 40 000 руб. (детей у сотрудника нет).
Таким образом, сумма НДФЛ по ставке 13 процентов по Кондратьеву за май–июнь 2010 года составила 6500 руб. (50 000 руб. × 13%). В карточке по форме 1-НДФЛ бухгалтер сторнировал начисление налога по ставке 30 процентов. В связи с чем сумма налога, излишне удержанного по ставке 30 процентов, составила 15 000 руб. Затем в карточке по форме 1-НДФЛ бухгалтер отразил расчет суммы налога по ставке 13 процентов, подлежащей удержанию.

[Ната1975]

В июле 2010 года Кондратьев написал заявление о зачете суммы НДФЛ, удержанной по ставке 30 процентов, в счет налога, рассчитанного с его доходов по ставке 13 процентов.
Автоматически зачесть между собой переплату по налогу, рассчитанному по ставке 30 процентов, в счет уплаты налога, рассчитанному по ставке 13 процентов, организация не может, так как эти платежи поступают в бюджет по разным КБК. Поэтому в этом же месяце бухгалтер представил в налоговую инспекцию заявление о зачете переплаты по НДФЛ в сумме 15 000 руб. с КБК для налога по ставке 30 процентов на КБК по налогу по ставке 13 процентов. К заявлению бухгалтер приложил:
– копию заявления сотрудника о зачете НДФЛ, удержанного по ставке 30 процентов, в счет уплаты налога по ставке 13 процентов;
– копию налоговой карточки по форме 1-НДФЛ о доходах сотрудника;
– выписку по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ».
Налоговая инспекция дала согласие на проведение зачета.
До сентября 2010 года с доходов Кондратьева бухгалтер НДФЛ не удерживал. В сентябре удержанная сумма налога составила 1250 руб. (25 000 руб. × 5 мес. × 13% – 15 000 руб.).
Для отражения в бухучете операций по удержанию НДФЛ бухгалтер организации открыл к счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчета:
– «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»;
– «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%».
Ежемесячно в мае и июне:
Дебет 26 Кредит 70
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– 7500 руб. – удержан с доходов Кондратьева НДФЛ по ставке 30 процентов;
Дебет 70 Кредит 50
– 17 500 руб. (25 000 руб. – 7500 руб.) – выдана зарплата Кондратьеву;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%» Кредит 51
– 7500 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ по ставке 30 процентов.
В июле:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– 15 000 руб. (7500 руб. × 2 мес.) – сторнирован НДФЛ, ранее удержанный с Кондратьева по ставке 30 процентов;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 6500 руб. – удержан НДФЛ с Кондратьева по ставке 13 процентов;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– 15 000 руб. – зачтен ранее уплаченный налог по ставке 30 процентов в счет уплаты налога по Кондратьеву по ставке 13 процентов;
Дебет 26 Кредит 70
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за июль;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 3250 руб. – рассчитан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за июль;
Дебет 70 Кредит 50
– 25 000 руб. – выдана зарплата Кондратьеву за июль.
В августе:
Дебет 26 Кредит 70
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за август;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 3250 руб. – рассчитан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за август;
Дебет 70 Кредит 50
– 25 000 руб. – выдана зарплата Кондратьеву за август.

[Ната1975]

В сентябре:
Дебет 26 Кредит 70
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за сентябрь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 3250 руб. – рассчитан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за сентябрь;
Дебет 70 Кредит 50
– 23 750 руб. (25 000 руб. – 1250 руб.) – выдана зарплата Кондратьеву;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%» Кредит 51
– 1250 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ по Кондратьеву.
Пример возврата сотруднику бюджетной организации излишне удержанного НДФЛ по ставке 30 процентов. Переплата зачтена в счет уплаты налога, который будет рассчитан с зарплаты сотрудника в последующих месяцах по ставке 13 процентов
Гражданин Молдавии А.С. Кондратьев работает по трудовому договору в ГУ НИИ «Альфа» с 4 мая 2010 года. Он прибыл в Россию 1 января 2010 года. До этого момента Кондратьев в России не был.
Организация ежемесячно начисляет Кондратьеву зарплату в сумме 25 000 руб.
За май–июнь 2010 года его доход составил 50 000 руб. (25 000 руб. × 2 мес.). На момент получения дохода (за май и июнь 2010 года) Кондратьев находился в России менее 183 дней. Поэтому за данный период с него был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ по ставке 30 процентов в сумме 15 000 руб. (50 000 руб. × 30%).
На 1 июля срок пребывания Кондратьева в России в течение 12 следующих подряд месяцев составил 183 дня (с 1 января по 1 июля 2010 года), то есть он стал резидентом. В связи с этим ранее рассчитанный налог бухгалтер пересчитал по ставке 13 процентов. Стандартные налоговые вычеты Кондратьеву не предоставили, так как его доход к маю превысил 40 000 руб. (детей у сотрудника нет).
Таким образом, сумма НДФЛ по ставке 13 процентов по Кондратьеву за май–июнь 2010 года составила 6500 руб. (50 000 руб. × 13%). В карточке по форме 1-НДФЛ бухгалтер сторнировал начисление налога по ставке 30 процентов. В связи с чем сумма налога, излишне удержанного по ставке 30 процентов, составила 15 000 руб. Затем в карточке по форме 1-НДФЛ бухгалтер отразил расчет суммы налога по ставке 13 процентов, подлежащей удержанию.
В июле 2010 года Кондратьев написал заявление о зачете суммы НДФЛ, удержанной по ставке 30 процентов, в счет налога, рассчитанного с его доходов по ставке 13 процентов.
Автоматически зачесть между собой переплату по налогу, рассчитанному по ставке 30 процентов, в счет уплаты налога, рассчитанному по ставке 13 процентов, организация не может, так как эти платежи поступают в бюджет по разным КБК. Поэтому в этом же месяце бухгалтер представил в налоговую инспекцию заявление о зачете переплаты по НДФЛ в сумме 15 000 руб. с КБК для налога по ставке 30 процентов на КБК по налогу по ставке 13 процентов. К заявлению бухгалтер приложил:
– копию заявления сотрудника о зачете НДФЛ, удержанного по ставке 30 процентов, в счет уплаты налога по ставке 13 процентов;
– копию налоговой карточки по форме 1-НДФЛ о доходах сотрудника;
– выписку по счету 1.303.01.000 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц».

[Ната1975]

Налоговая инспекция дала согласие на проведение зачета.
До сентября 2010 года с доходов Кондратьева бухгалтер НДФЛ не удерживал. В сентябре удержанная сумма налога составила 1250 руб. (25 000 руб. × 5 мес. × 13% – 15 000 руб.).
Для отражения в бухучете операций по удержанию НДФЛ бухгалтер организации открыл субсчета:
– «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»;
– «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%».
Ежемесячно в мае и июне:
Дебет КРБ.1.401.01.211 Кредит КРБ.1.302.01.730
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;
Дебет КРБ.1.302.01.830 Кредит КРБ.1.303.01.730 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– 7500 руб. – удержан с доходов Кондратьева НДФЛ по ставке 30 процентов;
Дебет КРБ.1.302.01.830 Кредит КИФ.1.201.04.610
– 17 500 руб. (25 000 руб. – 7500 руб.) – выдана зарплата Кондратьеву;
Дебет КРБ.1.303.01.830 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%» Кредит КРБ.1.304.05.211
– 7500 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ по ставке 30 процентов.
В июле:
Дебет КРБ.1.302.01.830 Кредит КРБ.1.303.01.730 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– 15 000 руб. (7500 руб. × 2 мес.) – сторнирован НДФЛ, ранее удержанный с Кондратьева по ставке 30 процентов;
Дебет КРБ.1.302.01.830 Кредит КРБ.1.303.01.730 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 6500 руб. – удержан НДФЛ с Кондратьева по ставке 13 процентов;
Дебет КРБ.1.303.01.730 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%» Кредит КРБ.1.303.01.730 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 30%»
– 15 000 руб. – зачтен ранее уплаченный налог по ставке 30 процентов в счет уплаты налога по Кондратьеву по ставке 13 процентов;
Дебет КРБ.1.401.01.211 Кредит КРБ.1.302.01.730
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за июль;
Дебет КРБ.1.302.01.830 Кредит КРБ.1.303.01.730 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 3250 руб. – рассчитан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за июль;
Дебет КРБ.1.302.01.830 Кредит КИФ.1.201.04.610
– 25 000 руб. – выдана зарплата Кондратьеву за июль.
В августе:
Дебет КРБ.1.401.01.211 Кредит КРБ.1.302.01.730
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за август;
Дебет КРБ.1.302.01.830 Кредит КРБ.1.303.01.730 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 3250 руб. – рассчитан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за август;
Дебет КРБ.1.302.01.830 Кредит КИФ.1.201.04.610
– 25 000 руб. – выдана зарплата Кондратьеву за август.
В сентябре:
Дебет КРБ.1.401.01.211 Кредит КРБ.1.302.01.730
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за сентябрь;
Дебет КРБ.1.302.01.830 Кредит КРБ.1.303.01.730 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%»
– 3250 руб. – рассчитан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за сентябрь;
Дебет КРБ.1.302.01.830 Кредит КИФ.1.201.04.610
– 23 750 руб. (25 000 руб. – 1250 руб.) – выдана зарплата Кондратьеву;
Дебет КРБ.1.303.01.830 субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%» Кредит КРБ.1.304.05.211
– 1250 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ по Кондратьеву.

[Ната1975]

Ситуация: может ли организация вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ за счет уменьшения общей суммы налога, подлежащего перечислению в бюджет
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Позиция контролирующих ведомств также неоднозначна.
По мнению Минфина России, вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ за счет уменьшения общей суммы налога, удержанного с других сотрудников, нельзя. Свою позицию финансовое ведомство обосновывает ссылкой на статью 78 Налогового кодекса РФ, которая такой возможности не предусматривает (письма от 22 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/41, от 20 октября 2008 г. № 03-04-06-01/308).
С учетом этих разъяснений при наличии переплаты по НДФЛ по конкретному сотруднику организация может поступить двумя способами:
– зачесть ее сумму в счет уплаты текущего налога с доходов этого же сотрудника;
– вернуть переплату на счет организации для последующего возврата сотруднику.
Об этом сказано в письме Минфина России от 5 мая 2008 г. № 03-04-06-01/115.
Организации – налоговые агенты перечисляют в бюджет общую сумму НДФЛ по всем сотрудникам. При этом платежи группируются по КБК – в отношении НДФЛ, удержанного по разным налоговым ставкам. Таким образом, без сверки расчетов инспекция не сможет установить факт переплаты НДФЛ (с определенным КБК) по конкретному сотруднику. Чтобы подтвердить его право на возврат излишне удержанной суммы, в инспекцию придется подать ряд документов.
Перечень таких документов законодательно не утвержден. Однако на практике инспекция может потребовать от налогового агента:
– заявление о возврате налога (если организация просит вернуть излишне удержанную сумму налога на счет организации для возврата сотруднику);
– копию заявления сотрудника (с указанием причины образования переплаты, даты ее возникновения и суммы);
– копию налоговой карточки по форме 1-НДФЛ по состоянию на дату обращения за возвратом;
– копию справки по форме 2-НДФЛ по состоянию на дату обращения за возвратом;
– расшифровку налогооблагаемых доходов по всем сотрудникам организации за каждый месяц налогового периода, в котором произведен перерасчет налога. Данная расшифровка должна быть сделана в разрезе КБК с указанием исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет сумм НДФЛ. Оформить расшифровку можно как справку об итоговых суммах начисленных и выплаченных доходов и удержанного НДФЛ;
– данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ в разрезе КБК и ОКАТО начиная с того года, за который был произведен перерасчет налога. В качестве документа, подтверждающего данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ, можно представить выписку по счету, на котором учитываются расчеты по НДФЛ. Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).
По мнению Минфина России, приведенный перечень документов позволит налоговой инспекции убедиться в фактическом наличии переплаты по НДФЛ по конкретному сотруднику, отсутствии задолженности перед бюджетом в целом по организации и принять решение о возможности возврата излишне удержанного налога.
Некоторые арбитражные суды подтверждают необходимость представления в налоговую инспекцию заявлений о возврате НДФЛ от сотрудников, а также результатов пересчета налоговых обязательств организации – налогового агента (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 22 июля 2008 г. № Ф09-5055/08-С2, обзор практики применения гл. 23 НК РФ, одобренный Президиумом ФАС Уральского округа 18 мая 2007 г.).
Пример оформления возврата сотруднику излишне удержанного НДФЛ. Организация просит вернуть сложившуюся переплату на счет организации для последующего возврата сотруднику. НДФЛ в бюджет перечисляется по одному и тому же КБК
Организация зарегистрирована в г. Москве в муниципальном образовании «Коптево» (код ОКАТО – 452775804). Обособленных подразделений у организации нет.
В организации работают четыре сотрудника. Оклад каждого из них составляет 50 000 руб. Зарплата за отработанный месяц выплачивается не позднее 5-го числа следующего месяца. Зарплата за декабрь 2009 года была выплачена в том же месяце.
В феврале 2010 года экономист организации А.С. Кондратьев приобрел квартиру за 600 000 руб. В конце марта инспекция выдала Кондратьеву уведомление, подтверждающее его право на имущественный вычет в сумме 600 000 руб.
На основании этого уведомления организация предоставила Кондратьеву вычет по доходам, полученным им с начала года (январь–февраль 2010 года). По состоянию на 31 марта 2010 года сумма НДФЛ, излишне удержанная из доходов Кондратьева, составила 13 000 руб. (50 000 руб. × 2 мес. × 13%). В связи с получением права на имущественный вычет, в 2010 году у Кондратьева не предполагается наличие налогооблагаемых доходов. Поэтому зачет налога в счет последующих налоговых платежей производить нецелесообразно. Чтобы вернуть переплату сотруднику, организация обратилась в налоговую инспекцию с просьбой о возврате переплаты на счет организации.

[Ната1975]

В конце марта 2010 года организация представила в налоговую инспекцию:
– заявление о возврате налога;
– копию заявления сотрудника;
– копию налоговой карточки по форме 1-НДФЛ о доходах сотрудника за январь–март 2010 года;
– копию справки формы 2-НДФЛ о доходах сотрудника за январь–март 2010 года;
– справку об итоговых суммах начисленных и выплаченных доходов и удержанного НДФЛ с налогоплательщиков в разрезе КБК;
– выписку по счету, на котором учитываются расчеты по НДФЛ, за период с января по март 2010 года в разрезе КБК и ОКАТО.
С марта по декабрь 2010 года НДФЛ из доходов Кондратьева бухгалтер «Альфы» не удерживал.
Пример оформления возврата сотруднику излишне удержанного НДФЛ. Организация просит зачесть часть НДФЛ, уплаченного по одному КБК, в счет уплаты по другому КБК и вернуть сложившуюся переплату на счет организации для последующего возврата сотруднику. НДФЛ в бюджет перечисляется по разным КБК
Организация зарегистрирована в г. Москве в муниципальном образовании «Коптево» (код ОКАТО – 452775804). Обособленных подразделений у организации нет.
В организации работают четыре сотрудника. Оклад каждого из них составляет 50 000 руб. Зарплата за отработанный месяц выплачивается не позднее 5-го числа следующего месяца. Зарплата за декабрь 2009 года была выплачена в том же месяце.
Один из сотрудников организации – гражданин Молдавии А.С. Кондратьев – работает по трудовому договору с 4 мая 2010 года. Он прибыл в Россию 1 января 2010 года. До этого момента Кондратьев в России не был.
За май–июнь 2010 года его доход составил 100 000 руб. (50 000 руб. × 2 мес.). На момент получения дохода (за май и июнь 2010 года) Кондратьев находился в России менее 183 дней. Поэтому за данный период с него был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ по ставке 30 процентов в сумме 30 000 руб. (100 000 руб. × 30%).
На 1 июля срок пребывания Кондратьева в России в течение 12 следующих подряд месяцев составил 183 дня (с 1 января по 1 июля 2010 года), то есть он стал налоговым резидентом России. В связи с этим ранее рассчитанный налог бухгалтер пересчитал по ставке 13 процентов. Стандартные налоговые вычеты Кондратьеву в организации не предоставлялись, так как его доход к маю превысил 40 000 руб. (детей у сотрудника нет).
Таким образом, из доходов Кондратьева за май–июнь 2010 года:
– должен быть удержан НДФЛ по ставке 13 процентов в сумме 13 000 руб. (100 000 руб. × 13%);
– фактически удержан НДФЛ по ставке 30 процентов в сумме 30 000 руб. (100 000 руб. × 30%).
Сумма налога, излишне удержанного по ставке 30 процентов, составила 30 000 руб. В карточке по форме 1-НДФЛ бухгалтер сторнировал начисление налога по ставке 30 процентов и отразил начисление налога, подлежащего удержанию по ставке 13 процентов.
Поскольку суммы НДФЛ по ставке 30 процентов и по ставке 13 процентов зачисляются на разные КБК, в июле 2010 года Кондратьев написал заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ в сумме 30 000 руб. В этом же месяце бухгалтер «Альфы» удержал из доходов Кондратьева НДФЛ за май–июнь в сумме 13 000 руб. (по ставке 13%) и перечислил ее в бюджет.
В конце июля 2010 года организация представила в налоговую инспекцию:
– заявление о возврате налога;
– копию заявления сотрудника;
– копию налоговой карточки по форме 1-НДФЛ о доходах сотрудника за январь–июль 2010 года;
– копию справки формы 2-НДФЛ о доходах сотрудника за январь–июль 2010 года;
– справку об итоговых суммах начисленных и выплаченных доходов и удержанного НДФЛ за период с января по июль 2010 года в разрезе КБК;
– выписку по счету, на котором учитываются расчеты по НДФЛ, за период с января по июль 2010 года в разрезе КБК и ОКАТО.
Однако, по мнению ФНС России, организация – налоговый агент может вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ за счет уменьшения общей суммы налога, удержанного из доходов других сотрудников. Свою точку зрения представители налогового ведомства обосновывают положениями главы 23 Налогового кодекса РФ, которая содержит единственное ограничение, связанное с источником возврата излишне удержанного НДФЛ. Организация не вправе возвращать сотруднику излишне удержанный налог за счет собственных средств (п. 9 ст. 226 НК РФ). Использовать в качестве источника для возврата общую сумму НДФЛ, удержанную из доходов других сотрудников, законодательство не запрещает. Тем более что в целом по организации эта сумма перечисляется в бюджет единым платежным поручением без разбивки по каждому сотруднику (налогоплательщику). При этом зачет возможен в пределах сумм НДФЛ, начисленных по одной и той же ставке (одного КБК).
Чтобы вернуть сотруднику излишне удержанную сумму НДФЛ за счет уменьшения общей суммы налога, подлежащей перечислению в бюджет, нужно:
– получить от сотрудника заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ (п. 1 ст. 231 НК РФ);

[Ната1975]

– произвести перерасчет суммы НДФЛ, подлежащей удержанию из доходов сотрудника, и внести соответствующие корректировки в данные бухучета;
– сумму возвращенного налога указать в форме № 1-НДФЛ по строке «Возвращена налоговым агентом излишне удержанная сумма налога»;
– определить совокупную сумму налога, подлежащего перечислению в бюджет, и уменьшить ее на сумму налога, подлежащего возврату сотруднику;
– выплатить сотруднику из кассы излишне удержанную сумму налога.
Такой порядок следует из письма ФНС России от 19 августа 2009 г. № 3-5-01/1289.
Пример возврата сотруднику деньгами излишне удержанного НДФЛ по ставке 13 процентов. Переплата зачтена в счет уплаты налога, рассчитанного с доходов всех сотрудников по ставке 13 процентов
В октябре 2010 года сотрудник ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьев был в командировке. По возвращении он представил авансовый отчет, в котором отразил расходы на проезд к месту командировки и обратно на сумму 10 000 руб. Билетов, подтверждающих расходы на проезд, у него не было.
Несмотря на это, расходы на проезд были компенсированы Кондратьеву на основании его заявления и приказа руководителя. Возмещаемые расходы бухгалтер включил в налоговую базу по НДФЛ. Сумма НДФЛ с компенсации командировочных расходов составила 1300 руб.
Ежемесячный доход Кондратьева составляет 5000 руб. Детей у Кондратьева нет. За период январь–август сотруднику предоставлялись стандартные вычеты (400 руб. в месяц). В сентябре 2010 года доход сотрудника превысил 40 000 руб.
Данные о начисленных доходах и удержанном налоге приведены в таблице.
Период Сумма налогооблагаемого дохода Сумма предоставленных стандартных налоговых вычетов Сумма НДФЛ к удержанию
Январь 5000 руб. 400 руб. 598 руб.
((5000 руб. – 400 руб.) × 13%)
Январь–февраль 10 000 руб. 800 руб. 1196 руб.
((10 000 руб. – 800 руб.) × 13%)
Январь–март 15 000 руб. 1200 руб. 1794 руб. ((15 000 руб. – 1200 руб.) × 13%)
Январь–апрель 20 000 руб. 1600 руб. 2392 руб. ((20 000 руб. – 1600 руб.) × 13%)
Январь–май 25 000 руб. 2000 руб. 2990 руб. ((25 000 руб. – 2000 руб.) × 13%)
Январь–июнь 30 000 руб. 2400 руб. 3588 руб. ((30 000 руб. – 2400 руб.) × 13%)
Январь–июль 35 000 руб. 2800 руб. 4186 руб. ((35 000 руб. – 2800 руб.) × 13%))
Январь–август 40 000 руб. 3200 руб. 4784 руб. ((40 000 руб. – 3200 руб.) × 13%)
Январь–сентябрь 45 000 руб. 3200 руб. 5434 руб. ((45 000 руб. – 3200 руб.) × 13%)
Январь–октябрь 60 000 руб.
(50 000 руб. + 10 000 руб.) 3200 руб. 7384 руб. ((60 000 руб. – 3200 руб.) × 13%)

[Ната1975]

В ноябре 2010 года Кондратьев представил в бухгалтерию авиабилеты на проезд к месту командировки и обратно. Одновременно он подал два заявления:
– о зачете излишне удержанного НДФЛ в размере 650 руб. в счет уплаты налога за ноябрь;
– о возврате излишне удержанного НДФЛ в размере 650 руб. (1300 руб. – 650 руб.).
На основании этих документов бухгалтер «Гермеса» пересчитал совокупный налогооблагаемый доход Кондратьева за январь–октябрь и скорректировал сумму удержанного НДФЛ. Результаты корректировки представлены в таблице.
Период Сумма налогооблагаемого дохода Сумма предоставленных стандартных налоговых вычетов Сумма НДФЛ к удержанию
Январь–октябрь 50 000 руб. 3200 руб. 6084 руб. ((50 000 руб. – 3200 руб.) × 13%)
Январь–ноябрь 55 000 руб. 3200 руб. 6734 руб. ((55 000 руб. – 3200 руб.) × 13%)

В соответствии с разъяснениями ФНС России бухгалтер «Гермеса» возвращает Кондратьеву излишне удержанную сумму НДФЛ за счет общей суммы налога, удержанного из доходов других сотрудников.
По другим сотрудникам за ноябрь 2010 года сумма налога к уплате в бюджет по ставке 13 процентов составила 10 000 руб. Однако бухгалтер перечислил в бюджет только 9350 руб. (10 000 руб. – 650 руб.). В этот же день излишне удержанную сумму налога Кондратьеву выплатили из кассы.
Операции, связанные с удержанием, пересчетом и уплатой НДФЛ в бюджет, отражены в бухучете «Гермеса» следующими записями.
В октябре:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1300 руб. – удержан НДФЛ по ставке 13 процентов с суммы возмещаемых расходов;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 1300 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ.
В ноябре:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1300 руб. – сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ;
Дебет 44 Кредит 70
– 76 924 руб. – начислена зарплата персоналу «Гермеса» (за исключением Кондратьева) за ноябрь;
Дебет 44 Кредит 70
– 5000 руб. – начислена Кондратьеву зарплата за ноябрь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 10 000 руб. (76 924 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты персонала «Гермеса» (кроме Кондратьева) за ноябрь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 650 руб. (5000 руб. × 13%) – отражена сумма НДФЛ с доходов Кондратьева за ноябрь;
Дебет 70 Кредит 50
– 66 924 руб. (76 924 руб. – 10 000 руб.) – выплачена зарплата персоналу «Гермеса» (кроме Кондратьева) за ноябрь;
Дебет 70 Кредит 50
– 5000 руб. – выплачена Кондратьеву зарплата за ноябрь (с учетом излишне удержанной суммы НДФЛ за октябрь);
Дебет 70 Кредит 50
– 650 руб. (1300 руб. – 650 руб.) – возвращен Кондратьеву излишне удержанный НДФЛ;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 9350 руб. (10 000 руб. – 650 руб.) – перечислен в бюджет НДФЛ за ноябрь.
«Главбух» советует
Способ возврата излишне удержанных сумм НДФЛ, предложенный ФНС России, является менее трудоемким как для организаций (налоговых агентов), так и для налоговых инспекций. Кроме того, положения статьи 78 Налогового кодекса РФ регулируют отношения между налоговыми инспекциями и налогоплательщиками (налоговыми агентами). На взаимоотношения налогового агента и сотрудника эти положения не распространяются.
Точка зрения ФНС России, отраженная в письме от 19 августа 2009 г. № 3-5-01/1289, была направлена на согласование в финансовое ведомство. Несмотря на то что эта позиция не получила официальной поддержки в Минфине России, на практике налоговые инспекции придерживаются именно такого порядка. Поэтому, если организация воспользуется способом, который предложен налоговым ведомством, претензий к ней со стороны проверяющих быть не должно (при условии, что сумма налога возвращена правомерно).
Возврат излишне удержанного НДФЛ за счет общей суммы налога, начисленной в целом по организации, не противоречит законодательству. Налоговый кодекс РФ не запрещает возвращать сотруднику излишне уплаченный НДФЛ ранее, чем сумма переплаты поступит из бюджета на расчетный счет налогового агента (письмо Минфина России от 3 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/76).

[Ната1975]

По итогам налогового периода (не позднее 1 апреля следующего года) подайте в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ о доходах, полученных сотрудником от организации (п. 2 ст. 230 НК РФ). Может возникнуть ситуация, когда по итогам налогового периода излишне удержанная сумма НДФЛ будет не полностью возвращена сотруднику. Например, до конца года задолженность перед сотрудником по налогу не будет погашена, если значительная сумма переплаты возникла в декабре. В этом случае при возврате НДФЛ в следующих налоговых периодах в налоговую инспекцию придется подать уточненную форму 2-НДФЛ за тот год, в котором налог был излишне удержан. Необходимость подачи уточненной справки объясняется тем, что налоговая инспекция учитывает задолженность (переплату) граждан по НДФЛ по каждому году в отдельности. То есть переплата НДФЛ по итогам одного налогового периода не покрывает недоимку, образовавшуюся по итогам другого налогового периода. Это следует из формы 2-НДФЛ и рекомендаций по ее заполнению, утвержденных приказом ФНС России от 13 октября 2006 г. № САЭ-3-04/706.
Ситуация: как заполнить раздел 5 справки по форме 2-НДФЛ. По состоянию на 1 января организация возвратила сотруднику не всю сумму НДФЛ, излишне удержанную в прошлом году
В такой ситуации возможны два варианта.
Первый – если до момента подачи справок по форме 2-НДФЛ организация может зачесть (вернуть сотруднику) излишне удержанную сумму налога. Справку по форме 2-НДФЛ за прошедший год представляют в налоговую инспекцию до 1 апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ). При формировании годовых справок о доходах, полученных сотрудниками, бухгалтеру следует учитывать заключительные расчеты по НДФЛ, произведенные в I квартале следующего года. Другими словами, справку по форме 2-НДФЛ нужно составить с учетом операций, которые фактически были совершены по окончании налогового периода, но связаны с расчетами по НДФЛ за истекший год. В таких случаях сумма переплаты в справке за отчетный год не указывается, а в справке за следующий налоговый период ее нужно будет отразить по строке 5.5 (если организация вернет излишне удержанный налог деньгами) или строке 5.6 (если зачтет его в счет будущих платежей).
Пример заполнения раздела 5 справки по форме 2-НДФЛ. Организация возвратила сотруднику всю сумму НДФЛ, излишне удержанную по ставке 30 процентов, до подачи справки о доходах в налоговую инспекцию
Гражданин Украины А.С. Кондратьев работает в организации по трудовому договору с января 2010 года. Он прибыл в Россию 1 января 2010 года. До этого момента сотрудник в Россию не приезжал.
Общая сумма зарплаты, начисленной Кондратьеву в 2010 году, составила 300 000 руб., в том числе 150 000 руб. – в первом полугодии и такую же сумму – во втором полугодии. В июле 2010 года срок пребывания Кондратьева в России в течение 12 следующих подряд месяцев составил 183 календарных дня. Кондратьев получил статус налогового резидента, поэтому сумма удержанного с его доходов НДФЛ была пересчитана по ставке 13 процентов. Детей у Кондратьева нет. Доходы сотрудника за январь превысили 40 000 руб., поэтому стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются.

[Ната1975]

За период с января по июнь 2010 года, когда Кондратьев не был налоговым резидентом, НДФЛ с его доходов удерживался по ставке 30 процентов. Общая сумма удержанного за этот период налога составила 45 000 руб. (150 000 руб. × 30%).
После того как Кондратьев стал налоговым резидентом, бухгалтер пересчитал НДФЛ, удержанный с его дохода в первом полугодии по ставке 13 процентов.
В июле 2010 года Кондратьев написал заявление о зачете суммы НДФЛ, удержанной по ставке 30 процентов, в счет налога, рассчитанного с его доходов по ставке 13 процентов. После чего бухгалтер направил в налоговую инспекцию заявление о зачете НДФЛ, удержанного по ставке 30 процентов (КБК 182 1 01 02030 01 1000 110), в счет платежей по НДФЛ по ставке 13 процентов (КБК 182 1 01 02021 01 1000 110). К заявлению бухгалтер приложил копию заявления сотрудника о зачете, копию карточки по форме 1-НДФЛ и выписку по счету, на котором учитываются расчеты с бюджетом по НДФЛ. Налоговая инспекция дала согласие на проведение зачета.
НДФЛ с дохода Кондратьева за период с января по июнь 2010 года составил 19 500 руб. (150 000 руб. × 13%). То есть организация излишне удержала с дохода сотрудника налог в размере 25 500 руб. (45 000 руб. – 19 500 руб.).
Чтобы компенсировать сумму переплаты, с июля 2010 года бухгалтер перестал удерживать НДФЛ с доходов Кондратьева. Сумма налога, исчисленного за июль–декабрь 2010 года по ставке 13 процентов, составила 19 500 руб. (150 000 руб. × 13%).
В результате за 2010 год бухгалтер должен удержать с дохода сотрудника НДФЛ в размере 39 000 руб. (300 000 руб. × 13%). Но фактически удержано 45 000 руб. По состоянию на 1 января 2011 года сумма излишне удержанного налога составила:
45 000 руб. – 39 000 руб. = 6000 руб.
Эту задолженность организация продолжает погашать в 2011 году.
В январе 2011 года Кондратьеву установлен месячный должностной оклад в размере 26 000 руб.
В январе 2011 года сотруднику положен стандартный налоговый вычет в размере 400 руб. С февраля стандартный вычет не предоставляется, поскольку доход Кондратьева превысил 40 000 руб. Сумма НДФЛ, исчисленная за январь–февраль 2011 года, равна:
(26 000 руб. × 2 мес. – 400 руб.) × 13% = 6708 руб.
Из этой суммы бухгалтер засчитал в счет погашения излишне удержанного налога за 2010 год 6000 руб. Остальная сумма в размере 708 руб. (6708 руб. – 6000 руб.) перечисляется в бюджет в счет платежей по НДФЛ за 2011 год. К моменту подачи формы 2-НДФЛ излишне удержанная сумма налога зачтена полностью. Поэтому в разделе 5 справки о доходах Кондратьева за 2010 год отражаются следующие данные:
– по строке 5.1 «Общая сумма дохода» – 300 000 руб.;
– по строке 5.2 «Облагаемая сумма дохода» – 300 000 руб.;
– по строке 5.3 «Сумма налога исчисленная» – 39 000 руб.;
– по строке 5.4 «Сумма налога удержанная» – 39 000 руб.
В справке о доходах Кондратьева за 2011 год по строке 5.6 «Сумма, зачтенная при уплате налога по перерасчету с доходов прошлых лет» бухгалтер должен будет указать сумму 6000 руб.
Второй вариант возможен, если к моменту подачи справок по форме 2-НДФЛ организация не успевает зачесть (вернуть сотруднику) излишне удержанный налог по ставке 30 процентов. В этом случае по строке 5.9 «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» справки за отчетный год нужно указать сумму НДФЛ, не зачтенную (не возвращенную сотруднику) к моменту подачи справки.
После заключительных расчетов с сотрудником в инспекцию придется подать уточненную форму 2-НДФЛ. В справке о доходах за следующий налоговый период сумму возврата (зачета) нужно будет отразить соответственно по строке 5.5 или строке 5.6.