Дорогая K@trin!
Спасибо Вам за подробное описание и давайте посмотрим, что с этим всем можно делать.
Сначала то, что за Вас сделать никто не сможет - это, как я понимаю п. 5, управленческие отчеты и отчеты в налоговую и фонды. Кстати, если заносить информацию в комп ежедневно и не наращивать их , "как снежный ком", как вы выразились - это не должно быть очень серьезной проблемой - все-таки автоматизаторы уже достигли уровня максимального упрощения этого процесса.
Теперь по порядку:
п.1. Очень рекомендую поставить "блок" на свой телефон. Трубку должен снимать секретарь, выяснять, кто Вам звонит и по какому вопросу, насколько этот вопрос срочен и, по возможности, просить всех перезвонить через несколько дней, когда у вас закончится отчетная пора. Все предложения по рекламе нужно блокировать на уровне секретаря: пусть присылают материалы: факсы, e-mail, письма, брошюры, предложения, прайс-листы секретарю. Будете просматривать, когда будет время (или сразу выкидывать в корзину...). А контрагенты тоже могут звонить по разным поводам - уверена, многие смогут пару дней подождать. Если Вы ждете чей-то звонок - информируйте секретаря: "Иванова соединять сразу; Петрову сказать, что все будет готово к среде. Всех остальных - куда подальше, если только это не по вопросам платежей...". Это Вы должны регламентировать сами, но много времени это не займет. Пусть секретарь заведет тетрадку и записывает туда: кто Вам звонил, по какому вопросу, как с ним связаться. Два раза в день вы эту тетрадку проверяете и если нужно перезваниваете (обращаю внимание - перезваниваете сами, т.е. в то время, когда ВАМ удобно, когда ВЫ хотите отключиться от других - например бумажных - дел, или чтобы глаза отдохнули от компа)
п.2. Как я понимаю, офис-менеджер - девочка молоденькая и ее надо учить. Но если Вы ее научите - она будет Вам большим подспорьем. Значит надо повышать ЕЕ ответственность за то, что она делает. Для этого попробуйте следующий вариант.
Предположим, вы попросили ее написать письмо. Она пишет, приносит Вам. Вы его ЯКОБЫ просматриваете, очень быстро (на самом деле даже не утруждайтесь). И говорите. Милая Анечка (Леночка, Ирочка...) , вспомни, пожалйста, о чем я тебя просила и внимательно просмотри то, что ты сделала. Исправь ошибки (в том числе грамматические, если за ней это водится) и тогда уже приноси ко мне.
Рассказываю историю-метафору:
У одного директора был очень толковый сотрудник, который имел привычку не доделывать дела до конца и допускал небольшие погрешности. Однажды директору это надоело. Когда сотрудник прислал ему очередной отчет, он, не читая, написал на нем "Вы способны на лучшее!" Через два дня сотрудник прислал ему второй вариант, и директор написал на нем "Это лучшее, на что Вы способны?". Еще через 2 дня сотрудник сам принес ему отчет в кабинет со словами: "Извините, но похоже, что это самое лучшее, что я мог сделать по этому вопросу!" Директор тут же взял отчет и сказал "Хорошо, теперь я могу это прочесть!"
Уловили идею?
Кстати, это подходит и для всех тех случаев, когда вы что-то проверяете, если, конечно, Вы обратили внимание, что данный сотрудник частенько ошибается.
п.3 Звонки дебиторам. Составляйте список, кому вы должны позвонить. Это лучше делать не в период отчетности. Если все же необходимо сделать несколько звонков в горячий период - выделите для них конкретное время (опыт показывает, что лучше всего это делать в нашей стране с 10-30 до 11-30 или с 15-30 до 16-30 - скорее всего Вы дозвонитесь утром и над Вам уже ничего не будет капать, ну а если нет - Вы не будете больше думать об этих звонках, они не будут прерывать ваш творческий процесс написания отчетов. Вы как раз им позвоните либо до, либо после своего "вечернего чая")
п.4. - это не Ваша работа, а секретаря. Вы ей передаете список и она звонит. Никогда не берите на себя обязанность напомнить кому-то о чем-то! Для этого есть ежедневники, Outlook, секретарь и пр. Знание того, что Вы кому-то чего-то должны напомнить засоряют ваши мозги, вешают на Вас дополнительную ответственность (у Вас ее и так выше крыши!!!). Это РЕАЛЬНО отнимает много времени - не только физически, но и за счет того, что вы тормозите свое мышление!
По последнему абзацу: бегать к нотариусу в отчетный период - ЗАПРЕЩЕНО! А не в отчетный - все равно, пусть секретарь бегает, ну а если уж нужно Ваше присутствие - секретарь должен организовать все так, чтобы к Вашему приходу к нотариусу все документы были уже готовы. Нотариус Вас уже ждал: - Вы пришли, подписались и через 5 минут уже были в офисе! Это легко организуемо! Нужно только захотеть самой, чтобы так было и как следует отпинать секретаря (кстати всего 1 раз доведите это дело до конца - дальше уже все будет работать по схеме)
Успехов Вам, Екатерина!
Если понравилось - пишите еще!
Можете писать на мой e-mail, если есть что-то такое, что не хочется выкладывать на форум.
Татьяна
