Какие дополнения в кадровом делопроизводстве явл. ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ?

[Александра А]

Добрый день уважаемые форумчане, помогите, пожалуйста, с данным вопросом, заранее огромное спасибо:
В прилагаемом списке хотеться определить, какие изменения и дополнения в кадровом делопроизводстве являются обязательными, а также какие меры наказания и от кого грозят юр.лицу и ответственному работнику за неведение (ненадлежащее ведение) тех или иных актов и форм.

Т-3 Штатное расписание
Положение об оплате труда
Положение о коммерческой тайне
Положение об аттестации
Книга учета движения трудовых книжек
Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда
Т-1 Приказ о приеме Т-5 Приказ о переводе Т-6 Приказ на отпуск Т-8 Приказ об увольнении

[Аноним]

все хозяйственные операции должны подтверждаться первичными учетными документами. Нет документов - нет документального обоснования затрат. В данном случае - зарплаты. Статья 252 НК

положение о комерческой тайне - нужно если только в труд договоре написано что сотрудник должен хранить эту комм тайну

[Аноним]

положение об атестации рабочих мест - только если у вас вредные условия труда.

[Ученица 777]

http://www.hr-portal.ru/pages/fd/fd.php

[Ученица 777]

http://forum.klerk.ru/showthread.php...E0%E1%E5%EB%2A

[Александра А]

Уважаемая Ученица 777 спасибо Вам большое.

[Александра А]

Если кому-нибудь интересно, вот статья, тут все, коротко:

На работника кадровой службы, ложится вся работа по ведению кадровых документов. Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для организации, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.
Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.
В первую очередь инспектор потребует от организации учредительные документы. Затем объектом пристального внимания чиновника может стать весь массив кадровой документации. И прежде всего документы, которые прямо упоминаются в Трудовом кодексе РФ. Это трудовой договор, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, трудовые книжки, договоры о полной материальной ответственности (если в организации работают материально-ответственные лица) и др. Отсутствие хотя бы одного из перечисленных документов может обернуться значительными неприятностями для работодателя.
При разработке и утверждении указанных документов следует иметь в виду, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, не подлежат применению. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться (ст. 9 ТК РФ).

Для удобства информацию по кадровым документам мы свели в таблицу.


Таблица

Перечень кадровых документов

Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется

Общие документы

Правила внутреннего трудового распорядка Статья 189 ТК РФ Обязательно
Штатное расписание Постановление Обязательно
Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

Книга учета движениятрудовых книжек и вкладышей в них
Постановление МинтрудаРоссии от 10.10.2003 N 69 Обязательно

Должностные инструкции по каждойдолжности в соответствии со штатным расписанием
Единый тарифно- квалификационный справочник
Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах


Положение о персональных данных работников Статья 86 ТК РФ Обязательно



Положение об оплате труда работников
Раздел VI ТК РФ
Обязательно, если вопросы оплаты трудане урегулированы в трудовых договорах
Положение об аттестации Статья 48 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Федеральный закон от 08.01.1998 N 8-ФЗ "Об основах муниципальной службы в Российской Федерации".

Законодательство РФ не обязывает всех без исключения работодателей проводить аттестацию своих работников - ни в Трудовом кодексе РФ, ни в ином нормативном правовом акте общеотраслевого и обязательного характера не установлено, что любой работодатель должен периодически проверять профессиональную пригодность своих работников.И только для некоторых работодателей, осуществляющих отдельные виды деятельности, аттестация персонала в соответствии со специальными федеральными законами и нормативными правовыми актами является обязательной (например: гос. служащие, авиационный персонал, работники библиотек и др.)Обязательно, если организация будет проводить аттестацию и изменять условия ТД (переводить, понижать и пр.) по ее результатам. Если не будете проводить аттестацию, то и положение не обязательно.

Положение о премировании и материальном стимулировании работников
Раздел VI ТК РФ
Обязательно, если вопросы оплаты трудане урегулированы в трудовых договорах


Положение об охране труда
Раздел X ТК РФ
Не обязательно


Оформление изменений основных условий труда
Статья 21 ТК РФ
Обязательно, так как работник имеет право наполную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте


Инструкции по охранетруда по профессиям
Раздел X ТК РФ
Обязательно


Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями)
Раздел X ТК РФ
Обязательно


Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда
Раздел X ТК РФ
Обязательно, так как сотрудник должен быть ознакомлен с данной инструкцией.


Журналы вводного инструктажа по ЭБ, ПБ и ОТ
Раздел X ТК РФ
Обязательно, так как сотрудник должен быть ознакомлен с данной инструкцией.


Журналы повторного инструктажа по ЭБ, ПБ и ОТ
Раздел X ТК РФ
Обязательно, так как сотрудник должен быть ознакомлен с данной инструкцией.


Журнал прохождения работниками обязательного медицинского осмотра (обследование)
Статья 69 ТК РФ
Обязательно - лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами


Журнал ознакомлений с локальными актами
Необязательно, так как ознакомление происходит по желанию работника



График отпусков
Статья 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно

Положение о коммерческой тайне
Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"
Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну


Книга приказов
Необязательно


Коллективный договор Глава 7 ТК РФ
Не обязателен, заключается по соглашению сторон


Индивидуальные документы


Трудовой договор
Статьи 16, 56, 67 ТК РФ
Обязательно


Приказ о приеме на работу
Статья 68 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно


Личная карточка работника
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
Обязательно


Трудовая книжка
Статья 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", Постановление МинтрудаРоссии от 10.10.2003 N 69 Обязательно



Договоры о полной материальной ответственности
Приложения N 2 и N 4 кПостановлению МинтрудаРоссии от 31.12.2003 N 85 Обязательно в случаях установленияполной материальной ответственности


Приказ о предоставлении отпуска работнику
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
Обязательно


Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
Статья 128 ТК РФ
Обязательно


Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
Обязательно


График сменности
Статья 103 ТК РФ
Обязательно при наличии сменной работы



Т-5 Приказ о переводе Статья 62 ТК РФ Обязательно
Т-8 Приказ об увольнении Статья 62 ТК РФ Обязательно

Т-9 Приказ на командировку
Статья 168 ТК РФЧасть 1 Статьи 252 НК РФ Письмо Минфина РФ от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660)
Обязательно, служит основанием для выплаты суточных работнику


Т-10 Командировочное удостоверение
Статья 168 ТК РФПисьмо Минфина РФ от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660)Необязательно, если отсутствуют командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия и выбытия и отметки в загранпаспорте о датах пересечения границ каждого иностранного государства, то документами, служащими основанием для выплаты суточных работнику, будут являться приказ руководителя организации о командировании работника, распечатка на бумажном носителе электронного авиабилета, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице.


Т-10а Служебное задание
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты",
Обязательно


Т-11 Приказ на поощрение
Абз.4 ст.189 ТК РФ Обязательно

[Александра А]

Вот про ответственность, за ненадлежащее ведение данных документов:


Согласно ст.356 Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ), и Постановления Правительства РФ от 28 января 2000 г. N 78 "О федеральной инспекции труда" федеральной инспекции труда, в частности, осуществляют государственный надзор и контроль за соблюдением в организациях трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, посредством проверок, обследований, выдачи обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, привлечения виновных к ответственности в соответствии с федеральным законом.
При этом на основании ст. 357 ТК РФ государственные инспекторы труда (правовые, по охране труда) при осуществлении надзорно-контрольной деятельности имеют право беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения инспекции организации всех организационно-правовых форм и форм собственности; запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций; предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке; а также привлекать к административной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, лиц, виновных в нарушении законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, при необходимости приглашать их в орган инспекции труда в связи с находящимися в производстве делами и материалами.
По результатам проверки инспекторы составляют акт и предписания. В предписаниях чиновники перечисляют нарушения, которые фирме необходимо устранить - например, дооформить какие-то документы, восстановить в должности незаконно уволенных граждан, привлечь виновных к ответственности и т.п.
Кроме того, трудовая инспекция составляет протокол об административном правонарушении. Но если допущенные ошибки незначительны и быстро устранены, выносится постановление о прекращении производства по делу. В противном случае чиновники выносят постановление о назначении административного наказания.
Ответственность за нарушение трудового законодательства определена ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Согласно ч.1 ст.5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ).
В связи с этим при установлении государственными инспекторами труда указанных выше нарушений трудового законодательства в локальных актах организации, то инспекция вправе привлечь нарушителей к ответственности, установленной нормами ст. 5.27 КоАП РФ, организации выдается предписание, в котором дается срок на устранение нарушений. Государственный инспектор вынесет предписание об устранении нарушений именно на работника кадровой службы, если, например, в организации, неправильно заполнены унифицированные формы документации, а к директору организации, будут применены меры ответственности, например, за не соблюдение порядка выплаты заработной платы.
За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право на основании ст. 192 ТК РФ применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание; выговор; увольнение по соответствующим основаниям.
Нормы Трудового кодекса РФ позволяют работодателю уволить сотрудника (кадровика) в соответствии с п. 5 ст. 81 ТК РФ за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, но исключительно при наличии у работника уже одного дисциплинарного взыскания.

[Legenda&]

Инструкции по охранетруда по профессиям и
Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда - это разные инструкции?