Поделитесь настройкой документооборота и как этого добиться?

[Шальная]

Коллеги, возникла ситуация, что нужно настроить правильный документооборот, и более того, создать какую-то программку, в которой было бы видно очень многое. Например. Покупатель (юр.лицо) заказал товар, в программе показывается, № счета, дата, менеджер, дата оплаты, от каких поставщиков мы покупаем товар, дата отгрузки, и отмечены ли документы покупателем. проблема в том, что покупатель может заказать и через несколько месяцев товар, а мне бы хотелось видеть все в общей картине. Как думаете, в Экселе это реально сделать? Или стоит "заказать" такую программку?

[Пытливый]

Шальная, по моему мнению (опираясь на советы разработчиков БД) Вам надо сделать следующее:
1. Нарисовать на листочках от руки ВСЕ отчеты, которые могут потребоваться от системы (таким образом мы поймем какую информацию должна содержать система)
2. Нарисовать схему движения информации, т.е. от кого какой документ поступает, какую информацию содержит, куда (к кому) должен попасть и т.д. - тем самым мы определим кто и на каком этапе вносит информацию в систему.
3. Задуматься самой (или попросить задуматься еще кого головастого вместе с вами) на какой платформе можно все это алгоритмизировать и реализовать. Может, действительно, одного эксельного навороченного файла хватит, а может, БД access надо будет, а может лучше вообще к другой какой программе это пристроит, чтобы ввод информации не дублировать.
А, может, и того проще - может все нужные вам отчеты можно надергать из уже имеющейся информации в некой системе (неких системах).
Это процесс то непростой, тут лучше подумать сначала хорошенько, чтобы по пятнадцать раз не переделывать.
Успехов.

[Dracosha Andrew]

Пытливый, вы сами хоть раз делали, что написали?

[Пытливый]

Dracosha Andrew, угу, делал.
А что, вы видите какие-то нелепости? Поделитесь! :О)

[Dracosha Andrew]

Пытливый, 80% заказчиков от такого предложения упадут в обморок.

[Шальная]

Пытливый Спасибо огромнейшее за советы, я в-принципе так и думала, но, я хотела бы ,чтобы это было видно сразу в одном отчете, и где можно было бы ставить пометку, мол выполненно, или не все сделано...
И я хотела, чтобы народ просто поделился организацией идеального документооборота.

[Шальная]

Dracosha Andrew
Очень жаль, что 80 % заказчиков упадут в обморок, услышав все то ,что я хочу, НО, согласитесь, КАЖДЫЙ мечтает об идеале, или о чем-то к идеалу приблеженном. Так вот, я хотела собрать все мнения и размышления, и сделать что-то одно - единое. Чтобы работала система без сбоев!

[Пытливый]

Шальная, Dracosha Andrew как мне кажется имел в виду то, что если разработчик системы предложит сделать те шаги, которые я описал заказчику системы - у того будет неадекватная реакция. :О)
Я - заказчик. И я эти шаги делал исключительно для себя, чтобы понять какой объем нюансов надо учесть, чтобы потом не собачиться с разработчиком из-за того, что я ему неправильно объяснил, а он не так понял, или из-за того, что разработанная по моему заказу система (или настроенная) не может этого, того и вот этого, а мне это нужно и стоит ли вообще овчинка выделки. Вот чтобы понять ЧТО НА САМОМ ДЕЛЕ НУЖНО, я и рекомендую сделать эти шаги.
Теперь по поводу "идеального документооборота". Я на 99,99% уверен, что то, что будет идеальным для меня, не устроит вас, ибо система организации движения информации настолько индивидуальна для каждой организации... Или ломать организацию под некое типовое решение вы хотите?

[Шальная]

Ломать организацию не хочу., она, организация, вновь организованная, и еще нет никакой системы как таковой...

[Dracosha Andrew]

Шальная, если нет системы - лучше взять что-то стандартное...
И немного поправить под свои нужды...

[Пытливый]

Dracosha Andrew, ПОДДЕРЖИВАЮ!!!
"...сынок, если работает, ничего не трогай, ради Бога! Ничего не меняй!..." :О)

[Dracosha Andrew]

Пытливый, я не про то, а про то, что изобретать велосипед не стоит...
Как говорят программисты. Какую операционку не пиши - получится Unix или Windows...

[Аноним]

Хорошо, А где же взять СТАНДАРТ? Вот пытаюсь поговорить с народом - выяснить, где и что и как.., чтобы что-то применить))

[Fosihas]

наберите в любой поисковой системе Документооборот и посмотрите что она вам вывалит.
Да и на форме это уже обсуждалось.

[Dracosha Andrew]

Аноним, ISO 9000 Образца 2001 года вас устроит?

[Шальная]

Аноним, ISO 9000 Образца 2001 года вас устроит?

Скажите, А ЧТО ЭТО ТАКОЕ?????

[Fosihas]

Dracosha Andrew, ну это не описание докумантооборота, и кажется есть ГОСТ (родной российский).

ISO 9000 – это серия международных стандартов по созданию системы менеджмента качества.
Сертификат ISO 9000 является официальным документом, подтверждающим гарантии качества продукции, работ и услуг предприятия.

[Алексей Старшинов]

Dracosha Andrew, ну это не описание докумантооборота, и кажется есть ГОСТ (родной российский).

ISO 9000 – это серия международных стандартов по созданию системы менеджмента качества.
Сертификат ISO 9000 является официальным документом, подтверждающим гарантии качества продукции, работ и услуг предприятия.

Кушали сполна. Предприятие, где я работал, сертифицировалось на ISO 9000. Документооборот там прописан ОЧЕНЬ подробно, но только по производству, т.е. то, что касается непосредственно вопросов качества. Что-то подобное (документирование процедур, отчетность по участкам или по процессу) можно перенести на типовые хоз. процессы.

[Tortilla]

Кушали сполна. ... Документооборот там прописан ОЧЕНЬ подробно, но только по производству

кушали и полной ложкой - прописывались ВСЕ участки документооборота - имхо, если СМК внедряется только для того, чтобы иметь право использовать соответствующую мульку на бланке или покозырять перед клиентом - представляет собой нежданное, нелюбимое да еще и мертворожденное дитя...

[Шальная]

Мда..., хотелось сделать как лучше - выходит КАК всегда..

[Dracosha Andrew]

Fosihas, ISO 9000 это всё таки стандарт. Имеет набор документов. У меня есть официальный перевод предпоследней версии.



Алексей Старшинов, Tortilla, это всё потому, что у вас нужна была бумажка, а не результат. Но вообще говоря, домент сам по себе бредовый. Но взять за основу и творчески переработать можно.

Шальная, если вас не смутит денежный вопрос можно нанять сторонних спецов. Но это дорого. Очень дорого.

[Алексей Старшинов]

Dracosha Andrew, я в своем посте вроде не обругал ISO, и сейчас вспоминаю енто дело с теплотой. Помимо бумажки появилась исполнительская дисциплина и ОБЯЗАТЕЛЬНОСТЬ составления документов производственниками. В России как один из аналогов есть сертификат Оборонсертифика, для предприятий оборонки, куда зарубежным аудиторам из TUV'а вход заказан. А дорого...... . Так ведь ISO открывает зарубежные рынки. Хорошая программа ведь тоже недешево...... . А как удобно и здорово.... .

[Dracosha Andrew]

Алексей Старшинов, мы немного про разное. Я про стандарт ISO,
а вы про сертификат на соответствие стандарта...
В огром ряде случаев сертификат не нужен, а стандарт как руководство к действию не повредит.

Мы-то друг друга поняли, а вот другие

[Аноним]

Уважаемая ШАЛЬНАЯ по видимому Вы не совсем представляете необходимую Вам задачу. По этому я бы рекомендовал составить таблицу Excel:
на первом листе список заголовков заказов с пометками о выполнении
на втором невыполненые заказы с товарами
на третьем листе выполненые заказы.
Сортируя информацию на первом листе Вы всегда будете контролировать процесс прохождения заказов. После выполнения заказа со второго листа переносите на третий.
Когда объем информации станет достаточно большим Вы уже сможете сформулировать требования к прикладной программе.

[Dracosha Andrew]

Хороший совет... Но это возможно, если всю информацию может отследить один человек...

[buxgalter]

Тоже озадачена документооборотом.
Пишу-пишу.
Хочется где-нить увидеть готовый образец (шаблон).
Пока не нашла.
Кто-нить подскажет?

[YUM]

Коллеги, возникла ситуация, что нужно настроить правильный документооборот, и более того, создать какую-то программку, в которой было бы видно очень многое. Например. Покупатель (юр.лицо) заказал товар, в программе показывается, № счета, дата, менеджер, дата оплаты, от каких поставщиков мы покупаем товар, дата отгрузки, и отмечены ли документы покупателем. проблема в том, что покупатель может заказать и через несколько месяцев товар, а мне бы хотелось видеть все в общей картине. Как думаете, в Экселе это реально сделать? Или стоит "заказать" такую программку?

Вот только я не понял, а зачем изобретать велосипед?
Сейчас в сети существует наверное не одна сотня программок для автоматизации документооброта. Мне кажется, что каждый студент, обучающийся на 2-3 курсе по специальности "информационные технологии" (или нечто аналогичное) ваяет курсовые работы аккурат на эту тему. А потом гордо высовывает свой опус на всеобщее обозрение.
При том сопровождая изготовленное всяческими прекрасными словесами.
Ну уж не говорю про более комплексные системы, где кроме перечисленного в задаче, существуют всяческие справочники (цен, товаров, клиентуры...) Если хотите могу Вам пнуть ДОСовскую прогу, официально снятую с поддержки, но не переставшую от того быть мощнейшим и надежнейшим продуктом. Ну и что с того что она маленько устарела и не позволит расчитать зарплату с новыми наворотами? Склад, бухгалтерия, делопроизводство не меняются уже лет пятнадцать, а посему 1000 рублефф за все про все, цена , прямо скажем - смешная.

[YUM]

Dracosha Andrew, угу, делал.
А что, вы видите какие-то нелепости? Поделитесь! :О)

Пытливый, то что Вы написали, представляет сосбой первый этап разработки и внедрения автоматизации документооборота на предприятии. Выполняется квалифицированными специалистами с зарплатой примерно 45-50 тыс руб /мес (см.наемный сайт: hh.ru)
и на выходе имеет техническое задание на разработку или доработку существуюшего программного обеспечения. Стоимость такого ПО варьируется (в зависимости от объема облопаченных бумажек и количества "землекопов") от 35 тысяч за одно рабочее место до... до...
"в общем вам по пояс будет!" (с)

[ВикторП]

Шальная не делайте то, что вы описали в своем посте. Не стоит.
Вы написали просьбу от "своего станка", т.е. про то, чего именно ВАМ не хватает. Но предположим такая программа написана. Начинаете работать. И тут всплывает:
1. кто-то должен загонять исходную информацию, оперативно отслеживать ее и т.д.
2. Вы же это придумали не только для себя! Вы работаете в коллективе. И кто-то захочет воспользоваться и в своей работе информацией с вашего "отличного документа оборота" (отгрузка, контроль оплаты и т.п.)
К чему это я? Да все к тому, что отличный документа оборот(уже без кавычек:-) надо создавать только на базе общей СУБД для вашего предприятия. Чтобы были охвачены все стороны документооборота вашего предприятия. Какой там к черту Exls? Поэтому Пытливый вам правильно расставил флажки, чтобы в конце вы убедились, что были не правы А написать красивое ТЗ ох как не просто. Тут я полностью согласен с Андреем(3)
С уважением, Виктор

[Dracosha Andrew]

ВикторП, а я согласен с Виктором!