Компенсация за использование личного имущества

[Margo123]

Теперь одним из обязательных требований в составе трудового договора является определение суммы компенсаций за использовани личного имущества. Например, если сотрудник использует свой телефон. Можно конечно ему за это заплатить, но ведь для налогообложения будут определенные последствия. Скажите, как лучше это прописать, чтобы и налогов заплатить меньше и сделать все по правилам

[Laric]

1.небольшое, но существенное уточнение. Определение суммы компенсаций Вы можете указать не в трудовом договоре! Ст.57 ТК РФ (содержание тр.договора) содержит закрытый перечень обязательных условий, но данной компенсации в перечне нет. Скорее всего, Вы имели в виду ст.188 ТК РФ:
Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме". (конец цитаты)
Здесь речь идет о соглашении между работодателеем и работником (это и есть "стороны трудового договора". Форма такого соглашения не унифицирована, т.е. может быть любой.

Для возмещения телефонных разговоров, например, можно в этом соглашении написать типа "компенсация абонентской платы за телефон (либо постоянной составляющей при повременной оплате)", указать периодичность и то, на основании каких документов от работника Вы определяете его расходы (т.е. например, копии счетов оператора связи на оплату его услуг, предоставляемые ежемесячно).
3. Теперь о налогообложении.
чтобы соблюсти правила НК РФ, нужно, после подписания соглашения: а. собирать документы, подтверждающие расходы работника, с указанной в соглашении периодичностью (например, ежемесячно)и проводить выплату этому работнику в том размере, который указан в этих документах.

ЕСН не начисляется
Перечень компенсаций, освобождаемых от обложения ЕСН, приведен в пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ: "не подлежат налогообложению... все виды установленных законодательством Российской Федерации... компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с:... выполнением физическим лицом трудовых обязанностей...".

НДФЛ не удерживаете (хотя, если имуществом является личный автомобиль работника, возможны споры вокруг понятия "нормы возмещения расходов", на этот счет есть разные т.зр.).

В целях определения налоговой базы по налогу на прибыль - учитываете все как расходы на оплату труда, однако, опять же, если автомобиль - то учитываете в пределах норм (п. 38 ст. 270 НК РФ: "не учитываются... на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, на оплату суточных, полевого довольствия и рациона питания экипажей морских, речных и воздушных судов сверх норм таких расходов, установленных Правительством Российской Федерации").
Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 и составляют:
- 1200 руб. в месяц - за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
- 1500 руб. в месяц - за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см.
По другому имуществу нормативы не установлены, то есть расходы по выплате компенсаций учитываете в размере, который укажете в соглашении с работником.

[Margo123]

Спасибо большое за подробное объяснение. Конечно многое вроде бы известно, но вот все сразу охватить сложно. Может быть просто это обозначить приказом по организации? Мол утвержить такие то суммы компенсаций, при соблюдении таких-то условий. А работник подпишется,что с приказом ознакомлен

[Laric]

Спасибо за поддержку и извините, что не сразу отвечаю.

Может быть просто это обозначить приказом по организации? Мол утвержить такие то суммы компенсаций, при соблюдении таких-то условий. А работник подпишется,что с приказом ознакомлен

Да, вполне подходит такой вариант. То есть в трудовом договоре: "...размер компенсации устанавливается приказом..., издаваемым ежемесячно, в соответствии с ...". И потом оформлать приказы. Только так больше документов, чем если порядок и размер сразу в ТД указывать.