Представительские расходы

[Аноним]

Эдравствуйте,

Подскажите пожалуйста, как правильно оформить, чтобы отнести на затраты представительские расходы.

[Маняня]

Документальное оформление представительских расходов
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Несмотря на то что порядок оформления документов по представительским расходам не установлен нормативными правовыми актами, на него необходимо обратить пристальное внимание. И налоговые органы при осуществлении налогового контроля, и суды при рассмотрении споров, связанных с учетом представительских расходов при исчислении налога на прибыль, анализируют именно документальное оформление указанных операций - наличие первичных документов (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т.д.) и внутренних распорядительных документов.
Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три этапа.
1. Оформление подготовительных документов.
Прежде всего необходимо составить смету представительских расходов на отчетный год, которая утверждается руководителем организации или общим собранием участников (акционеров). Затем следует выпустить внутренние организационно-распорядительные документы, где, например, будут отражены:
- перечень лиц организации, участвующих в переговорах;
- перечень лиц, которые будут получать под отчет средства на представительские расходы;
- документальное оформление представительских расходов;
- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы.
2. Оформление документов по организации мероприятия:
- приказ руководителя о назначении ответственного за проведение мероприятия;
- программа деловой встречи с указанием даты, места, сроков, а главное - цели мероприятия, фамилий, имен, отчеств участников со стороны принимающей организации и приглашенных и их должностей, а также утвержденная смета представительских расходов - на основании этих документов осуществляется выдача денег под отчет.
3. Составление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств, которые оформляет и представляет в бухгалтерию лицо, ответственное за проведение мероприятия:
- отчет о проведенной встрече (перечень рассматриваемых вопросов, достигнутые договоренности и т.д.);
- авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (накладные, торгово-закупочные акты, счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, услуг переводчика и т.п.).
Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухучете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты.
В случае если произведенные представительские расходы не могут быть подтверждены документально или в первичных документах отсутствуют необходимые реквизиты, такие расходы не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. (См., например, Постановление ФАС УО от 24.03.2005 N Ф09-971/05-АК, в котором говорится, что расходы, заявленные обществом как представительские, не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль при отсутствии документов, их подтверждающих.)

Журнал: "Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2006, N 18
Статья: Представительские расходы организации: бухгалтерский и налоговый учет.
P.S. Из К+.

[nik_lyk]

Но незабудьте!
абзац 3 п.2. ст.264 НК РФ
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.