Как вести учет деятельности ИП?

[Эльвира]

Направление деятельности – оптовая и розничная торговля запасными частями.
Бухгалтера нет, а вести нужно. Попытаюсь вести сама, когда-то училась в бухгалтерской школе. Может смогу разобраться. Прошу Вашей поддержки.
Есть программа 1-С Предприятие версия 7.7.
Обдумав ситуацию, решила – раз уж наибольший объем реализации проходит через розницу, то и не стану заносить все в программу. Чтобы не городить лишнего. Сначала приход на склад, потом в магазин, потом снова из магазина. Да и склада как такового нет, товар на ответственном хранении продавцов, в отдельном помещении под замком, доступа туда ни у кого нет кроме них.
Объем товара приличный, много наименований. Поставки три-четыре раза в месяц. Приемку товара осуществляют продавцы во главе с продавцом-товароведом, материально ответственным лицом.
Тогда, после приемки по качеству и количеству, весь товар передаем в магазин (в розницу) – вот только какой документ оформить при этом? Продавцы записывают у себя в книгу учета, расценивают, оформляют ценники, отмечают по мере реализации. В конце месяца делают товарный отчет мне.
Если в текущем месяце имеются оптовые покупатели, то, как правило, мы всегда знаем, кому и что продаем. Т.е. счет-фактура от поставщика приходит сразу по заявке отдельно. Этот товар и буду заносить в программу. Чтобы в последствии выписать счет-фактуру оптовому покупателю.
А если же из розничного товара нужно будет отпустить в опт, то тогда может сделать нужно накладную на внутреннее перемещение – только по какой цене: закупочной или розничной, а может и в той и другой, чтобы учет в магазине нарушался, остатки то есть?
Теперь вот подумалось, что если не заносить с самого начала товар в программу, то никогда не буду знать реальную ситуацию по товарным запасам. Анализ деятельности не провести. Например, что покупают чаще, что лежит, какой товар закончился или скоро закончится, и т.п. А это скажется на качестве работы в целом.
Налог с продаж с масел уплачиваем ежемесячно, данные беру из показаний ККМ, у нас отдельно масла пробиваются во второй отдел. С этой суммы и платим.
НДС. В моем представлении так, раз мы получили товар со счетом-фактурой, выделенным НДСом, а затем выписали от себя счет-фактуру, то разницу между тем и тем уплатим в бюджет. Только вот на уменьшение НДС к уплате нужно рассчитать со всех расходов. Делать это пропорционально. А каким образом? Обычным математическим способом, пропорцией? Подскажите, как правильно.
У меня наибольшее затруднение вызывает книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуальных предпринимателей. В Гаранте посмотрела, ужас, да и только.

В целом мне все ясно и понятно. Но как только начинаю претворять в жизнь, так вот тут все и начинается.
Помогите, пожалуйста, советом. Знаю, что лучше не мучить себя и окружающих, найти хорошего бухгалтера, да и дело с концом, но пока мы его ищем, третий месяц уже заканчивается. Надо что-то делать.

С уважением,
Эльвира

[Эльвира]

На вопрос дилетанта ответов не последовало...

[Аноним]

Исходное сообщение Эльвира
В целом мне все ясно и понятно.

[Эльвира]

Что, всё именно так как я написала?

[mvf]

НДС. В моем представлении так, раз мы получили товар со счетом-фактурой, выделенным НДСом, а затем выписали от себя счет-фактуру, то разницу между тем и тем уплатим в бюджет.

Угу.

Только вот на уменьшение НДС к уплате нужно рассчитать со всех расходов. Делать это пропорционально. А каким образом? Обычным математическим способом, пропорцией? Подскажите, как правильно.

А вот здесь непонятно, что Вы имеете ввиду?

[Эльвира]

т.е. если мы получили услуги, заказывали торговое оборудование и т.п., при этом получали счета-фактуры с выделенным НДСом, то значит мы уже уплатили часть НДС в бюджет. Поэтому к уплате будет немного меньше. Ведь при открытии магазина и регистрации ПБОЮЛ было достаточно много затрат, в т.ч. затраты с НДСом.

[Эльвира]

Как заполнять Книгу учета доходов и расходов. В нее включаются все приходы по опту? А передача со склада в розницу и последующая реализации отражается по мере реализации через ККМ?

А затраты каким образом отражаются? А подтверждающие документы куда девать, подшивать, складывать отдельно?

Глупые вопросы, но ...

И еще. Если происходит возврат поставщикам, т.к. иногда товар бывает бракованный, или пересортица попадается? Как это отражается в учете (Книге доходов и расходов).

Вопрос также - счета-фактуры полученные - мы должны вести книгу покупок или достаточно их просто сохранить?

[Павел Смоленск]

В 2002г. у меня тоже был опт и розница. Разделить закупочные - это для опта, это для розницы - невозможно. В налоговой сказали (и я так и делал) в Книгу покупок вносил полностью закупочную, а затем, что пошло на розницу - сторнировал.

[Аноним]

Учет можно вести: 1)для управленчиских нужд, 2) для налоговой отчетности.
Я веду налоговый учет у ЧП(парикм. услуги+торговля сопутствующими товарами). Думаю основные моменты у нас с вами одинаковые.
Книга учета доходов и расходов. В доходную часть записываю ежедневно:1. итоговую сумму прихода по кассе (Z-отчет) - эта сумма расшифровывается по-позиционно в документе "Отчет реализатора за "__"______200 г."; при безналичном поступлении запись в книгу делается на основании выписки банка - по-позиционная расшифровка на основании "Накладной" (Вы отгрузили товар покупателю). Расходную часть книги заполняютак: напротив приходной части проставляется закупочная стоимость проданного товара (если этот товар оплачен поставщику) по-позиционная расшифровка "Справка бухгалтера" (похожа на отчет реализатора, но в ней указывается не продажная а закупочная цена). Последним днем месяца в расходную часть заношу: арендную плату, заработную плату работников, налоги на з/пл. работников,НСП, перечисленный в б-т НДС, канц. расходы, обслуживание ККМ, амортизацию, услуги сторонних организаций и т.д., т.е. расходы,понесенные для получения дохода. Одно условие - эти расходы должны быть оприходованы и оплачены.
НДС. Если Вы являетесь плательщиком НДС(неужели у Вас реализация за каждые три последовательно взятые месяца больше 1 мл. руб? или Вы торгуете подакцизным товаром? и в результате этого не можете получить освобождение по НДС по ст. 145 НК РФ) книгу покупок и книгу продаж, где регистрируете соответственно входящие и исходящие счета-фактуры, Вы обязанны вести. В книге продаж Вы регистрируете сч-ф, выданные Вами покупателю, которые он Вам оплатил по банку, при пробитии чека сч-ф не выдается (и я вношу запись на основании Z-отчета), по итогам периода (месяца или квартала) сумма по столбцу НДС и есть сумма, причетающаяся к уплате в б-т( она же и ставится в декларацию по НДС). Эту сумму Вы имеете право уменьшить на итоговую сумму из книги покупок. В книгу покупок записываются сч-ф, по которым товары(или работы, услуги) получены и оплачены, и не важно продан товар или нет. Есть детали заполнения этих книг, если покупатели присылают Вам авансы. Если Вы платите НСП, то выручка сначала уменьшается на начисленный НСП, а потом расчитывается НДС. Все книги я рисую в Excel. Там можно задать и формулы для расчета и вносить новые графы, ведь любой документ мы можем дополнять, тем что нам нужно.
Пишу и думаю, как мало написано, как много еще нюансов и как мало времени.
При передаче товаров в магазин составляется внутренняя накладная со склада в магазин за подписями лица, сдающего с склада, и лица, принимающего в магазин(здесь печатей не надо). Именно в этой накладной проставляются продажные цены, дающие основание для заоплнения ценника. Один экземпляр этой накладной остается и бухгалтера, другой в магазине, именно его продавец предявляет инспектору при проверке, когда возникает вопрос на каком основании товар выставлен на витрину или находится в подсобке.
Все документы подтверждающие Ваши расходы (накладные, акты, ведомости, квитанции об оплате) обязательно хранить как минимум 4 года, документы о трудовом стаже и заработке сотрудников хранятся 75 лет (все как у больших).
Немного сумбурно.
Ищите бухгалтера.

[Эльвира]

Спасибо за ответ.
У нас есть 1-С. Но поскольку много времени уже прошло, нужно вносить старые приходы, но в тоже время товар поступает дополнительно.
Больший объем реализации идет через розницу, потому думаем, сделать следующее:
провести инвентаризацию, остатки внести по состоянию инвентаризации, далее вести по поступлению. Т.к. незачем гонять то, что уже давно продано.
Единственная сложность - внести весь ассортимент. Т.к. запчасти - товар разный и множественный.
Может плюнуть, и продать 1-с предприятие, или поменять на 1-С Предприниматель?
Мена неравноценная только :-(

[Гарик]

Начну с замены 1с предприятие на 1с предприниматель:
Если вы бухгалтер и понимаете, как правильно делать проводки и можете увидеть в конце концов результат работы ( какой доход получился, кто-кому должен, сколько налогов надо заплатить) и т.п. , то по-моему переходить на "Предпринимателя" не надо.
Программа написана на базе 1с-торговля, но дополнительно позволяет вести учет по платежам, по налогам, составляет сама книгу учета доходов-расходов и даже налоговую декларацию на доходы физических лиц, есть простенькая зарплата для наемных работников.
Я вел учет в EXELL где сразу видел все свои результаты, вплоть до того, сколько можно денег потратить, чтобы хватило на все налоги, а платежки и счета печатал из Бизнес-Пак ( кстати, вполне достойная программа-бесплатная!!!) Меня только затрудняло составление книги продаж-покупок-в ручную, а в "Предпринимателе" эти книги сами формируются. Перебрав с десяток учетных программ, я не нашел ничего лучшего, чем 1с-предприниматель. НО!!!
Перейдя с апреля на учет в "Предпринимателе" не спал несколько ночей, пока занес все справочники и все "проводки", а потом ужаснулся, посмотрев расчет итогов работы...
По какому алгоритму программа разносит оплату в книги покупок и продаж-какие-то неполные суммы, (ведь ничего не мешает записывать всю поступившую сумму и т.п.)
В результате за два месяца я не спал половину ночей, пока разбирался с вариантами настроек, чтобы получить вразумительные итоги по НДС и по контрагентам.
Оказалось, что в первых релизах все-таки были ошибки. Даже 111 релиз сразу же перешел в 112-й из-за ошибок в расчетах. Возможно, что ошибки еще будут находить и исправлять.
Кстати, никакой обратной связи с разработчиками нет-написать бы им об обнаруженных ошибках или посоветоваться, "Как же правильно обрабатывать документы?"- нельзя. Я был в Москве в офисе фирмы 1с, где узнал, что при разработке программы учитывались требования аудиторов и налоговиков и что все расчеты сделаны корректно.
По опыту понял,. как очень важно правильно настроить режимы и интервалы!!налогового учета и какой вариант занесения в книгу продаж-покупок выбрать. Вроде бы что-то стало получаться, хотя еще полной уверенности нет, в правильности всего.
В обычном же старом, добром 1с "предприятии" все давно отлажено и для Вас, как для бухгалтера все должно быть понятно.
Теперь по НДС:
Пожалуйста, поправьте меня, если не прав, но для учетной политики "по оплате" все поступившие нам деньги, в которых есть НДС , т.е. "предоплату" и оплату за отгруженный товар-заносим в книгу продаж, даже, если товар еше не отгружен. Только лишь авансовые суммы потом в декларации по НДС занесем в соответствующую графу " ...типа оплата предстоящих отгрузок" в итоге имеем сумму НДС ="А"
В книгу покупок заносим только суммы, которые мы заплатили за фактически полученные товары. Т.е, если мы сделали предоплату, а товар нам не отгружен, то эти деньги нельзя записывать. Обязательно должен быть и товар и оплата за него. В сумме по книге покупок получим НДС="Б".
В бюджет платим разность "А"-"Б".
В следующем месяце нам отгрузят товар и мы запишем в книгу покупок сумму равную стоимости полученного товара. Излишне оплаченные деньги опять никуда не попадают!
По книге продаж, если вы вернули полученные в прошлом месяце деньги обратно покупателю, то пишем эту возвращенную сумму с минусом и имеем в итоге меньшее значение НДС "А". Вручную эти книги заполнять довольно тоскливо, т.к. надо уследить одновременно за датами, суммами оплат и суммами отгрузок. Программа задумана и должна давать значительное облегчение, но пока вы ее не настроите и не проверите как следует вручную, ее результаты, ей доверять нельзя. В книги продаж-покупок еще должны попадать суммы сделок без НДС в соответствующие графы.
Ньюансов действительно очень много и не рассказать обо всем.
Удачи.!

[Saksan]

Офф для Гарика по поводу обратной связи с разработчиками 1С Предприниматель. Мы то же купили эту программу аж 31 декабря 2002 года. А в конце января с мужем поехали на выставку бухучет на ВВЦ. Подошли к стенду 1С к молодому человеку представляющему эту программу. Мой муж во время беседы с этим молодым человеком ругался от души на эту программу не стесняясь в выражениях, молодой человек молча все это терпел, а через час на семинаре узнали, что он является одним из разработчиков программы 1С Предприниматель. Вот такая связь с конечным пользователем получилась.

[Эльвира]

Пожалуй.

Хотя бы что-то прояснилось. Будем копать(ся) дальше.
Спасибо Вам Всем.
Эльвира

[Адвокат]

Все-таки лучше найдите бухгалтера или обратитесь в фирмы, занимающиеся бухгалтерским обслуживанием. Поверьте, Вам будет проще, да и экономия будет значительная (по результатам работы).

[Аноним]

Здравствуйте!
Я тот самый "Аноним", который писал про парикмахерские услуги.

Эльвире. Кроме того, что веду ЧП, я действующий главбух магазина по продаже авто/запчастей, поэтому Ваша проблема с большой номенклатурой мне очень понятна. Непонятно другое. Время идет, и Вы хотите взять за точку начала учета сегодняшний день. А как Вы будете отчитываться перед налоговой за предыдущий период? или там учет все таки был?

По поводу счетов-фактур и книг просили поправить. Поправляю.
Независимо от того, как Вы платите НДС " по отгрузке" или "по оплате", сч-ф выписываются после отгрузки (не позже, чем через 5 дней, или последнего дня месяца (если отгрузка состоялася после 25-ого числа) в двух экземплярах - 1 заказчику, 2 себе; при поступлении аванса сч-ф выписывается в одном экземпляре - себе.
При учете НДС "по оплате" в книгу продаж Вы регистрируете сч-ф по полученным авансам сразу, а сч-ф по выплненным работам (но не оплаченным ранее) после того, как заказчик начнет их оплачивать (частями - если платат частями, или разом - если оплатили сразу полностью). Итоговая сумма по столбцу НДС та же, что будет в декларации причитаться к уплате в б-т.
При заполнении книги покупок есть милая деталь. Кроме того, что Вы регистрируете в этой книге сч-ф, по которым МПЗ или услуги уже получены и оплачены, сюда же попадают счета фактуры выписаные Вами на поступившие Вам от заказчиков авансы, после того как по этим авансам будет произведена отгрузка.
Пример.
Исходные данные: Вам авансов не присылали, Вы отгрузку не осуществляли.
25.03.03г. получен аванс - 1.200= ( выписываете сч-ф № 1/А на сумму 1.200= в 1-ном экз. - себе, регистрируете в книге продаж, по декларации к оплате в б-т НДС 200=[кн. прод.], к зачету из б-та 0=[кн. покуп.])
18.06.03г. произведена отгрузка - 3.600=( выписывате сч-ф № 1/В на 3.600= в 2-х экз., т.к. 1 экз. - заказчику, регистрируете в книге продаж сч-ф № 1/В в сумме 1.200=, одновременно в книге покупок регистрируете сч-ф № 1/А в сумме 1.200=; по декларации к оплате в б-т НДС 200=[кн. прод.], к зачету из б-та НДС 200=[кн. покуп.])
15.09.03г. с Вами расчитались - 2.400=(сч-ф не выписываете, регистрируете в книге продаж сч-ф № 1/В в оставшейся сумме 2.400=, по декларации к оплате в б-т НДС 400=[кн. прод.], к зачету из б-та 0=[кн. покуп.])
Такая система была введена не очень давно, чтобы декларацию по НДС инспектор мог бы без труда сопоставить в книгами.
PS. В законе сказано, что нумерация сч-ф сплошная, я нумерую, как в примере, чтобы не путаться.

[Аноним]

А разве ни для всех ИП учет ведется одинаково?

[Над.К]

У ИП бывают разные системы налогообложения. И потому разный учет