Утеряны платежные документы. Нужно как-то отражать проводками?

[Наталья_]

Платили за мобильный телефон наличными. Сотрудник в течение года потерял несколько квитанций. А Оператор выставляет счета-фактуры и акты со сверкой расчетов, где указаны реквизиты платежных документов, которых у нас нет...
Как в такой ситуации быть? У меня в программе сейчас числиться большая задолженность перед оператором, которой на самом деле нет, ведь мы платили...
Может, нужно как-то отразить проводками факт оплаты? Или нельзя этого делать раз нет документов? Авансовые отчеты по этим платежам должны быть от сотрудника? Если да, то что в них писать?
На расходы в БУ и НУ можем относить суммы в полном объеме, раз есть документы от поставщика?

Заранее благодарю.

[Marelena]

знакомо. таких невыясненных платежей от невыясненных людей тоже хватило. благо, в тот период в фирме было всего три с половиной человека, нашлись добровольцы, кому деньги и вернули.
сотрудник пишет заявление "прошу возместить мне расходы по оплате услуг связи согласно сводной странице счета (прилагается копия) в сумме ...." Делается авансовый отчет и возвращается сумма. Единственное, если платили через автомат, комиссия ему не возвращается, т.к. на лицевой счет приходит только сумма за вычетом этой комиссии.

[Аноним]

Так а как сделать авансовый отчет, если нет оправдательных документов? Или там просто прочерки поставить?

На признание нами расходов это не повлияет?

[stas®]

что-то я не вижу оснований возмещать. Нет документов,подтверждающих оплату именно данным человеком.

[Аноним]

Стас, а как Вы считаете, можно принять эти суммы в расходы по налогу на прибыль? Я считала, что можно, раз от поставщика есть счета-фактуры и акты, но мне говорят, что нельзя, раз нет документов, подтверждающих факт оплаты.
По бухгалтерскому учету это же однозначно расход организации?
Или нет?
Я уже запуталась окончательно...

[stas®]

а какая система налогообложения?

[Наталья_]

ТСН

[stas®]

Т - это Терроризирующая? )

[Наталья_]

Стас, а если бы я написала: ОСНО?

Традиционная система налогообложения. Не УСН

[Над.К]

Без разницы. Факта оплаты нет, нет расходов ни по налогу на прибыль, ни по УСН.

[Julia 2006]

Документы оформлены на фирму, если фирма работает по методу начисления, факт оплаты не имеет значения.

[Julia 2006]

В сообщении №2 дельный совет, пусть пишет заявление, что потерял документы и указывает реквизиты платежных документов, которых у Вас нет, и прикладывает к авансовому отчету.

[Julia 2006]

Так а как сделать авансовый отчет, если нет оправдательных документов? Или там просто прочерки поставить?

Бухгалтерская справка № дата

[stas®]

сообщении №2 дельный совет, пусть пишет заявление, что потерял документы и указывает реквизиты платежных документов, которых у Вас нет, и прикладывает к авансовому отчету.

Первая же проверка начислит НДФЛ и все сопутствующие штраф по полной программе. И будет права.