Авансы

[Евгения)]

Подскажите пожалуйста новичку в 1С.
Ситуация такая, объемы увеличились. Несколько видов деятельности.
Я запуталась в авансах.
Деньги поступают на расчетный счет, непонятно то -ли авансы, то-ли оплата. Тк. акты поступают с опозданием.
Также оплата поступает частично. Потом закрывается отгрузка больше чем пришел аванс. Ничего не совпадает. Это СМР.
По товарам постоянно запаздывают с накладными.
Счф на аванс для меня стали проблемой. Постоянно "держу" в уме, спрашиваю есть ли отгрузка. Допустим пришли деньги, накладной нет, я не провожу счф на аванс, если в одном месяце, обещают завтра накладную. Накладную не успевают сделать. А мне приходится все держать " в уме". А если забуду.
В связи с этим два вопроса:
можно ли в программе реализовать выписку счф на частичные авансы, или нужно самой считать? Допустим пришли деньги, часть закрыли отгрузкой, а часть осталась. Нужно же на эту часть счф выписывать.Т.е. я сама высчитываю. Программа никак не посчитает?

И можно ли как-нить сделать, чтобы программа сама "держала в уме", что деньги пришли а отгрузки не было, значит забыли счф на аванс выписать.

Извините, если что не так, но недавно начала работать с 1С. В принципе все понятно и "уроки" я брала. Но вот возникли вопросы, фирма как-то очень стремительно развиваться стала - шлют деньги и шлют, лишние видимо; первичку, от радости наверное, готовят кое как. Запуталась я.

Спасибо.

[Январь]

А может, начать с упорядочевания документооборота?

[Fosihas]

Выработайте регламент работ с документами.
Приходные документы принимаются до 5 числа след.месяца, после все.
Далее перепроводите документы за прошлый месяц, т.е. восстанавливаете последовательность. В этом случае у вас образуется авансы и вот на них выписываете С-Ф.

И можно ли как-нить сделать, чтобы программа сама "держала в уме", что деньги пришли а отгрузки не было, значит забыли счф на аванс выписать.

а это можно изменить программу так как вам надо. Ищите программера, который вам именит под ваше описание-требования.

[евгения)]

Спасибо.
Таки я разве против упорядочения документооборота. Не всегда получается, пару дней назад мне "нашли" апрельский документ. Про майские вообще молчу, говорят, мы же не виноваты, что наши субпродрядчики так долго их оформляют. А без этих документов НДС "вылезает" и делать чего?
Я же не опытный пользователь 1С, думала может чего неправильно делаю, может можно хоть немного "оптимизировать" авансы.
Или с "нашими" авансами тоже вопрос.
Напр. делаю выписку, "оплата поставщику", непонятно то ли аванс платим то-ли товар уже поступил, по каждой сумме приходится спрашивать.
Ну допустим, в конце месяца сумма проявится.
Но при заполнении выписки программа выдает "документы поставки" под данную сумму, кот. нужно отметить. А эти поставки (которые прог. дает для выбора) уже оплачены и закрыты, по данному субсчету нет остатка. Т.е. по идее при занесении очередного платежа, программа должна "понимать", что это аванс, раз поставки закрыты. А в "окошечке" веравно появляются доки поставки. Если я выберу какой-нить документ, путаница же будет.

[Евгения)]

Извините, а что значит "восстановить последовательность при перепроведении документов, выявив авансы"? Не поняла.
Я же и так документы провожу, и авансы должны на 60 и 62 счетах в конце месяца выявится.
Может как раз с авансами у меня и не хватает знаний по 1С?
Я обычно перепровожу при измении дока, по одному соответственно. Вы о другом?
С последовательностью вообще катастрофа, документы же как попало приносят, апрельские в июне, июньские в августе наверное будут. Я номера вручную меняю, если по датам программа их распределяет, то по порядковым номерам, получается "разброд и шатание", я чего-то в 1С не знаю?

[Fosihas]

пару дней назад мне "нашли" апрельский

знаете бардак автоматизировать, увы нельзя. Программа не имеет искусственный интеллект а на не думает за вас.

[Евгения)]

Знаете, я не просила вас помочь мне автоматизировать бардак. Просто объяснила свои трудности. В работе всякое бывает.
Да, у нас сейчас со сбором доков бардак, и я запуталась с авансами. Но у меня вопрос был могу я использовать какие то опции в 1С, чтобы не путаться с авансами. Есть ли какие-то возможности. Задала вопрос, почему программа в выписке выдает доки по отгрузке, когда отгрузка давно закрыта.
А проблемы свои объяснила тк. я 1С пока знаю плохо, поэтому думала, что какие-то опции, позволяющие облегчить работу, я не использую, напр. текущий контроль за авансами( я работала раньше в другой программе).
Спасибо.

[Fosihas]

Как понял вы работает с 7.7. каких то особенных средств работы с авансами там нет. Можно писать обработки- отчеты позволяющие-облегчающие работать с авансами, но это вы сами должны представлять как они должны выглядеть.

[Евгения)]

Спасибо большое.
По выписке я все равно не могу разобратся. Это по деньгам, которые мы перечисляем. Там программа предлагает выбрать документ отгрузки, и показывает все документы, и те в том числе которые уже закрыты оплатой. Так и должно быть? Или может я что не так делаю? Нужно самой предварительно обработать поступления товара, посмотрев что оплачено? А если я выберу документ поступления, который уже проплачен?
Еще нужно выбрать один документ отгрузки (при введении выписки), а оплата может быть по нескольким. Допустим мы получили товар по 3-м накладным, а оплатили одной суммой, да и то может не все полностью. Это как-то повлияет, если я вообще в выписке не буду выбирать документы отгрузки?

[Январь]

если я вообще в выписке не буду выбирать документы отгрузки?

Ничего страшного от этого не происходит.
Я 1с в 7ке просто не доверяю, веду в экселе табличку счет - отгрузка - оплата, там всегда понятно, что аванс, а что не аванс. Но у меня объем не очень большой (около 100-150 реализаций в месяц, половина примерно под аванс)

[Евгения)]

Январь, спасибо.
Т.е. нужно самой вести учет по авансам. В принципе по аналитике в конце месяца видно, где авансы. Но меня напрягает именно при занесении первички по банку, когда суммы по полученному товару не совпадают с суммами отгрузки. Да и почему-то программа показывает все документы отгрузки. У меня все закрыто по прошлому году, а эти документы отгрузки в выписке серавно "выскакивают". Думала, что я неправильно, что-то делаю, может галки где не поставила.
А по счф на аванс, вы сами по аналитике в конце месяца выявляете авансы и делаете cчета фактуры?
Я просто думала, что в 1С7 это как-то автоматически делается, а я не знаю как. Получается, что нет.
Спасибо.

[Климов Сергей]

Евгения! Знач-так. В выписках указываем вид движения денежных средств "Оплата от покупателя" когда платат вам и "Оплата поставщику" когда платите вы. Корреспондирующий счет НЕ УКАЗЫВАЕМ!!! Документ основание НЕ УКАЗЫВАЕМ!!! В приходно-расходных документах (накладных, актах) указываем автоматическое закрытие аванса. В конце месяца, когда вся первичка уже занесена, в т.ч. и задним числом, судя по вашему бардаку, перепроводим все документы. Это можно сделать чере Сервис - Групповая обработка документов. В результате программа перепроведет заново все документы в правильной хронологической последовательности (это и называется "восстановление последовательности") и выполнит определение и закрытие авансов. После этого пытаетесь на основании каждой выписки ввести счет-фактуру на аванс. Если программа позволит ввести такой счет-фактуру (или несколько) - значит по выписке был аванс. Нет - значит нет. После этого никакие первичные документы в закрытый месяц больше не вносите! Если вам сегодня принесли документ за апрель, то вы должны его отразить в учете сегодня!
P.S. Присоединяюсь к уже прозвучавшему мнению об автоматизации бардака.

[Alm]

После этого пытаетесь на основании каждой выписки ввести счет-фактуру на аванс.

Можно упростить
сформировать отчет по проводкам (51 , 62.2)
получите только выписки содержащие авансы,
ч/з этот отчет попадаем на выписки...
каждому авансу присваиваю отдельную нумерацию с-фактур АВ-001, АВ-002...
Проверка:
остаток по К62.2/118*18 = остаток по Д 76.АВ

[MfrinaM]

Это ПРАВИЛЬНАЯ технология. Но Евгения не хочет выписывать счета-фактуры на аванс в случае, если он закроется в том же месяце, хотя это нарушние учета.
При технологии г-на Климова все пришедшие авансы закроются, останутся частичными и прочая автоматически, ничего высчитывать не придется

[tariely]

Была на счет авансов арбитражная практика, в случае если авансы закроются в том же месяце то счет-фактуры на аванс не нужно выписывать.

[Евгения)]

Большое спасибо за ответы!

MfrinaM, я понимаю, что счф на авансы нужно выписывать в день получения, но.... Если бы это была торговля, у меня там боле мене деньги приходят под отгрузку. А тут строительные работы. Платят как придется. Мы тоже платим когда как, деньги есть свободные, дир "бросил" подрядчику.
Я шас банк разношу и не знаю, аванс это или нет. Может завтра акты принесут, а может не принесут. Может часть закроется, а может все. Вот разберись аванс пришел или нет. Я сейчас наставлю 62.2, а потом документы сделают, может оказаться что дата актов будет раньше оплаты, и опять все переделывать. Дело даже не в том, что мне трудно это сделать, просто я запутаюсь.
Бардак конечно, а что делать, они только начали, стараются)). Пытаюсь субподрядчиков "строить". Если до конца года не "построятся", буду ждать доки числа до 10, а потом все.
Но проблема учета авансов останется, тк постоянно частичная оплата, просто суммы "бросают" на счет и все. И актов закрывают много, надо ежедневный "мониторинг" вести, чтобы счф на аванс выписать в день возникновения аванса. Даже при условии, если бардака в сборе доков не будет.
Смотрела инфу, налорги вроде пытаются штрафовать, если счф выписан не в день аванса. Но я выписываю по завершении месяца. Хотя "под штрафами ходить" не хочется. Не знаю, чего делать.
Сейчас делаю, как Сергей Климов посоветовал, прога сама ставит 62.1, 62.2., уже полегче. (в БЭСТе работала раньше, да и стройки с таким брадаком не было..)

Спасибо!

[Январь]

Я сейчас наставлю 62.2

Так не заполняйте счет. А потом по окончании месяца перероведите выписки, 1с сама поделит по-другому, если реализация была.
А потом на точно определенные авансы выпишите счет-фактуры днем получения. Ну нумерация будет не 1, 2, 3 и вразнобой, но это не страшно.

[Евгения)]

Январь, спасибо.
Я сейчас не ставлю счета. Я правда только начала, поэтому у меня возник еще вопрос, если можно. До закрытия месяца еще не дошла (доки жду, как всегда).

Я счета в выписке не ставлю, программа определяет аванс счет 62.2. Потом провожу отгрузку, и она закрывается 62.1. Так и остается? По идее эта отгрузка должна закрываться 62.2, коли прога определила там аванс. А если отгрузка закрывает часть аванса? Т.е на 62.2 у меня долга " в остатке" не получается(наверное опять не то чего делаю). Тем более, если счф надо в день поступления выписывать. Или просто берем всего по 62 долг?

[MfrinaM]

Я счета в выписке не ставлю, программа определяет аванс счет 62.2. Потом провожу отгрузку, и она закрывается 62.1. Так и остается? По идее эта отгрузка должна закрываться 62.2, коли прога определила там аванс. А если отгрузка закрывает часть аванса? Т.е на 62.2 у меня долга " в остатке" не получается(наверное опять не то чего делаю). Тем более, если счф надо в день поступления выписывать. Или просто берем всего по 62 долг?

Вот соберете доки, все введете, потом перепроведете и выписки и реализацию, все встанет на свои места, появятся авансы 62.2, закроются реализацией (перебросятся с 62.2.на 62.1 и там закроются).
Если счета не ставить, то программа сама определит, где аванс есть, даже если он будет частичный.. А если реализация будет больше всех пришедших денег, то первая же пришедшая сумма сначала закроет задолженность по реализации, а потом, когда что-то останется, уже будет сформирован аванс..
А потом, когда все перепроведете, можете прямо на основании выписок выписывать счета-фактуры на аванс прямо датами их возникновения. Причем программа сама определит сумму, которую надо будет ставить в счета-фактуры.

В этом варианте есть только проблема с нумерацией счетов-фактур. Я у себя префикс ав добавляю всегда, чтобы не пересекались с последовательностью счетов-фактур на реализацию

[Евгения)]

MfrinaM, спасибо.
Т.е. потом в выписках счета "поставятся"? сейчас я не ставлю и их там соответственно нет. Чтобы сейчас понять где авансы, мне надо "пройтись" по журналу проводок. Боюсь пропустить, много очень.
Потом, после перепроведения, чтобы выписать счф днем возникновения, мне нужно "картинку" авансов по датам, смотреть в выписках или в журнале?
А ничего что номера счф "разобъются" дополнительными цифрами или буквами?

[Январь]

Потом, после перепроведения, чтобы выписать счф днем возникновения, мне нужно "картинку" авансов по датам, смотреть в выписках или в журнале?

Лучше в карточке 62-2.

[MfrinaM]

MfrinaM, спасибо.
Т.е. потом в выписках счета "поставятся"? сейчас я не ставлю и их там соответственно нет. Чтобы сейчас понять где авансы, мне надо "пройтись" по журналу проводок. Боюсь пропустить, много очень.
Потом, после перепроведения, чтобы выписать счф днем возникновения, мне нужно "картинку" авансов по датам, смотреть в выписках или в журнале?
А ничего что номера счф "разобъются" дополнительными цифрами или буквами?

Счета в Выписках не доставятся. Они в проводке появляются под выписками. И меняются в зависимости от ситуации.
Смотреть авансы можно в любом отчете.. Когда мне некогда смотреть отчет, я захожу в журнал "Банк", ставлю курсор на выписку и выбираю "ввести на основании" - счет-фактура выданный. Вариантов реакции программы на это действие три: "Выписка не содержит авансов", Сразу открывается картинка счета-фактуры с заполненными реквизитами (надо только дату поменять), открывается окно со списком авансов, полученных в данной выписке и Вы последовательно формируете все счета-фактуры на аванс

[Евгения)]

Большое спасибо. Разобралась.
Насколько я понимаю, после перепроведения доков 60.1 60.2 также отрегулируются.

Спасибо!!!