Представительские расходы

[Malory]

Ситуация такая - наша фирма оказывает консультационные услуги. Клиентов в большинстве случаев нужно кормить. Продукты для кормежки закупаются подотчетным лицом. По идее - это наши представительские расходы. Затруднение возникло в том, как их правильно оформить? У нас упрощенка. Я пока оформляла только авансовый отчет подотчетника, причем в графе "назначение аванса" писала представительские расходы. А как правильно? Нужно ли их еще как-то фиксировать? И вот еще попутно вопрос возник. Аванс подотчетнику выдается из кассы, а в кассу мы деньги получаем из банка с назначением "хозяйственные расходы". Получается, взяли на хозяйственные, а потратили на представительские. Как то коряво...

[Мария]

Обоснование представительских расходов лучше провести в несколько этапов:
Целесообразно издать внутренние документы, регламентирующие порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы, документальное оформление представительских расходов и прочие моменты.
На втором этапе составляются оправдательные документы, связанные с проведением конкретного мероприятия. К таким документам можно отнести приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия, приказ о направлении приглашения на деловую встречу, в нем указать цель прибытия представителей сторонней организации, и пр.
Согласно приказу об установленных нормах расходования средств на отдельные виды представительских расходов составляется смета затрат на представительские расходы, которая утверждается руководителем.
На основании приказа руководителя (или заявления работника с визой руководителя) подотчетнику выдаются деньги.
После ответственным лицом оформляются и представляются документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:
- отчет о расходах на проведение деловой встречи;
- авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.
Составляется акт

Утверждаю: _______________
Директор ООО "….." Иванов И.И.
3 сентября 2003 года

Акт об отнесении затрат к представительским

Для приема делегации ООО "……." были осуществлены следующие расходы:

Наименование расходов –
Дата осуществления –
Сумма –
Перечень подтверждающих документов –

И все можно списывать J
По поводу нюансов касающихся УСНО тут кто то другой лучше подскажет

[Мария]

Что это за фраза вообще не понятно:

Исходное сообщение Malory
Аванс подотчетнику выдается из кассы, а в кассу мы деньги получаем из банка с назначением "хозяйственные расходы".

В огороде бузина......
Если вопрос в том, что в чеке, когда снимали деньги указали на хоз. нужды, а потратили на представительские, то это не страшно и не наказуемо

[Malory]

Мария, спасибо большое. Очень подробно и доходчиво все объяснили. Поделитесь еще опытом - можно ли списать на представительские затраты отмечание дня рождения фирмы совместно с нашими деловыми партнерами и клиентами?

[Мария]

Видимо нельзя.

К расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (пп.22 п.1 ст.264 НК РФ).
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий (п.2 ст.264 НК РФ).

Т.е анализируя нормативную базу можно выделить основные признаки, представительских расходов:
- расходы должны быть связаны с официальным приемом или обслуживанием представителей других организаций или руководящего органа;
- указанные лица должны прибыть для ведения переговоров (участия в заседании руководящего органа налогоплательщика);
- цель переговоров - установление или поддержание сотрудничества (в частности, заключение контракта, предварительного договора и т.п.) либо решение определенных вопросов организации;
К представительским относятся расходы (п.2 ст.264 НК РФ):
- на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- на буфетное обслуживание во время переговоров;
- на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Обратите внимание: этот перечень – закрытый, т.е. другие затраты, представительскими расходами не являются (Например затраты на организацию экскурсий, развлечений и т.п)

[stas®]

А вот если во время отмечания обсуждали деловые вопросы...

[Malory]

Стас, вот и я про то же Что если это отмечание обозначить в приказе как "официальный прием деловых партнеров с целью поддержания сотрудничества и обсуждения дальнейших планов", приуроченный к юбилею фирмы?

[stas®]

приуроченный к юбилею фирмы?

Это лишнее

[Мария]

stas®, это понятно, конечно можно отмечать дни рождения, устраивать дискотеки с вашими партнерами, просто посидеть напиться и пр.
НО! Не нужно указывать в бумагах, что вы отмечаете день рождение, напиваетесь или танцуете, вот о чем речь. Сделайте правильно бумаги, и делайте, что душе угодно. Потому как если вы напишите, что вы отмечали д.р. то хоть какие вопросы там обсуждайте - это ни есть представительские расходы.

[Irisha]

Если это,например, открытие магазина-супермаркета, то банкет будет рассматриваться как рекламное мероприятие ,это тоже можно оформить, как представительские расходы?
Магазин на общей системе, а расходы-по налоговому учету на уменьшение прибыли можно поставить? Ведь это же не переговоры с партнерами, а рекламная акция.