Возмещение транспортных расходов

[Elena L.]

Подскажите пожалуйста!
Директор хочет получать компенсацию за использование личного легкового автомобиля в служебных целях.Какие документы для этого нужны?Приказ, РКО?Что-то?И нужно ли собирать чеки за бензин,тех.обсл?

[Пчелкина]

Вот что я нашла ... по поводу вашего вопроса:

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель фирмы. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Сумму компенсации должен определить руководитель фирмы по договоренности с сотрудником и указать ее в приказе. Типового образца для этого документа нет. Поэтому приказ можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в нем была указана фамилия, имя и отчество сотрудника, получающего компенсацию, и ее сумма.

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:
– копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
– копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие требования предусмотрены в письмах Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 и от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Кроме того, нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, установив в нем условия и порядок использования личного автомобиля для служебных поездок. При проверке налоговая инспекция может потребовать такой документ в качестве дополнительного основания для начисления компенсации.

[Elena L.]

Спасибочки!!!!!!:

[Вислоухая]

В других рекомендациях еще упоминается путевой лист (без бензина)

[Пчелкина]

Согласна, вот что написано по поводу путевых листов ...

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Основанием для выплаты компенсации является приказ руководителя фирмы (в нем оговорен порядок использования автомобиля) и табель учета рабочего времени (в нем отражено количество дней, за которые сотруднику положена компенсация).

Однако при проведении проверок налоговые инспекции могут потребовать предъявления путевых листов на личные машины. При этом они руководствуются письмами МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419 и Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63. В этих письмах сказано, что путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.