Тема: Просроченные чеки!

Доргие клерки! Будьте добры подскажите как быть!
Ситуация такая организация заключила контракт на услуги мобильной связи и предоставила в польхование сим карты сотрудникам, услуги оплачивались через банк. Но один из сотрудников проявил инициативу и пополнил баланс через автомат. теперь в счет-фактуре у меня отразилась и эта сумма тоже, проблемы вот в чем:
1) сотрудник внес деньги через автомат еще в июле месяце, как мне принять теперь от него чеки ведь они уже "старые" (но платил он со своих денег т.е. деньги в подотчет не выдавались)
2) сотрудник привысил лимит который установлен приказом по организации, теперь мне нужно вычесть эту сумму с заработной платы, мне как просто на эту сумму при начислении з/п меньше начислить?

а зачем по прибыли уточненка это ж третий квартал его то еще не здавали?
а по вычету у меня есть приказ в котором это оговаривалось и под которым они подписались меня интересует так сказать техническая сторона просто меньше начислять что ли или бух. справкой отразить что снимается с з/п сумма превышения лимита?

У нас установленный приказом лимит по мобильной связи составляет 1500 руб. на каждого сотрудника в месяц, если превышает - удерживает из з/п. Начисляю з/п в полном объеме, потом бух. справкой через счет 73.3 Расчеты с персоналом по прочим операциям удерживаю сумму перерасхода.

Cкарлетт, спасибо большое за ответ я тож так буду делать