Принимающая сторона оплатила командировочные

[Эльга]

Вот такая ситуация сложилась, а чего делать - непонятно. Деловой партнер (достаточно известный разработчик программного обеспечения) пригласил наших сотрудников на семинар. Мы не единственные гости, семинар проводится в Турции, участие в нем мы оплатили сами, а билеты и проживание - приглашающая сторона. Но при этом - никаких подтверждающих документов на руки нашим сотрудникам контрагент выдавать не хочет, объясняя это какими-то своими непонятными для меня причинами - типа "мы вам все организовали, оплатили, а дальше - не ваше дело". Теперь наши собрались ехать в командировку, и как быть с подотчетом? Суточные - это понятно, а как людям отчитываться за проезд и проживание? И что проводить бухгалтеру? Помогите, плиз!!!!

[Gamil]

Не понял - если вы не оплачиваете проезд и проживание, то для чего людям отчитываться?

[Эльга]

Я не совсем точно выразилась. Поскольку командировочные расходы тесным образом связаны с налогообложением (НДФЛ и др.) , то именно бухгалтер (в случае проверки) должна подтвердить целесообразность и обоснованность расходов на командировку. Соответственно, если не наша организация несет расходы по командировке, то требуется подтверждение, кто именно производит оплату, и каким документом закреплены эти договоренности. Именно поэтому мы хотели иметь в бухгалтерии документ, где будет четко зафиксировано, что все расходы несет принимающая сторона. А принимающая сторона не хочет давать никакого документа. Чем это нам грозит в случае разных проверок?

[Gamil]

Деловой партнер (достаточно известный разработчик программного обеспечения) пригласил наших сотрудников на семинар. Мы не единственные гости, семинар проводится в Турции, участие в нем мы оплатили сами, а билеты и проживание - приглашающая сторона.

Приглашение есть? Условия об оплате проезда и проживания там есть?
Счет на оплату вам выставлен? Что написано в счете?
Как будет подтверждаться, что сотрудники были в Турции? На основании чего будете начислять им суточные?
Что будет написано в акте? Как будете списывать оплату семинара?

[Тоня]

а как людям отчитываться за проезд и проживание?

А зачем им отчитываться за расходы, которые они не произвели? Есть приказ о направлении в командировку, командировочные, подтверждающие, что они там были, билеты, штампы и пересечении границы. Имхо достаточные подтверждени, что они там были.