Как должны быть оформлены подтверждающие документы к авансовому отчету

[Кира]

Наше предприятие арендует автомобиль у ЧП (ремонт, стоянка, ГСМ - все расходы несет предприятие). Конкретные сотрудники ездят по доверенности.
Когда они приносят документы, например, за стоянку или ремонт авто, на чье имя они должны быть выписаны?
Например, кв.ПКО или договор наряд-заказ на ремонт: получено от "Наименование предприятия" или Ф.И.О. сотрудника.

[Сонечка]

Везде должно быть наименование организации.

[Katt]

Сонечка, это не всегда возможно, и если будет указано ФИО сотрудника можно принять документы и возместить ему расход.

[Сонечка]

Katt, почему это не всегда возможно? А как вы будете доказывать взаимосвязь между бумажкой, выписанной на Иванова и расходами своей организации?

[Нина О.]

Я считаю , что правильнее писАть : "Принято от ООО "Восход" через Иванова И.И. (о доверенности № 111 от 01.01.03 если ТМЦ"
А почему наименование не всегда возможно ?

[Нина О.]

В приципе - то , доказать связь человека и организации можно , во-первых, тем, что он работник, во-вторых, у него доверенность от организации,но тогда хоть номер доверенности вписАть ...

[Сонечка]

Нина О., а если у него доверенность от организации, то кто ему выпишет документы на физлицо и зачем это делать? С вариантом от ООО через Иванова полностью согласна.

[Andyko]

Я так понимаю, у них доверенность от владельца авто, их не нумеруют вроде бы во первых, а во вторых она (доверенность) тут вообще ни к селу...Путевой лист хоть бы...

[Katt]

Судя по ответам, вы господа, не автомобилисты. Сколько раз было, проколола колесо на дороге, заезжаю в шиномонтаж и радуюсь, что хоть какие-нибудь документы дали. Если ремонт плановый, то да выписываем доверенность, автосервис выставляет счет и с документами полный порядок.
Сонечка, чем вам не нравится вариант с оформлением документов на физлицо? Или вы усматриваете здесь реализацию? Какую доверенность вы имеете в виду? Какими документами поставщик товаров (услуг) докажет, что реализация произведена юр.лицу? Насколько я понимаю в данной ситуации доверенность на право управления транспортным средством выписана от ЧП сотрудникам предприятия, т.е. из нее не следует, что второй стороной сделки будет юр.лицо.
По возможности оформляются документы на организацию, но при оформлении документов на физлицо (сотрудника предприятия) не вижу причин не принимать эти затраты в расход, проблемы могут быть с НДС, т.к. юр.лицо не получит счета-фактуры и не сможет предъявить НДС.

[Кира]

Да, конечно, речь идет как раз о таких документах. Особенно, выписанных ЧПшниками. На них есть фамилия сотрудника и, как правило, модель а/м и гос.номер. Т.к. многие ЧПшники выдают всякие квитанции (документы строгой отчетности), то отказываются переделывать их на имя предприятия.
Т.е. Вы считаете, что я могу принять к учету документы, выписанные на имя сотрудника?
Было бы очень хорошо.

[Katt]

Когда они приносят документы, например, за стоянку или ремонт авто, на чье имя они должны быть выписаны?

Если ремонт плановый, а стоянка постоянная, то оформите все документы на предприятие. При разовых операциях, когда выдать доверенность заранее не было возможности, или это не целесообразно (ехать из одного конца города в другой за доверенностью, чтобы отремонтировать колесо, или купить жидкость в бачок омывателя) принимайте документы оформленные на физ.лицо (вашего сотрудника). Иногда налоговая пытается, необоснованно, припаять реализацию физлицу, но эти притязания незаконны и есть судебная практика, если найду скину номер постановления.

[Сонечка]

это не целесообразно ехать из одного конца города в другой за доверенностью, чтобы отремонтировать колесо

Katt, а может стоит сразу объяснять что документы нужны на юрлицо и довозить доверенность позже? И хотя притязания налогоргов может и не законны вряд ли вы будете судиться из за двух-трёх тысяч? Может лучше сразу выписывать нормальные документы чтобы не создавать проблем?

[Кира]

Дело в том, что у нас предприятие и ЧПшник. И автомобили передаются по кругу исходя из "производственной необходимости" (В общем, как директор скажет - так и будет). Иногда такая "необходимость" возникает неожиданно и договор переоформляется в течение квартала задним числом. Поэтому часть документов за прошлый период у меня просто выпадает. А мои бедные сотрудники уже и не знают, на кого им выписывать документы. И я тоже не всегда знаю.
Думаю, это не только моя проблема.

[Сонечка]

Или вы усматриваете здесь реализацию?

Нет реализации здесь я не усматриваю

Какую доверенность вы имеете в виду? Какими документами поставщик товаров (услуг) докажет, что реализация произведена юр.лицу?
Будьте внимательны, ни о какой доверенности я не говорила. И меня меньше всего волнует что будет с поставщиком услуг, меня интересует как потребитель будет доказывать что услуги оказаны ему, а не просто его сотрудник в свободное время купил масло для личной машины.

Насколько я понимаю в данной ситуации доверенность на право управления транспортным средством выписана от ЧП сотрудникам предприятия, т.е. из нее не следует, что второй стороной сделки будет юр.лицо.
Вот и замечательно, почему бы на основании этой доверенности сотруднику не просить чтобы документы оформили на ЧП?

проблемы могут быть с НДС
скорей всего проблемы будут и с прибылью, повторюсь что вряди ли из-за этого вы начнете судебное разбирательство, скорей всего доплатите налог и пеню, посему не лучше ли сразу оформлять документы нормально?

[Сонечка]

Кира, прекрасно понимаю ваши заморочки, но я бы документы оформленные на физлицо не проводила.

[Katt]

Сонечка, что значит не проводила? Сотрудник пишет авансовый отчет, руководитель его утверждает, а вы отказываетесь проводить? Вопрос в том как квалифицировать эту операцию, вы как бухгалтер решаете какие проводки сделать и какие будут налоговые последствия такой хозяйственной операции, а отказываться проводить это не решение.

[Сонечка]

Katt, вы меня прекрасно поняли, не проводила= не относила к расходам (с подотчетника НДФЛ удержала за подаренное ему организацией масло )

[Katt]

(с подотчетника НДФЛ удержала за подаренное ему организацией масло

В чем вы видите подарок? На месте сотрудника я бы вам отчет вместе с маслом сдавала, чтобы вы могли собственноручно долить его в двигатель или коробку передач, или в задний мост. Сонечка, вы оформляете документы при покупке масла, например, по безналу (договор, счет, накладная, счет-фактура все имеется), а по какому документу вы списываете это масло? Если сотрудник принес масло и не предъявил документы, подтверждающие его расход на приобретение этого масла, я квалифицирую это как реализацию сотрудником масла юр.лицу, масло приходую на склад, а с сотрудника удерживаю НДФЛ с суммы выплаченного дохода, и если сотрудник посчитает удержание неправомерным предлагаю доказывать это налоговой инспекции, но если цена приобретения документально подтверждена и возмещение сотруднику производится в той же сумме, не вижу оснований для удержания НДФЛ и квалификации сделки как подарка, масло то используется не для личной автомашины.

[Сонечка]

Katt, полностью согласна с товарами (не совсем удачный пример), а если речь идёт о услуге, например установка новой запчасти и акт выполненных работ выписан на сотрудника?

Чем больше мы беседуем, тем больше убеждаюсь в необходимости требования правильно оформленных документов.

[Katt]

Сонечка, любой автомобилист получая документы от автосервиса внимательно проверяет указана ли марка и гос номер ремонтируемого автомобиля, т.к. в противном случае они претензии по качеству ремонта не принимают.
Остаюсь при своем мнении.

[stas®]

В десятый раз одна и та же тема... Сотрудник, на имя которого выписаны документы, является агентом, действующим от собственного имени (но за счет организации). И все. Телемаркет.

[Кира]

<b>stas®</b>,
Может, конечно, и в десятый, но я поиском ничего похожего не нашла. Возможно обсуждалась эта тема отвлеченно, без конкретики. А меня интересует, могу ли я принять документ, выписанный на имя сотрудника, но по сути относящийся к деятельности моего предприятия? А также с точки зрения НДФЛ и налога на прибыль.
Объясни, пожалуйста, по-русски.

[stas®]

Кира, он ваш агент, действующий от собственного имени (комиссионер). Вы принимаете к учету произведенные им от его собственного имени затраты на основании его отчета.