Дебиторская и кредиторская задолженность.

[Na28ta]

На фирме складской учет ведется в 1С Торговля и склад, а бухгалтерский в 1С: Бухгалтерия. Периодически бывает так, что кто-нибудь вносит изменения в ТиС уже после того, когда база выгружена для обработки в Бухгалтерию. В результате этого за рядом покупателей образовалась задолженность, как дебиторская, так и кредиторская, причём задолженность только на бумаге (точнее в 1С: Бухгалтерия, а в 1С: ТиС всё нормально).

Как можно закрыть эту задолженность? Генеральный уверяет меня, что её можно просто списать, если будет письмо, о том, что мы с каждой из фирм-должников не имеем друг к другу претензий (так его научил делать хороший юрист). Если это действительно так, то каким образом это оформляется? Наверное, делается акт сверки, выявляется задолженность по акту, так? А дальше, кому и кто должен писать письмо? Как мне списывать задолженность, за счет чистой прибыли? А проводки: скорее всего через 91 счет... А если фирмы уже не существует, то как быть в этой ситуации с задолженностью?

[Мария]

Как можно закрыть эту задолженность? Генеральный уверяет меня, что её можно просто списать, если будет письмо, о том, что мы с каждой из фирм-должников не имеем друг к другу претензий (так его научил делать хороший юрист). Если это действительно так, то каким образом это оформляется? Наверное, делается акт сверки, выявляется задолженность по акту, так? А дальше, кому и кто должен писать письмо? Как мне списывать задолженность, за счет чистой прибыли? А проводки: скорее всего через 91 счет... А если фирмы уже не существует, то как быть в этой ситуации с задолженностью?

Бред наиполнейший!

Для того, чтоб таких ситуаций не было необходимо определить время для закрытия базы для исправлений. Например, ежежневно в 18-00 период закрывается, выгружается.
Далее если возникла необходимость внести исправления, то сотрудник иннициирующий такие поправки пишет служебную записку: "Прошу открыть период такой-то для внесения изменений в документ такой то. Данная необходимость связана с тем то-тем-то..."

Таким образом можно отслеживать изменения в ТиС которые происходят после выгрузки и принимать меры - перегружать период, выгружать конкретный появившийся или изменившийся документ и т.д

А в данной ситуации - либо перегрузите все документу по периоду (что будет проще), либо ищите все изменивниеся и появившиеся и выгружайте их, либо ручками правьте в бухии.

Другого не дано

[lisss]

вот ответ...добавить даже нечего!..))

[Olga.]

Наверное, делается акт сверки, выявляется задолженность по акту, так?

Да и вносятся исправления в учет. Что там у вас меняется? Накладные? Сумма выручки не изменилась разве?
Я думаю, вам надо не просто тупо списывать задолженность, а исправлять реализацию, согласно накладных (печатных форм).
И правильно Вам сказали

определить время для закрытия базы для исправлений

Иначе- это дурдом какой-то.

[Energizer]

когда мы работали на такой же системе мы делали проще: месяц менеджеры могли делать все что угодно в базе и исправлять и переделывать документы а 30 числа база выгружалась и закрывалась и все . Никаких переделок задним числом. Если очень нужно то только через бухгалтерию.

[Na28ta]

Разве мой вопрос звучит: "Как избежать таких ситуаций?". Ну если люди такие бестолковые. Я в этой фирме работаю год, при первом же закрытии квартала провела сверку и сразу же увидела, что не совпадают остатки по покупателям, причём несовпадения начинаются со времени открытия фирмы, т.е. с 2003 года. Причину я увидела сразу, обратилась к генеральномудиректору, коммерческому, менеджерам с убедительной просьбой так больше не делать!!! Но каждый раз при сверке, которую я делаю в коце каждого квартала всплывает то одно, то другое. Прошлые года я трогать не стала, тем более, что за 2003 год даже база не сохранилась, а поднимать всё на бумажном носитиле у меня нет ни времени ни желания. За 2006 год я подавала один раз уточненки по НДС и прибыли, второй раз, третий, четвертый, а потом плюнула!!! Ну что же это за издевательство такое. Вот опять: две отгрузки удалили (просто удалили даже не заняв номер сч-ф и ТТН) аж за 2 квартал, в двух изменили количество товара. Ну что опять уточненки? Не буду! Когда я к генеральному подошла с данным вопросом, он мне ответил, что можно написать письма, согласно которым мы и фирмы дебиторы/кредиторы не имеем друг к другу претензий и списать все эти образовавшиеся задолженности.

Повторюсь, меня интересует именно списание дебиторской и кредитосркой задолженности без претензий, а не то, как справится со сложившимся беспределом на данной фирме.

[Na28ta]

вот ответ...добавить даже нечего!..))

А вы лучше добавьте, но только на заданный вопрос...

[Мария]

Мой ответ был в последней фразе - "Дугого не дано"
Если вам помешал совет уж простите.
Давайте тогда четко по вопросам

Как можно закрыть эту задолженность?

Поступлением оплаты от покупателя или перечислением поставщику, актом зачета взаимных требований и прочими подобными путями.

Генеральный уверяет меня, что её можно просто списать...Если это действительно так, то каким образом это оформляется?

Это не так

Ответы на остальные вопросы неуместны после ответов на первые два

[Na28ta]

Мой ответ был в последней фразе - "Дугого не дано"
Если вам помешал совет уж простите.

Мария, извините, не хотела Вас обидеть. Стараюсь прислушиваться к любому совету и спасибо Вам за ваши. Но в данной ситуации меня интересует именно задолженность, а всё остальное зависит только от генерального: если его устраивает данное положение вещей, то флаг ему в руки. Если я к нему подхожу с просьбой провести беседу с теми, кто занимается подобной ерундой (причём в накладных фиксируется кто их вбивает,хотя, изменения и кто-нибудь другой может вносить), а он мне отвечает, чтобы я списала всю эту задолженность так, как его научил хороший юрист (так они уже делали в 2003 году, когда перекупали фирму), то о чём ему можно объяснять? Нет, он, конечно, пообещал разобраться, но мне дал указание ликвидировать задолженность, которая существует на данный момент.

Поступлением оплаты от покупателя или перечислением поставщику, актом зачета взаимных требований и прочими подобными путями.

Но какие могут быть проплаты, если реально нет никакой задолженности?

И еще много задолженностей висит за счет того, что имел место возврат товара, но никаких документов на возврат не было - в ТиС возврат проводили, а в Бухгалтерии нет. Как поступить с такой кредиторской задолженностью?

[Анжелика Ник]

Бухгалтерский учет ведется только на основании первичных документов это известно любому начинающему бухгалтеру, и если у вас в бухгалтерии образовались задолженности из-за того что вы неправильно выгрузили документы из торговли как говорится ваша проблема , исправляем только через сторно и сдаем уточненки, а для того чтобы в старый период не лазили делайте закрытие отчетного периода в торговле. С юридич.точки зрения юрист может и прав ,а налоговой точно такие письма вряд ли понравятся

[Na28ta]

Повторюсь еще раз: документы выгружаются, как положено, причём выгрузка потом сверяется с первичкой, первичка проводится, как положено. Но спустя некоторое время кому-то приходит в голову по определенным причинам поменять тот или иной документ: его меняют в ТиС, переделывают на бумаге, подшивают вместо старого, а бухгалтерию об этом не информируют... Я приходящий бухгалтер, выгружаю базу раз в месяц, документы забираю по мере их накопления. Вы правы, что нужно делать закрытие отчетного периода, но его не делают. В данной ситуации меня интересует именно: действительно ли можно закрыть задолженность по письмам. Мария мне уже ответила, что нет (спасибо). Отсюда следующий вопрос: что делать, оставить всё, как есть, либо есть другой вариант? Внести все исправления очень осложно, т.к. расхождения идут аж с 2003 года, база за 2003 год не сохранилась, т.е. нужно поднять всю первичку и провести заново по тем фирмам, по которым есть расхождения... Думаю, не стоит объяснять, какой это объём работы!

Короче, если я правильно поняла, то единственный вариант - это сдавать уточненки и по НДС и по прибыли за все периоды, в которых есть расхождения? т.е. за последние 4 года ...

[Анжелика Ник]

Вы правильно все поняли, предупредите директора что дешевле обойдется закрыть отчетный период, чем потом уточненки сдавать, объясняться с налоговой и штрафы за нарушение правил ведения бухгалтерского учета. А сейчас еще участились встречные проверки по документам.

[Мария]

что делать, оставить всё, как есть, либо есть другой вариант?

Оставить все как есть точно не вариант , потому как вам за все это при проверке отвечать и придется и перед налоговой (не руководитель будет с ней объясняться, а вы) и перед руководителем. Который с вас же и спросит.
Как вы сможете объяснить такие письма? Бардаком в базе? А с точки зрения правильности учета и начисления налогов это кого волнует?
И руководитель напиши он хоть сто приказов и по три письма на каждую такую сделку не имеет право решать прощать или не прощать долг, который висит в учете. Для списания кредиторки и дебиторки есть законодательно установленный порядок.
Тут "хозяин-барин" не бывает

нужно поднять всю первичку и провести заново по тем фирмам, по которым есть расхождения... Думаю, не стоит объяснять, какой это объём работы!

Именно так это называется "восстановление учета" и стоит отдельного разговора и отдельной оплаты.
Как вы как специалист можете сесть на бардак + продолжать в том же духе развиваться ситуации?
К чему хотите прийти?
И уж коли такая ситуация с 2003, то хотелось бы узнать, а НДС был "по оплате" или "по отгрузке"? Где оплаты? Как решался вопрос с возвратами?
Полная мать-анархия!

Вам решать, конечно.....

[Аноним]

вы уж извините меня, но я прямо скажу - если нет желания у директора и прочего менеджмента что-то менять в бизнес-процессах, то оно Вам надо???
Полная чушь обсуждать такую проблему - надо издать четкий регламент документооборота и его исполнять.
Если у менеджмента другое видение - не порте себе нервы и найдите нормальную работу....

[Na28ta]

Оставить все как есть точно не вариант , потому как вам за все это при проверке отвечать и придется и перед налоговой (не руководитель будет с ней объясняться, а вы) и перед руководителем. Который с вас же и спросит.

Мне отвечать не придётся, т.к. я официально даже не оформлена. но тем не менее, людей подставлять тоже не хочется. У меня такое ощущение, что они не понимают. Например, изменили цену в одной из накладной за декабрь 2006 года. Изменили, естественно, уже в 1 квартале 2007. Я обнаружила это при сверке в конце 1 квартала 2007, прихожу, возмущаюсь, а мне менеджер: "Ну ведь всего на 20р. накладная изменилась". Про возвраты как буд-то первый раз слышат, что на возврат документы нужны - берут товар обратно и всё. А как же я буду возврат проводить, если документов никаких нет? У предыдущего бухгалтера подход, судя по висящим задолженностям, был тот же.

[Na28ta]

вы уж извините меня, но я прямо скажу - если нет желания у директора и прочего менеджмента что-то менять в бизнес-процессах, то оно Вам надо???
Если у менеджмента другое видение - не порте себе нервы и найдите нормальную работу....

Для меня это даже очень нормальная работа, т.к. основную работу я делаю дома, а, имея маленьких, часто болеющих детей, это очень важно. А найти фирму, которая работает и не требует присутствия бухгалтера на месте не так просто...

[Na28ta]

А если, как вариант, рассмотреть такой... Провести возвраты в БУ, а в НУ не проводить? Могу я в БУ провести возврат, на который нет документов?

[Аноним]

читайте закон о бухгалтерском учете

[Мария]

А если, как вариант, рассмотреть такой... Провести возвраты в БУ, а в НУ не проводить? Могу я в БУ провести возврат, на который нет документов?

нет слов...

[Na28ta]

И у меня нет... Вы поймите, дано мне указание убрать эту задолженность! Ну куда я её уберу? Ну хорошо, даже если подниму все исправленные документы, внесу исправления, сдам уточненки. То что я могу сделать с той кучей возвратов, на которые нет документов? С фирм, с которыми работаем можно документы эти взять, а вот с тех, кого нет и впомине (а таких много). Генеральный уперся, что в 2003 году ему так бухгалтер делал, а вот я не могу... Значит, либо это делалось через одно место (извините), либо...

[Анжелика Ник]

пусть тогда издадут приказ куда деть эту задолженность с подписью директора и вы со спокойной совестью исполните это, а дальше уже вся ответственность будет на руководителе

[Анжелика Ник]

Но это все до первой проверки, когда придет налоговая для руоводителя все равно вы виноваты будите что не предупредили. не сделали правильно... так чаще всего и бывает

[Na28ta]

Так вот и я о том же. Я официально на фирме не оформлена, на мне никакой ответственности, могу сделать всё, что угодно и приказа директора для этого не нужно. Но хочется сделать, как правильно (или хотя бы максимально приблизить к этому).

[Мария]

Согласна. Потом скажет: "Ты знала, что так нельзя???!!! А почему делала? Я не бухгалтер же! Должна была объяснить, что так нельзя и сделать как положено"

[Анжелика Ник]

Правильно-это восстановление учета и восстановление нехватающих документов, никто вам ничего другого не посоветует

[Na28ta]

Но как можно восстановить документы по тем фирмам, котрых уже нет?