Оплата за гостя

[Xenta]

Добрый день, уважаемые бухгалтера!
У меня случилась ситуация, с которой наверняка кто-то сталкивался. А я - ещё нет. Помогите и разъясните, пожалуйста.

Недавно наша фирма (ООО с иностранным учредителем) заплатила гостинице (Интурист) за проживание гостей из-за границы. Один гость - из материнской компании (Германия), другой - из другой компании, которая не связана с материнской компанией.

Эти компании скоро возместят нам деньги, заплаченные гостинице (есть договоренность, и мы выставим им счета), т.е., как я понимаю, затрат у нас фактически нет.

Подскажите, как все-таки правильно отразить связаные с этой ситуацией операции в бухучете.

Спасибо.

[Nattaha]

Xenta, с какой целью они к вам едут? по-хорошему бы для начала переписку, что вот мол надо бы всем собраться-обсудить кое-что... затем - хотя бы в той же переписке, что ваше юрлицо (они пишут - мол, нижайше просим) найдите-заплатите за гостиницу, возместим, обязательно!! еще и рупь сверху доплатим за беспокойство!! и - договор на поиск и размещение. в общем-то, и все... только плюс доход от этих договоров на размещение

[maaks]

А зачем еще и счверху, равными не могут.

[Nattaha]

maaks, по ГК посредничество - платным договором оформляется... в смысле, возмездность сама собой предусмотрена, зак-вом

[Xenta]

У нас сверху никто ничего платить не будет. Просто нам возместят ту сумму, которую мы потратили. Это факт, который от бухгалтерии не зависит. Такая уж специфика.

Собственно, вопрос в следующем: как отразить это в БУ и какими проводками.

Переписка - это хороший вариант. Плюс к этому еще будет выставленный от нас счет. Может быть, что-то еще? Нужен ли договор? И какие все-таки проводки? Нужно ли подавать сведения по НДФЛ на гостей, живших в гостинице?