Срочно помогите разобраться с ККМ

[Foxa]

Доброго времени суток!
С 01.10.07 установили ККМ для расчёта с физическими лицами за услуги (доступ в Интернет), месяц почти на исходе, теперь вырисовывается неприятная картинка ввиду неопотности работы с ККМ нескольких сотрудников. Дело в том что фирма работает с 9 до 21 (менеджеры посменно 2/2) открывают и закрывают смену они самостоятельно, т.к. кассир (по сути старший менеджер) не всегда может присутсвовать, уже появились некоторые проблемы, которые требуют разрешения. По порядку:
1. Что должен сделать кассир (по сути менеджер) открывающий рабочую смену - снимать ли x-отчёт, нулевой чек или ещё что-то?
2. Сложилась такая ситуация менеджер по ошибке на конец рабочего дня вместо снятия выручки - внесла сумму в кассу на сумму продаж тем самым увеличив выручку в 2 раза т.е. на конец дня было в кассе 5000 руб реально полученных, а по z-отчёту оказалось 10 000 руб. Что с этим делать т.к. такая ситуация у нас 2 раза произошла за 4 дня? Можно ли составить акт о технической ошибки кассира (отвечать всё равно придётся старшему менеджеру) и какой штраф за это?
3. На данный момент мы оприходуем все средства выдачей кассового чека и ПКО, бухгалтер до этого тоже приходовала выручку из банка по ПКО, но т.к. бухгалтерия и касса находятся в разных места и программы учета не интегрированы, соответственно может произойти накладка в нумерции ПКО. Вопрос можно ли деньги из банка приходовать по выписке из банка?
4. Самый главный вопрос: У нас по z-отчёту по многим дням есть остатки в кассе т.к. например - получено 2000 руб., снятая выручка 500 руб., наличных в кассе 1500 руб. Так вот в ЦТО мне сказали что эти 1500 уходят в фискальную память, за весь период использования у нас таким способом скопилось тысяч 40 000, теперь вопрос каким образом мы можем теперь снять их на зарплату т.к. фактически кроме как в фискальной памяти их нигде нет.
Или можно ли на остаток сделать ПКО от кассира в бухгалтерию на сдачу выручки?Или выручка должна сниматься каждый день под 0? Как теперь оприходовать эти остатки наличности?
5. Какой штраф гразит за несохранение нулевых чеков?

Извиняюсь за глупые вопросы,надо изучать вопрос, а в интернете крайне мало информации.
Заранее благодарю.

[Аноним]

Не так все страшно как кажется.
1. х снимаете в начале работы
2.ошибки отражаете в заявлении виновного и составляете акт. раньше он был по определенной форме,сейчас не знаю,можно узнать в налоговой в отделе постановки касс на учет.Сообразно с фактом и зет отчетом вносите запись в книгу кассира-операциониста.
3. заведите 2 кассовые книги.Обоснование-удаленность кассы от офиса.
4. не совсем поняла про фискальную память.Проще было сделать каждый день приходник на поступление части выручки предыдущего дня для размена и сдачи. Правда каждый день придется их делать, зато не будет путаницы с отчетами.
5.Вызовите спеца из организации, которая обслуживает кассу.Попросите его обнулить кассу официально с актом или же проконсультируйтесь с ним.
6. а зачем вам 0 чеки? у вас же на контрольке все есть или вы х иz имеете в виду? В обох случаях есть контролька.
7. А вы знаете лимит своего остатка по кассе? Заявку в банк подавали?

[Foxa]

1. По x отчёту - снимали в течении смены, но уже после начала операций по ККМ насколько это страшно?
2. Всё понятно
3. У нас касса стоит в офисе, а вот бухгалтер находится у себя дома (надомная работа) и 1С предприятия установлен у неё со всеми нашими делами (причём на данный момент нелицензированная версия =( . С проверками понятно что можно залететь, но 1С будем ставить нормальную в любом случае. У старшего менеджера установлена ВС Бухгалтерия бесплатная однопользовательская.
4. Конкретно вот что произошло на конец рабочего дня осталась неснятая выручка т.е. наличные в кассе в сумме допустим 1000 руб, как я понимаю старший кассир должен сдать её в бухгалтерию по ПКО? Про фискальную память написала потому что в ЦТО сказали что после снятия Z отчёта сумма наличных в кассе попала в фискалку и там и остаётся. Вопрос как теперь снять эти деньги? Т.е. по моему ходу мыслей:
На конец рабочего дня мы получаем наличные в кассе по z отчёту, сдаём эти деньги в бухгалтерю по ПКО тем самым оприходовав данный остаток, так? А чтобы снять всю сумму допустим на зарплату т.к. деньги в банк не сдавались мы делаем внесение сумму в кассу из бухгалтерии (по какому документу?)
5. У нас ЦТО тупое извиняюсь донельзя - они мне толком не смогли объяснить что есть внесенная сумма вообще
6. Бухгалтер сказала что по её книге кассовых операций их лучше сохранять
7. Пока не подавали, но есть договорённость на лимит в 100 000, пока на словах но скоро надеемся документально получить.


Кстати вопрос не в тему про лимит - если лимит на конец рабочего дня определён допустим в 5 000 руб., то сумма наличности на конец месяца может быть у нас допустим 150 000 руб. (5 000 * 30 дней) ? или я чего то недопонимаю.

Спасибо за быстрый ответ.

[Искорка]

1. Просто не имеет смысла. Х-отчет снимается как подтверждение неработы ККМ.
4.

Вопрос как теперь снять эти деньги?

Так же как выручку забираете. Операция ККМ "Выплата" или аналогичная ей.

А чтобы снять всю сумму допустим на зарплату т.к. деньги в банк не сдавались мы делаем внесение сумму в кассу из бухгалтерии (по какому документу?)

Нет. Из кассы предприятия з/пл работникам выдается по платежной ведомости или РКО.
7. Пока нет утвержденного лимита, лимит = 0.

если лимит на конец рабочего дня определён допустим в 5 000 руб., то сумма наличности на конец месяца может быть у нас допустим 150 000 руб. (5 000 * 30 дней)

Щедрый банк, при такой выручке и 100 000. На мой взгляд, не больше 15 000. Вы собираетесь выручку в банк раз в месяц сдавать?

[Foxa]

1.X отчёт старший менеджер снимает для себя чтобы понять ситуацию с ККМ в её отсутствие. А штрафы есть за это?
2. Выручка у нас не 5 000 я для примера, чтобы понять технологию. Пока не знаю как будем сдавать выручку - как директор договорится

[Искорка]

Если лимит установлен, к примеру, 5 000, значит на конец каждого дня остаток в кассе не должен превышать эту сумму, поэтому

если лимит на конец рабочего дня определён допустим в 5 000 руб., то сумма наличности на конец месяца может быть у нас допустим 150 000 руб. (5 000 * 30 дней)

не верно.

[Diamin]

1. смена открывается пробитием первого чека, сама. не встречал ни одного аппарата у которого нужно было бы делать какие либо другие телодвижения для этого.
2. в кассовой пишете все так как есть, то есть все суммы идут включая ошибочный чек. составляется акт об ошибочном чеке. акт прикладывается в кассовую книгу. на каждый чек свой акт. (почитайте документацию к вашему кассовому аппарату, возможно просто пробить возвратный чек... обычно это умеют кассовые терминалы. в случае возвратного чека акт не обязателен, имхо) при исчислении налоговой базы суммы ошибочных чеков не учитываются.
3. что мешает ввести в нумерацию приходников индекс? например Б0005 - приходник по банку, К0005 - приходник по магазину....
4. ничто в фискальную память не уходит! фискальная память отражает все ваши законченные действия с кассой: внесение денег в кассу, изъятие денег из кассы, пробитие чека и пр... "получено 2000 руб., снятая выручка 500 руб., наличных в кассе 1500 руб" - данная фраза означает что пробили чеков на 2000руб, сделали изъятие денег из кассы на 500руб? если да то у вас остаток в кассе 1500руб. он может переходить из одного дня на другой, криминального в этом ничего нет, если все ИМЕННО ТАК как я описал то вы можете просто сделать изъятие денег из кассы, оприходовать и разнести на зарплату... "таким способом скопилось тысяч 40 000" что имеется ввиду именно? а. остаток в кассе б. нарастающие счетчики(у каждой кассы их ведется сразу несколько). если имеется ввиду остаток кассы то см. выше, если нарастающие счетчики то ничего не нужно делать, показания счетчиков являются справочными данными.
5. ниразу не слышал о хранении нулевых чеков. нулевой чек не отличается ничем от обычного, если вы правильно называете вещи своими именами. соответсвенно хранить их не нужно, соответственно штрафа за нехранение их нет... какой смысл их хранить?

хранить Z-отчеты нужно! X-отчеты хранить нет необходимости - это справочные отчеты, для ваших внутренних целей, за день можно напечатать их сотню штук, ничего не изменится. Отчеты о внесении или изъятии денег из кассы следует хранить только для внутренних целей.

совет: внимательно и вдумчиво прочитайте документацию к вашему аппарату. 99% тумана в вашей голове выветрится.

[Foxa]

Спасибо за ответ.
Документацию читала от корки до корки, но кроме чисто технических сведений ничего толкового там по интересующим вопросам не описано (ККМ АМС-100К), поэтому и обращаюсь, к Вам, как к знающим людям.
по ответу 3. Как раз таки вопрос можно ли так оформлять, если можно и за это не выдерут то будем с нового года так и делать.
по ответу 5. Спасибо, будем знать

по ответу 4. Напишу полностью как есть ситуация, может я просто не могу понять элементарных вещей:
Берём Z отчёт:
Там данные:
Выручка за день 2000 руб.
Снято 500 руб.
Наличные в кассе 1500 руб.

Смена закрылась.На следущий день я 1500 руб уже нигде не вижу (только в счётчике общей выручки по ККМ).
Как оприходовать эти 1500 руб? Сдачей по ПКО в головную кассу предприятия? Если так то под зарплату они потом выдаются уже головной бухгалтерией, так?
Сейчас по ККМ (общему счётчику) за весь период работы кассы прошло порядка 120 000 руб. из которых примерно 70 000 руб. не было снято действием "Снятие выручки" во время смены.

Рапишите пожалуйста чётко весь алгоритм как оприходовать остаток наличных в кассе и выдавать их под зарплату и должны ли в ККМ быть какие то данные о том, что реально мы эти деньги уже отдали.

И ещё вопрос
Можно ли допустим эту сумму положить обратно в кассу "Внесением суммы"
Допустим у меня вчера по z-отчёту осталось налички 10 000 руб. Я их сдала в бухгалтерию по ПКО, наутро мне бухгалтерия их отдала для внесения в кассу - а в течении смены я их сняла под зарплату?

Извините за глупые вопросы, просто надо разобраться, а не могу.
Надеюсь на помощь!

[Diamin]

3. можно, у меня несколько баз в разных регионах, все они обьеденены с одной главной, все документы каждого региона имеют свой префикс.
4. "Можно ли допустим эту сумму положить обратно в кассу "Внесением суммы" - если ваша касса поддерживает операции "внесение денег в кассу" и "изъятие денег из кассы"(см. руководство) то движения денег лучше делать так: любые внесения денег в кассу(кроме прямой продажи товара) отражаются операцие "внесение денег в кассу", любые изъятия денег из кассы(кроме прямого возврата покупателю) отражаются операцией "изъятие денег из кассы"
"Берём Z отчёт:
Там данные:
Выручка за день 2000 руб.
Снято 500 руб.
Наличные в кассе 1500 руб.

Смена закрылась.На следущий день я 1500 руб уже нигде не вижу (только в счётчике общей выручки по ККМ)." - по тому как вы пишете касса у вас не ведет учета денег в кассе между сменами... если вы в начале дня не делая никаких внесений в кассу(кроме продаж) снимаете X-отчет и показатель "денег в кассе" отражает ТОЛЬКО сумму продаж. то по закрытию смены вам достаточно просто оприходовать выручку на кассу в вашей учетной системе.
но если судить по следующей вашей фразе "Сейчас по ККМ (общему счётчику) за весь период работы кассы прошло порядка 120 000 руб. из которых примерно 70 000 руб. не было снято действием "Снятие выручки" во время смены." то получается что ваша касса ведет учет наличных денег между сменами....
у меня стойкое ощущение что вы просто запутались в показаниях вашей кассы.
если вам касса пишет в отчетах что "нарастающий итог" = 120 тыс, "денег в кассе" = 70 тыс, то вам нужно произвести на кассовом аппарате операцию "изъятие денег из кассы" НО если я не ощибаюсь на отчетах выводятся следующие счетчики(формулировки свободные - нет под рукой отчетов):
пробито всего по кассе - сумма всех пробитых чеков, включая те по которым сделаны были возвраты, ошибочные чеки и прочее
счетчик возвратов - сумма пробитых возвратов
ну и как таковая выручка - разность между пробито всего и возвратами.
может быть у вас 120 тыс - пробито всего, а 70 тыс - выручка?

внимательно посмотрите несколько идущих подряд отчетов по кассе и сравните цыфры которые в них, думаю вы о многом догадаетесь сами...

насчет документации, помимо паспорта(к котором техничекая информация и только) должно быть руководство пользователя - именно оно вам и нужно

[Foxa]

Совсем запуталась... возьму сегодня z отчёты и если будут вопросы ещё напишу.
Понимаю, что совсем глупо, но ещё один вопрос:
У меня 01.10 во время работающей смены была снята выручка на зарплату,которую я передала в бухгалтерю каким образом я должна документально оформить эту передачу?
Я как ответственный кассир передаю выручку в бухгалтерю для дальнейшего распределения под зарплату - получается что от себя я должна оформить расходный ордер, а в бухгалтерии должны сделать приходный?
И последний вопрос о чём я писала ранее, у меня на конец рабочего дня остались наличные в кассе - каким образом мне передать их в бухгалтерию, т.к. по какому документу?

[Foxa]

Посмотрела z-отчёты :
Внизу есть графа НИ там сумма получения с 01.10. по 31.10 (обящая сумма выручки за весь период работы ККМ) на данный момент она показывает 206 000 руб. , во время смены или перед её закрытием мы снимали выручку нажатием "Снятие выручки" - тем самым из этих денег ушло порядка 100 000 руб. именно по снятию, когда не снимали таким образом деньги в Z-отчёте стояла сумма "Наличные в кассе" ну и соответственно наличка. Если из 206 000 вычесть 100 000 которые я отдала во время смены "Снятием выручки" то получается у меня в ККМ на данный момент налички должно быть 106 000 руб.
Могу/должна ли я по концу каждой рабочей смены отдавать "Наличные в кассе" в бухгалтерию?

[Foxa]

Помогите, пожалуйста

[Искорка]

Могу/должна ли я по концу каждой рабочей смены отдавать "Наличные в кассе" в бухгалтерию?

Можете, только следите за лимитом. При сдаче выручки из операционной кассы(ККМ) в кассу организации надо делать операцию ККМ "Выплата" или "Изъятие..."(возможны варианты) на эту сумму, оформить приходный кассовый ордер. Сумма в Z-отчете "Наличные в кассе" должна совпадать с остатком наличных денег.

[Foxa]

Сумма в Z-отчете "Наличные в кассе" должна совпадать с остатком наличных денег.

Вот а теперь кульминационный вопрос.
В кассе остались наличные (по Z-отчёту графа "Наличные в кассе") за несколько дней (10-15 дней в сумме около 106 000 руб.) как теперь эти деньги снять на зарплату ? Ведь фактически остаток в кассе лежит налом за все дни, в которые выручка не была сдана в бухгалтерию по операции "Снятие выручки" - но в течении смены я не могу снять денег больше чем находится в ккм за смену.

[Искорка]

в течении смены я не могу снять денег больше чем находится в ккм за смену

Почему? Не позволяет ККМ? Ведь сами пишите, что

по Z-отчёту графа "Наличные в кассе") за несколько дней (10-15 дней в сумме около 106 000 руб.)

Или реально такой суммы нет?

[Foxa]

Почему? Не позволяет ККМ? Ведь сами пишите, что Или реально такой суммы нет?

ККМ не позволяет снять более той суммы что пробита за эту смену.
Т.е. есть у меня по x-отчёту: пробито на сумму 2000 руб. - вот их я и могу снять действием "Снятие выручки".
Я не могу понять куда делись деньги которые не были сняты во время смены или по концу рабочего дня перед снятием z-отчёта действием "Снятие выручки".
Делаю выкладку из z отчётов кооторые под рукой:
01.10.2007 г.:
Пробито по первому отделу (работает по одному отделу) 25 700 руб.
Внесенная сумма 0
Снятая выручка 10 000
Наличные в кассе 15 700

Ниже стоят значения:
ИС
ИВ
НИ
между ИС и ИВ стоит сумма 25 700 руб.
ниже НИ так же стоит сумма но 25 701. 11 (тоже интересно почему)

02.10.2007г.
ККМ не включалась - z отчёт отсутствует.

03.10.2007 г.
Пробито по первому отделу 4 300 руб.
Внесенная сумма 0
Снятая выручка 0
Наличные в кассе 4 300

Ниже стоят значения:
ИС
ИВ
НИ
между ИС и ИВ стоит сумма 4 300 руб.
ниже НИ стоит сумма но 30 001. 11

аналогично идёт далее до 10.10.2007г.
Потом мы стали снимать выручку с ККМ на конец смены.

17.10.2007 г.
Пробито по первому отделу 5 400 руб.
Внесенная сумма 0
Снятая выручка 5 400
Наличные в кассе

Ниже стоят значения:
ИС
ИВ
НИ
между ИС и ИВ стоит сумма 5 400 руб.
ниже НИ стоит сумма но 95016. 11

Далее почти все дни идут аналогично 17.10.2007 г.

Вопрос. Как выше написано (01.10 и 03.10, а так же в последующие дни) у меня оставались по Z отчёту наличные в кассе.
Как теперь эту общую сумму снять через ККМ?
ККМ не даёт снять денег большем чем по текущей смене, могу ли я оприходовать "Наличные в кассе" по z-отчёту в бухгалтерию ПКО?
Извиняюсь за повторения, я уже морально истощена т.к. не понимаю что делать.

Сумму за несколько дней я высчитала самостоятельно, в ККМ я не вижу информации об суммарных остатках кассы.

[Foxa]

В ЦТО мне сказали что деньги записаны в фискальную помять и больше вы с ними ничего сделать не можете, я не понимаю раз это наши деньги то как мы ими теперь не можем пользоваться

[Искорка]

ниже НИ так же стоит сумма но 25 701. 11 (тоже интересно почему)

1.11 часто пробивает мастер обслуживающей организации, для проверки работы ККМ.

раз это наши деньги то как мы ими теперь не можем пользоваться

За прошлые смены просто оприходуйте выручку в кассу организации по ПКО в итоговой сумме за смену. Если есть возможность, то переделайте кассовую книгу, сделайте приход выручки ежедневно (если в какие-то дни были отдельные выплаты, то приходуйте 2 суммы разными ПКО). Если есть превышение лимита, то выдавайте п/о. На будущее в конце смены делайте выплату.

[Искорка]

По вашему примеру:
1.10 ПКО1 10 000 ПКО2 5 700
3.10 ПКО 4 300
17.10 ПКО 5 400 и т.д.

[Bonna]

[QUOTE=Foxa;51361254] ниже НИ так же стоит сумма но 25 701. 11 (тоже интересно почему)QUOTE]

Здесь все верно, не обращайте внимания на эту разницу.

[Аноним]

1.менеджер приходя на работу просто открывает рабочую смену и по мере прихода клиентов принимает оплату и пробивает чеки. для проверки (ревизии) в течении дня можно использовать (снимать X -отчет),в конце дня снимаете Z -отчет сверяете с дневной выручкой, делаете запись в журнал кассира операциониста согласно необнуляемых итогов на начало и конец дня (по Z отчету). (как называется ваш ККМ?).
2. ваш кассир менеджер должен написать объяснительную это раз, как правило налоговики не обращают внимания на просто внесения ч/з ККМ, им важны не обнуляемые обороты и выручка та что жирно рисуется в отчете X или z. В третьих изучите инструкцию по работе с ККМ или возмите консультацию у вашего техника по обслуживанию ККМ.
3. мне не совсем понятно вы выписываете приходник на каждый чек?
так не делается ПКО выписываю в конце дня на общую сумм выручки пробитой ч/з ККМ (если у вас один вид услуг), другим ПКО приходуйте снятую наличность из банка.
нумерация ПКО прерываться не может. чтобы не получилось накладки я так думаю основное рабочее место у вас бухгалтерия, а точка где касса это вспомогательное значить ваши кассиры просто подбирают кассовые документы за рабочую смену,день и передают вам по графику 1 раз в неделю в месяц для дальнейшего учета.
4. у вас довольно интересное представление о фискальной памяти ККМ, почитайте инструкцию. если у вас есть какая-то выручка за день значить ее кто то инкассирует, сдаете в банк или в сейф директору вот от туда и берите на з/п.
что касается остатков, то 1. у вас должен быль лимит подписанный в банке. 2. в кассе может оставаться остаток после сдачи основной выручки.что бы не было обмана от кассиров заведите тетрадь по передаче остатков где будет фиксироваться все движение ден. средств.
на остаток не оформляется ПКО это увеличение ваших же ден. ср-в.
5. за не сохранение 0 чеков штраф не предусмотрен, а вот за не сохранение Z отчетов без уважительной причины что предусмотрено. их хранят 5 лет.
читайте консультант+ гл. бух и другие издания.

[Foxa]

Кассовую книгу мы не заполняем до сих пор (знаю,знаю..нарушение) чтобы не переправлять как раз хотела выяснить все вопросы чтобы заполнить правильно.
Искорка, большое спасибо - теперь вопрос исчерпан, всё доходчиво и понятно.

Аноним:
1. АМС 100К
2. ЦТО у нас бестолковое и узнать конкретные вопросы у них не получается, поэтому и обратилась на форум.
2. Да мы выписываем клиентам приходник на каждый чек или один приходник на 2 чека на общую сумму по чекам, посколько нам так удобнее, т.к. услуга специфическая - есть и подключение, и оплата тарифа и дополнительных услуг и в ПКО в графе основание мы прописываем за что берём деньги (за какую услугу) чтобы было проще самим разобраться куда пошли деньги т.к. менеджеры не всегда вовремя заполняют внутренний отчёт по приходам (наша больная тема) и иногда только по ПКО мы можем узнать куда во внутреннем отчёте должны пойти деньги (на какую конкретно услугу). Во всей литературе я читала что в принципе кассир обязан выдавать на услугу с кассовым чеком ПКО, но штрафов за это нет, если есть ПКО на общую сумму в бухгалтерию. У нас выдача ПКО это вопрос нашего удобства внутри.
4.5. Это понятно и вопрос уже прояснён.

[Foxa]

А формулировку ПКО по сдаче в бухгалтерию выручки не подскажите?
Я как понимаю по Дебету это 50 счёт по Кредиту 50.1. (касса в организации)
Принято от кассира
Основание что ставить? Сдача выручки за число?

[Искорка]

Foxa, если есть возможность, то ведите кассовую книгу в электронном виде. Распечатываете ежедневно отчет кассира и вкладной лист кассовой книги, прошиваете и скрепляете печатью по окончании года. Очень удобно .

[Foxa]

Т.к. на ПКО которые выдаются клиенту у нас идёт Дебет 50.1 Кредит 62.

[Foxa]

У нас ещё кассовая книга, выданная при регистрации кассы не заполнялась ...
Кстати мысль о ведение электронного учёта хорошая, будем пробовать

[Искорка]

по Дебету это 50 счёт по Кредиту 50.1. (касса в организации)

Дт 50.1 касса организации Кт 50.2 операционная касса
основание: торговая выручка (если несколько точек, то наименование подразделения) за *дата*.

[Foxa]

Искорка,
Хм... т.е. по идее у бухгалтерии должны деньги из банка тоже приходоваться по 50.1, а я в ПКО должна указывать в Дебете 50.2 ?

[Искорка]

У нас ещё кассовая книга, выданная при регистрации кассы не заполнялась

журнал кассира операциониста? Вот это действительно плохо. Он должен находиться рядом с ККМ, и при любой внеплановой проверке обнаружится его неведение.

[Foxa]

Да именно этот журнал, да дело ещё в том, что я вот и думаю как побыстрее это правильно сделать т.к. суммы которую я писала выше 106 000 руб. остатка налички в кассе, фактически в кассе нет и надо её быстренько списать на з/п.
Теперь придётся переделывать все приходники начиная с 1-го октября,чтобы делать сдачу налички в бухгалтерию.