попытка ответить по существу вопроса.
Вы сами устанавливаете внутри компании, как нумеруются и индексируются документы.
Одни клерки заключают трудовой договор №12, другие - ТД/07-012.
Одни составляют приказ № 20 л/с, другие - № 20 к.
Заведите себе правила и следуйте им.
Мильон лишних бумажек заводить не надо, но если есть такое желание, составьте номенклатуру дел. Там и пропишете, что как нумеровать документы и сколько времени хранить.
