ГСМ по трудовому соглашению

[Татьяна MTV]

Заранее приношу свои извинения, если этот вопрос уже обсуждался. Не нашла!

Помогите, пожалуйста. С транспортом и ГСМ дел никогда не имела.

Ситуация след. У нас есть грузовой автомобиль. Мы приглашаем водителя, который будет работать на этом авто. Заключаем с ним трудовой договор (или договор подряда, а может его лучше в штата зачислить?). Машина стоит на учете в Москве, а вот работать будет в Калининграде. Сейчас шеф требует, чтоб я выдала этому товарищу наличку на бензин на месяц, а у меня голова кругом, как же я ему выдам, если он не может быть подотчетнам лицом? Или нужно купить какую то карточку на бензин?
Как вообще можно выдавать средства на бензин НЕ СОТРУДНИКУ?
Тут у меня еще возникают сомнения, а может ли авто работать постоянно в Калининграде, не будет ли это "иное обособленное подразделение"?

Не бросайтесь, плиз, в меня тапками, я бухгалтер начинающий.

[Tortilla]

трудно давать однозначный совет при минимуме информации о характере "работы" водителя и автомобиля, но в первом приближении так:
- водителя в штат - ибо то что вы описали больше похоже на систематическую работу чем на подрядную;
- если водитель все же не в штате - выможете только выплачивать еу вознаграждение по ГП договору, а ГСМ - его проблемы;
- обособленное подразделение - если водитель в штате и работает по определенному постоянному месту тем более есть имущество;
- еще вопрос - а кроме авто там больше ничего нет ?

[Татьяна MTV]

трудно давать однозначный совет при минимуме информации о характере "работы" водителя и автомобиля, но в первом приближении так:
- водителя в штат - ибо то что вы описали больше похоже на систематическую работу чем на подрядную;

Спасибо что откликнулись.
Вот и я думаю, что кроме как "в штат", по другому не получается.
Мы будем делать закупки цемента- бетона и перевозить собственным транспортом организации -покупателю (мы покупаем и сразу продаем), которая находится в Калиниграде. Машина будет постоянно находиться в Калиниграде. А вот чтоб сэкономить на оплате труда водителя, шеф хочет заключать с ним договора. Дескать, два дня будет ездить, а вдруг неделю не будет заказов?
Ну, допустим, я беру человека в штат,а как вообще выдавать аванс на бензин в таком случае? Если он постоянно находится в Калининграде, получается что я его туда отправляю в командировку? А деньги мне ему пересылать переводом? а отчеты в виде чеков и путевых листов получаю письмом?

Вот из всего это и вытекают мысли об "ином обособленном подразделении", ведь не возможно вести такой дистанционный учет.

[Татьяна MTV]

- еще вопрос - а кроме авто там больше ничего нет ?

Нет, ничего не будет, все остальное в Москве. (Даже не представляю, где он там жить будет? Наверное прямо в машине! )

[Тоня]

вдруг неделю не будет заказов?

Суммированный учет рабочего времени (если водителя это устроит)

я его туда отправляю в командировку?

Ни в коем разе при разъездной работе. Водитель, кстати, живет в Калиниграде? т.е. безвылазно там будет работать?

как вообще выдавать аванс на бензин в таком случае?

В идеале топливную карту сделать, крайне удобно и вам, и ему.

[Тоня]

Не видела ваш пост 4, когда отвечала.

Наверное прямо в машине!

т.е. живет не там? Какой-то вахтовый метод получается....

[Светлана Любина]

Денежные средста выданные в подотчет Вы можете перечислять ему с расчетного счета на его лицевой счет (пластиковая карта или сберкнижка). В назначении платежа напишете: "В подотчет на приобретение ГСМ и запасных частей. НДС не облагается". Издадите приказ о периодичности отчетности (например еженедельно или ежемесячно) и пусть он Вам отчеты по почте направляет. От Калининграда до Москвы почта идет 5 дней. И что касается экономии на з/платных налогах, если он у Вас прописан не Калиненграде, тогда можете ему выплачивать компенсации за разъездной характер работы (чтобы налоговая не очень домагалась установите ее в размере 700р как и суточные).

[Татьяна MTV]

Не видела ваш пост 4, когда отвечала.
т.е. живет не там? Какой-то вахтовый метод получается....

Не... не вахтовый... больше похоже на ссылку. Сам он из Москвы.

А Вы не подскажите, что такое "топливная карта"? И какие нормативные документы можно посмотреть. Не знаю даже что завести в поисковике по Гуглу, чтоб получить побольше информации. Не могу понять сколько мне сейчас нужно выделить денег на бензин.

[Светлана Любина]

Моя организация работает с фирмой Петро+ Регион. Мы заключили договор на приобретение у них топливной карты (просто пластиковая карта), они нам дали список заправок на которых она действительна (их очеь много). Далее мы перечисляем денежку на эту карточку и ежедневно нам на электронку приходят сообщения на какой заправке, на какое количество бензина и на какую сумму произошла заправка вашего автомобиля. А в конце месяца приходит акт с расшифровкой всех заправок и суммой остатка на счете и что самое приятное счет-фактура (конечно же с НДС на возмещение). А вашему водителю прийдется только писать путевые листы и присылать их по почте.

[Светлана Любина]

Кстати это исключает возможность подделки чеков и вы сможете сделать привязку заправок к маршруту указанному в путевке. Это очень дисциплинирует водителя.

[Тоня]

Не знаю даже что завести в поисковике по Гуглу

На клерке море статей и веток, где обсуждается эта тема. И карты, и талоны.

Сам он из Москвы.

Так а схема работы какая? Выехал он из Москвы, доехал до Калининграда, дальше что? Как долго он там пребывает? Плохо представляю, как можно при таком наличии информации посчитать, сколько ему на ГСМ денег дать.

больше похоже на ссылку

Я почему-то именно так вахтовый и представляла....

[Татьяна MTV]

Светлана Любина
Спасибо! А то я ни как не могу понять, что же это за "бухгалтерский документ " такой.

Читаю ветки про суммированный учет рабочего времени и про разъездной характер работ.

[Светлана Любина]

Считаем расстояние от Москвы до Калининграда * 2 + расстояние от места загрузки до места разгрузки * на количество рабочих дней + 10-15% на л.н. А затем спокойно расчитываем количество необходимого топлива по нормативам и умножаем на среднюю цену. У нас пол-страны на выезде работает. А вахтовый метод от разъездного характера работы отличается заключенными договорами.

[Татьяна MTV]

На клерке море статей и веток, где обсуждается эта тема. И карты, и талоны.
Так а схема работы какая? Выехал он из Москвы, доехал до Калининграда, дальше что? Как долго он там пребывает? Плохо представляю, как можно при таком наличии информации посчитать, сколько ему на ГСМ денег дать.

Дык я про автомобили вообще представления не имею, кроме как
" Пошел в салон, купил, делаешь ТО по срокам, пришло время- продал, купил новый". В первый раз столкнулась с этими вопросами. Сейчас буду штудировать все ветки по ГСМ.

А вот на счет сроков мне шеф вообще ничего не говорил. Сейчас буду выдавать наличкой, сколько скажут, и сразу буду покупать карту. Иначе я вообще никогда не сведу концы с концами.

[Татьяна MTV]

У нас пол-страны на выезде работает. А вахтовый метод от разъездного характера работы отличается заключенными договорами.

Ой, девочки, извините, а я думала, что вы прикалываетесь, когда говорите "вахтовый метод". А это оказывается термин такой.
Т.е. мне нужно сейчас еще читать в чем разница между вахтой и разъездным характером и соответственно составлять договор.
Мамадарагая... я же утону.

[Тоня]

расстояние от Москвы до Калининграда * 2 + расстояние от места загрузки до места разгрузки * на количество рабочих дней + 10-15%

При наличии всех данных, имхо, автор бы из сама посчитала

мне нужно сейчас еще читать в чем разница между вахтой и разъездным характером

имхо нужно все же от обратного, т.е. понять что все же водитель будет делать, как долго пребывать в Калиниграде, откуда будет ежедневно выезжать и куда возвращаться.

[Татьяна MTV]

Что то мне водителя брать в штат уже расхотелось. Гимор жуткий.
А возможно ли мою ситуацию разбить на две части?
Первая.
Я заключаю с водителем договор подряда о том, что он мне перегоняет авто в Калининград (или договор возмездных услуг). За оказанную услугу выплачиваю ему вознаграждение, в которое все включено: и его вознаграждение и деньги на бензин. (Удержу 13% и все дела!)

Вторая.
Заключаю с водителем договор, что он работает в Калининграде на моем авто, выплачиваю ему вознаграждение ежемесячно, покупаю топливную карту и перечисляю туда деньги на бензин. Он мне присылает путевые листы и я списываю бензин по выпискам с топливной карты. И меня совсем не волнует вахта это у него или разъезды.
А когда работа в Калинине закончится, он мне по новому договору пригонит мой грузовик в Москву.
Такие варианты возможны? Может так проще?

[Светлана Любина]

Если человека не жалко, то в принципе можно. Ведь ему потом по году в налоговую идти и декларироваться. А где у Вас гарании что он не задержится там до отчетного периода (или как раз в этот момент уедет). Тогда у Вас будет больше геморроя.

[Татьяна MTV]

Эх! Кто б меня пожалел. У меня между прочим сегодня аманины, а я с самого утра от компа не отхожу, учиталась уже. Х-нык.

А человек с самого начала собирался по договору работать, значит на все согласен.

[Чиж]

Я думаю, все-таки лучше заключить договор подряда с возмещением затрат на осуществление работ.
Т.е. отдельно прописать вознаграждение по договору (з/пл), и отдельно указать, что возмещаются расходы на ГСМ, проживание (все-таки это нужно предусмотреть), мелкий ремонт и т.д.

На вознаграждение начисляются налоги, на возмещение-нет. Это экономичнее, чем облагать всю сумму по договору.

Выдача налички-предоплата по договору.