Возмещение дорожных расходов приглашенным участникам

[Hilda]

Всем доброго дня!
ООО на УСН 6%, услуги по организации конференций/тренингов. проблема следующая: часто приходится налом возмещать дорожные и командировочные расходы приглашенным участникам. Деньги снимаем по чеку на хоз расходы, но загвоздка в том, какими документами их прикрывать. Нас проконсультировали "компетентные" люди и волосы стали дыбом от списка необходимых бумаг:
1. ведомость с росписью о получении денег (не страшно)
2. копия паспорта (нормально).
3. оригиналы билетов, включая ОРИГИНАЛ билета от места проведения тренинга домой. Вроде как копия билета не является подтверждающим документом. . (сами понимаете, что очень мало кто озадачивается отправкой билетов, даже когда мы даем конверт с обратным адресом).
4. Отдельный договор с КАЖДЫМ участником на возмещение денег и получение сумм (а участников иногда 100 и больше).
5. И самое страшное ОРИГИНАЛ командировочного удостоверения. его то получить ваабще невозможно, потому что во первых последняя печать ставится уже по возвращению, а во вторых оригинал требуется по месту работы участников.
Как считаете, обоснован ли этот перечень? Или же все намного проще и мы усложняем себе жизнь? Может кто-то уже сталкивался с подобной ситуацией?

[Над.К]

3. Мы всегда копии делали, потому что получить оригинал потом практически не реально
4. Все необходимые данные можно в расходник запихать, мы поэтому не ведомостями, а расходниками выдавли деньги
5. Погодите, так участники едут к Вам в командировку??? Они что, и на работе и у Вас будут получать командировочные???

[Над.К]

И обратите, пожалуйста, внимаение, что ни у кого в соседних темах нет названий тем с прописной буквы. Наверное это неспроста, как думаете?
Название исправлено

[Hilda]

Название с большой буквы для пущей важности ))))
А с участниками след ситуация. Мы получаем деньги от заказчика по договору комиссии (наша комиссия с которой платим налоги, выделенная отдельной строкой и основная часть, которую мы раскидываем в гостиницы, платим командировочные и тд. причем мы возвращаем недотраченную часть). Заказчиков устраивают копии документов. Но как нам сказали, при проверке, наши "бумажонки" (то бишь копии) будут просто как мусор.
Часто участники за свой счет покупают билеты и еще им причитаются небольшие суммы на разные нужды. Вот их то мы и выдаем. То есть это не наши сотрудники и едут как бы и не к нам, а к нашим заказчикам. Но деньги проходят через нас. Вот сидим мы и ломаем голову, чем чеки то прикрывать...