Господа бухгалтера!
Состовили мы тут Памятку для подотчетных лиц (в т.ч. для отчета по командировкам). Может кому из Вас пригодится. А может кто добавит или подправит.
Заранее спасибо.
Памятка для Подотчетных лиц
«О документах, необходимых бухгалтерии ООО «...» для принятия к учету использования выданных сумм на командировочные расходы»
1) Сотруднику ООО «...» (далее – Организации) отправляющемуся в командировку согласно решению руководства Организации, необходимо оформить следующие документы:
• приказ о направлении в командировку (тип.форма №Т-9, Т-9а),
• Задание и отчет (тип.форма Т-10а),
• командировочное удостоверение (тип.форма Т-10).
2) В случае если сотрудник командируется сроком на 1 день, то командировочное удостоверение можно не оформлять. Если сотрудник командируется сроком более 1 дня, то на командировочном удостоверении необходимо проставить печать по месту пребывания в командировке.
3) По пребытии из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию в течение 2 дней авансовый отчет о потраченных денежных средствах.
4) Сумма, выдающаяся командируемому сотруднику, определяется Руководством. Норматив составляет 100 руб./день для командировок свыше 1 дня, со сверх нормативных сумм должен быть удержан НДФЛ и перечислен в бюджет в течение 1 дня после утверждения авансового отчета по командировке, а сумма превышения норматива должна быть включена в налогооблагаемый доход сотрудника. (п.6 ст.226 НК).
5) в командировку могут направляться только штатные сотрудники Организации.
6) Сотрудникам, находящимся в командировке, необходимо требовать от иных организаций, оказывающим им услуги при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость. (Постановление Правительства РФ от 16.02.2004 N 84), а именно счет из гостиницы (форма №3-Г или №3-ГМ, утв. Приказом МФ РФ от 13/12/93 №121), счета-фактуры новой формы с указанием в них КПП и расшифровкой подписей (Пост.Прав. №914 от 2/12/2000, в ред. Пост.Прав. РФ №84 от 16/2/04).
Приложение №2 к
Приказу №2 от 01/02/2004
Положение для Подотчетных лиц
«О документах, необходимых бухгалтерии ООО «....» для принятия к учету выданных сумм для приобретения товаров и услуг в интересах организации»
1) Сотруднику, получившему денежную сумму из кассы организации, для хозяйственных расходов необходимо отчитаться по потраченным денежным средствам в течение 30 дней с даты их получения, предоставив авансовый отчет в бухгалтерию (см.Уч.политику организации на 2004 год п.3 Прил.4). Срок сдачи отчета по командировке - три дня (по загранкомандировкам - 10 дней). В случае несдачи в срок сумма, выданная подотчет должна быть включена в доход сотрудника и начислен НДФЛ.
2) Следует иметь в виду, что по мнению многих налоговиков покупка товаров (услуг) за собственные деньги с последующим возмещением от организации является порочной практикой.. Так можно было делать раньше. Теперь по Гражданскому кодексу, приобретая что-то за свои деньги, вы становитесь собственником этого приобретения. Для возврата своих средств придется передать право собственности вместе с объектом работодателю. А это уже сделка купли-продажи. Соответственно в форме 1-НДФЛ ее нужно будет зафиксировать в разделе 7 как реализацию физлицом имущества, принадлежащего ему на праве собственности.
3) Сотрудникам, отчитывающимся по потраченным наличным денежным средствам (за материалы, услуги и др.), необходимо приложить к авансовому отчету чек ККМ, товарный чек, накладную и др. Необходимо обратить внимание на наличие печати, подписи, названия, ИНН организации, продающей товары (работы, услуги). Документы, которыми отчитывается подотчетник, должны быть парными: либо накладная плюс квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек плюс чек ККМ. Первый документ в каждой паре описывает саму операцию, второй подтверждает факт оплаты. Если пары нет, выданные деньги включаются сотруднику в доход и облагаются НДФЛ. Кроме того, необходимо контролировать порядок заполнения товарного чека. Статья 9 закона о бухучете содержит набор обязательных реквизитов, которые должны быть в первичных документах. А там имеется такой пункт, как «Содержание хозяйственной операции». Поэтому просто запись «Канцтовары» не может являться достаточной.
4) Следует избегать покупок у ПБЮЛов. Однако, если сотрудник приобрел что-либо у ПБЮЛ, то сотруднику необходимо потребовать (перписать с составлением закупочного акта данные сведения со стенда, которые должны быть у него публично размещены) следующие сведения у продавца: свидетельство о госрегистрации, свидетельство о постановке на учет (Пункт 2 статьи 230 НК).
5) Следует иметь в виду, что согласно Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ все организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику при расчетах наличными или платежными картами. В момент оплаты они должны выдавать отпечатанные ККТ чеки.
Чек должен содержать следующие реквизиты:
• наименование организации; идентификационный номер организации-налогоплательщика;
• заводской номер контрольно-кассовой машины;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки (оказания услуги);
• стоимость покупки (услуги);
• признак фискального режима.
Согласно письму Минфина от 05.01.2004 № 16-00-17/2, на чеке могут быть и другие данные, «предусмотренные техническими требованиями к ККТ». Отсутствие какого-либо реквизита на чеке может быть приравнено к неприменению ККТ.
По статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, за это полагается штраф для кассиров – 1,5-2 тыс. рублей, для предпринимателей – 3-4 тыс. рублей, для организаций – 30-40 тыс. рублей.
Сообщение от ОлегЪ
