Организация труда главбуха

[Алвин]

Главным тружусь больше 10 лет.По 7 контор вела, а в большой бухгалтерии никогда не работала (так уж получилось,всегда одна и всегда главный).Но сейчас времена изменились,веду оптовую торговлю с очень широким ассортиментом(больше 200),штат 19 человек,автохозяйство (3 грузовика).+договора, арбитраж и тд.Чувствую-зашиваюсь.Есть потенциальный помощник, только я уж привыкла все сама да сама.Не могу решиться обязанности разделить.Подскажите,плз,кто как организовал свою работу?Если время позволит-поподробнее. Буду очень-очень признательна!

[Змей]

Если Вы зашиваетесь - у Вас очень много механической рутинной работы тогда Вам нужен помошник который будет делать всё на что у Вас не хватает времени или желания. Второй вариант: Это разделить ответственность. Вы поручаете помощнику определённый участок, и забываете о нём, регулярно контролируя.
У меня 6 юр. лиц и 1 ПБОЮЛ, обороты небольшие, движения мало. Для меня самый подходящий вариант - Руки-Ноги. Сделать счета, накладные, фактуры, акты, платёжки, распечатать декларации, развезти их по налоговым, авансовые отчёты, проводки. В общем, всё то что делается механически, но отрывает очень много времени и сил. Приходится проверять каждую бумажку, но на это уходит время меньше, чем её сделать. К тому же, лишний раз проверить - всегда польза!

[shapkina]

Если помощник неквалифицированный - можно на однотипные операции посадить - выписки банка забивать в программу или накладные... Показать, как делать, и как проверять итоговые суммы. Но самой, конечно, придется проверить потом
Крыжить что-нибудь...
Ну и посыльным, конечно - на почту, в банк бумажки отвезти...

[Людик]

Штат - 19 человек. Это солидно. Для серьезного полезного совета, необходимо знание предмета: как организована работа сейчас. Кто чем занят и т.д.
Я бы сначала проанализировала структуру бухгалтерии, распределение обязанностей и занятость подчиненных. А потом решала, как ее реорганизовать оптимально для всех, а не только для главбуха. В интересах дела.

[Алвин]

Людмила!Какая бухгалтерия!Яже говорю-одна во всех лицах. Помощник накладные выписывает. И,собственно,все.Вот такая структура))

[Sun_bell]

Если штат 19 человек, то как миниум на помощника можно повесить всю з/п и отчетность по ней.
Лучше вешать по замкнутым блокам :
1.З/П
2.ОС , НМА, РБП + авансовые отчеты ( в Вашем случае бензин, путевые листы, пробег и т.д.).
Банк и кассу лучше делать самой, проще разносить платежи.

[Январь]

Я на помощницу свалила выписку первички по типовым операциям (счета, накладные, счет-фактуры, договоры с покупателями, авансовые), дооформление всех остальных документов (обежать полофиса - собрать подписи), складирование макулатуры в папки, банк и все разъезды. Очень полегчало

[Мелкий бух]

У меня сотрудников - больше 100. Пенсионный фонд - секретарь, она же - по кадрам. (Анкеты на безномерных сама печатает, получает, выдает). Медстрах с полисами - она же.
Девочка-бух - ВСЕ походы по всем налоговым, банкам и пр. инстанциям, проводки по кассе, банку, платежки, ордера - по моему заданию. И - з\п уже почти вся на ней.
Проблема в другом: ну забывают они то письма отправить, то еще что-нибудь. :о( Планирую завести журнал заданий. Глупо - а куда деваться? По 1 ПБОЮЛ забыли отчет в ПФР отправить :о( А на мне ПБОЮЛ 3 человека и фирма не одна.

[Людик]

Алвин, извини, пожалуйста. Я со своими проблемами совсем ошалела, решила, что в штате бухгалтерии 19 человек. Вот это, думаю, да!
А в одном лице - нам знакомо. Тут вариантов для выбора практически нет. Если есть помощница - мне кажется - надо ей поручить техническую часть и разъезды. В основном, это уносит силы и время. Но решение проблемы еще зависит от того, какая помощница.

[Вадишек]

Работу надо делить с точки зрения ответственности последствий. Это самый главный вывод, который я сделал с опытом. Ту за которую не установлены санкции - вообще забросить. Я, например, никогда не начисляю больничных, отчасти и откидываю "маленькие" командировочные и т.п. Затраты можно и иначе набрать и надо это объяснять руководству. Далее. Делю все операции на "сделки" - т.е. приносящие доход и "общехозяйственные" - зарплата, авансовые, коммунальные. Вторые обязаны вестись, но лучше бы без них. Их поручаю -второму лицу. Далее. Ухожу от первички вообще. В смысле поручаю помощнице свести первичку в реестры на компе, и работаю только с файлами. Переношу файлы домой, в ГНИ и пр. Стол чист. Ну и прочее.... Удачи!

[Молодой]

Вадишек, то есть все на помощников, а сам с плеткой и управлять!

Правльно сам так делаю.

[nemasja]

Молодой, повезло с помощниками, что настолько управляемы
я так понимаю что нас спрашивают как организовать работу одного помощника
думаю разумно передать занесение первички (накладные, с/ф) и разъезды, правильность проверить достаточно несложно и много времени не займет, а с Вас снимет самую нудную часть работы, которая отнимает основные силы. А вот банк оставил бы на себе... имхо

[Алвин]

Всем большое спасибо за поддержку!С помощником повезло не очень-девочка с большими амбициями.Опыта ноль а ведет себя как минимум зам. директора.Я даже,грешным делом,начала шефа во внебрачных связях подозревать))))) Но, я думаю, в данной ситуации все зависит от того, как именно я организую работу .Ваши советы (все без исключения) очень -очень помогли!!!Я немного воспряла,будо всех "строить". Сегодня хотела для каждого (т.е. 2 нач. отделов,менеджер и "типа помощник" завести доски пластиковые (на которых можно маркером писать а потом стирать),каждому на доску писать задания- напоминания.Остановило то, что в офисе постоянно посетители крутятся,не хочется на всеобщее обозрения выносить.Решила для начала попробовать организовать им всплывающие сообщения на компах.Завтра попробую это осуществить (это вместо журнала заданий)) ) На муже испытывала-первую неделю эффект потрясающий!

[Мелкий бух]

А какую програмульку Вы используете для напоминаний сотрудникам? У меня ПроЧат - или я плохо искала, или там нет архива, т.е. сообщение есть только до тех пор, пока комп не перезагрузили.