Проблемы с документооборотом в бухгалтерии

[Adette]

Здравствуйте! Не очень давно устроилась на работу главным бухгалтером , фирма средней величины, 60 чел, есть отделы и их сотрудники. Документооборот построен таким образом, что сбор документов от контрагентов ложится на плечи бухгалтеров. То есть сотрудник привез материалы, а накладную не взял (а может и потерял), или заказали транспортные услуги, по которым документы позже выставляются и забирать ехать или просить выслать почтой должен бухгалтер: потому что это "НАШИ" документы , а не их. На мой взгляд это крайне нерационально, обзванивать контрагентов каждый месяц, "а сходится ли у нас сальдо", такого девчата порой о "нашем бардаке" наслушаются, и вообще я такого нигде не видела, знаю организации (крупные правда) , где к 5му числу в очередь с поклоном в бухгалтерию выстраиваются, что бы документы успеть сдать (У нас бы так, пусть даже без поклона). Кто со мной согласен, помогите аргументировано разубедить руководство и доказать свою правоту. Может есть подобный опыт?

[shrilanka]

Закон о Бухучете. Статья 7 п.3 (цитата)
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

[Glawbuch]

Может есть подобный опыт?

Есть, конечно. Я аргументировала тем, что менеджер должен закрыть операцию полностью и отчитаться по ней документами. Заключил договор, провел операцию, закрылся документами. А по телефону болтать каждый может.

[Adette]

Закон о бухучете я знаю, просто наряду с ним есть уже сложившаяся система и руководство, которое главнее меня, и которое к этому привыкло. Мне нужно сказать не просто "я главный бухгалтер , так хочу.." а именно доказать рациональность, тем более, что большинство сотрудников ополчится против и пойдет доказывать обратное, может есть какие то примеры , того как вы именно у себя это организовали или переломили ситуацию?

[марусяО]

"я главный бухгалтер , так хочу.." а именно доказать рациональность

просто - документы не получены - расходов меньше налог на прибыль больше, НДС к уплате больше., документы получену с опозданием после сдачи отчетности - НДС уточненка - возможна камералка, тож самое по прибыли - т.е. пристальное внимание к организации,
и.еще учетная политика создается с документооборотом - в котором и должны быть отражены сроки предоставления документации в бухгалтерию.

[shrilanka]

менеджер должен закрыть операцию полностью и отчитаться по ней документами. Заключил договор, провел операцию, закрылся документами

особенно если менеджер еще и %-ми привязан к исполнению договора

[kii1]

Главное чтобы руководство поняли важность получения и возврата документов. Аргументы только такие "отсутствие документов - это невозможность уменьшить налогооблагаемую прибыль и НДС к уплате", "невозврат накладной от покупателя - риск никогда не доказать то, что он это приобретал, и соответсвенно вы ему должны этот товар". А на менеждеров действует только угроза невыплаты зарплаты (процентов).

[Glawbuch]

Не очень давно устроилась

Вот и придется ставить всех на место через конфликт и давление. Очень неприятно все это.

[марусяО]

на место через конфликт и давление

не увлекайтесь конфликтами - разъяснения и обоснование позиции - лучшие козыри

[shrilanka]

Вот и придется ставить всех на место через конфликт и давление. Очень неприятно все это.

да.. самое тяжелое -это переламывать ситуацию "а у нас всегда ТАК было"..
Adette желаю вам успехов в убеждении Директора, а менеджерам потом просто деваться некуда будет.

[Adette]

Вы меня не совсем поняли, мне нужно доказать не то насколько важно предоставлять документы (ожидаю получить ответ "вот сами (то есть бухгалтера) их и заберете", а именно то, что правильнее, удобнее, общепринято и т.д., что не бухгалтера а сотрудники должны их забирать и в бухгалтерию вовремя сдавать. Поэтому мне и нужны примеры, может какие то схемы есть, регламенты, названия организаций (известные) в которых все налажено именно так. И мы не хотим забирать документы не потому что мы ленивые, а потому что именно менеджер должен закрыть операцию (вот почему именно он и должен и что так для ВСЕХ будет лучше мне и нужно доказать)

[Glawbuch]

мне нужно доказать

Ну тогда делайте расчеты, таблицы, графики. Время деленное на КПД.... Раз словами Ваше руководство не понимает.

[Adette]

Ну тогда делайте расчеты, таблицы, графики. Время деленное на КПД.... Раз словами Ваше руководство не понимает.

Про время и КПД - у меня была мысль что-то подобное изобразить, если вы это серьезно, может примерчик приведете, как то на ум не приходит как это все подсчитать

[Glawbuch]

если вы это серьезно

Даже не знаю, серьезно ли Но подумать об этом стоит.

[Adette]

То есть я должна сравнить время которое тратят сотрудники бухгалтерии на сбор документов и время которое каждый из менеджеров на это затратит, первое должно быть больше второго, как же это подсчитать, фотографию рабочего дня что-ли делать

[марусяО]

сотрудники бухгалтерии

отражают хозяйственные операции в бухгалтерском учете на основании предоставленных документов - а не сами их добывают.

[Adette]

В любом случае не правильно все у нас, ОНИ, и только ОНИ!!!! должны нам их предоставлять по своим участкам, хоть несколько примерчиков графика или регламента с ответственными лицами может кто-нибудь сбросить

[марусяО]

п.15 абз 3 ПРИКАЗ
от 29 июля 1998 г. N 34н
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

[Adette]

к сожалению "составившие и подписавшие эти документы" это не совсем про нас. Так как у нас несколько фирм и сотрудник одной фирмы может забрать материалы и документы по другой фирме, соответственно он их не составляет и не подписывает. Формальный подход - не наш вариант.
Нужно приводить примеры, что в таких то (солидных конечно же) организациях вот-так.. и мы должны к этому стремиться - это во-первых (нужно только мне эти примеры где-то раздобыть), может статьи кто-какие встречал на эти темы? я под свой случай не найду
И во-вторых, менеджер должен привезти в бухгалтерию документы потому что... и тут вот мне фантазии не хватает как расписать всю рациональность моего нововведения

[shrilanka]

Adette, нет у вас никаких нововведений. у вас есть приведение документооборота в порядок, в соответствии с Законом о БУ. Не понимаю, как пример других организация может вдохновить дира, а выполнение буквы закона -нет.
насчет рациональности и сделать чтобы ВСЕм ыбло удобно, так СЕЙЧАС удобно всем,кроме вас..

[Adette]

Потому что формально букве закона мы следовать не можем, (я об этом писала выше), соответственно, предвижу возражения от руководителя в свой адрес , все так привыкли понимаете, что бухгалтерия должна всем и за 3 секунды все сделать, а ей никто ничего не должен и никогда. Тут без эмоциаональной окраски на голом законе далеко не уедешь, я просто готовлюсь к разговору и к сопротивлению, прошу подкинуть идеи

[Glawbuch]

Пример "других организаций" может у дира вызвать непредсказуемую реакцию. Как бы не навредить.

[Lorri]

Нужно приводить примеры,

вот и приводите, причем если вы сама их найдете, то и аргументировать сможете более весомо....

в таких то (солидных конечно же) организациях вот-так

это вообще не факт, иногда у них такой бардак бывает, что ужас просто...

[Adette]

то же правильно, может из темы внедрение менджмента качества что-нибудь выдернуть, никто не внедрял? полагаю там есть и про документооборот. Эта система все же направлена на оптимизацию работы предприятия

[shrilanka]

то же правильно, может из темы внедрение менджмента качества что-нибудь выдернуть, никто не внедрял? полагаю там есть и про документооборот. Эта система все же направлена на оптимизацию работы предприятия

похоже у вас целый курсовик (а то и диплом или докторская) на тему Документооборот вырисовывается в качестве доказательств очевидного. Попробуйте поискать в инете такие курсовики.
Отрицательный момент во всем этом вижу в другом - вы сами себе накрутили уже неадекватную реакцию дира.

[Adette]

может и накрутила, просто раньше уже сталкивалась с подобным, когда документы в бухгалтерию не нес никто вообще, но там директор считал, что нужно налаживать документооборот и мне дали все карты в руки, как все бесились, но было проще потому что было так как я скажу. А тут выше меня несколько руководителей (я всего лишь глав.бух. одного из направлений), которые считают это нормой, и я тут со своим уставом... вот и думаю как отбиваться

[марусяО]

я всего лишь глав.бух. одного из направлений

а у вас общего фин руководителя по всем направлениям нет?

[shrilanka]

Adette, а скооперироваться в ГБ других направлений не пробовали еще?

[Adette]

фин руководитель есть, хочу еще и с ним аргументированно поговорить, он то же не противится этой системе и дает указания, что бы все работали по прежней схеме.

[Анжелика Ник]

я в таком случае говорю, что бухгалтерия не знает о том что свершился великий факт сделки у менеджеров по отгрузке или по приходу товаров? бухи у вас что волшебники должны знать что именно этому поставщику они должны позвонить уточнить нет ли для вас документов? кроме того менеджеры принимая документы должны проверить правильно ли они выписаны по тем ли ценам и по ассортименту... опять же бухгалтер этого сделать не сможет...