Поможет ли в работе корпоративный портал?

[Jinny]

Вот такой вопрос. Нужно сделать централизованной работу - доступ к документам, постановка задач, контроль выполнения. Начальство считает, что это должно повысить эффективность работы сотрудников. Расскажите, кого в организации внедряли подобную систему, насколько это действительно сказалось на эффективности?

[Н1]

Я думаю, что организаций, где такие вещи внедряли бы с конкретной целью, и потом бы отслеживали достижение этой цели, очень немного. Внедрение любых технических "примочек" на первой стадии дает два результата: начальство довольно, сотрудникам неудобно работать Дальнейшие последствия бывают разными, как положительными, так и отрицательными.

Если начальство не может сформулировать конкретных целей внедрения системы электронного документооборота (по Вашему описанию это именно СЭД, а не корпоративный портал), и конструктивных результатов вряд ли можно ждать.

Если есть конкретные проблемы, которые в принципе можно решить с помощью СЭД, и есть понимание, что именно нужно изменить и какого результата этим достичь, и как этот результат измерить - стоит попробовать внедрить сначала что-то попроще и подешевле, и посмотреть, что получится.

[ValBank]

Работал в компании где уже была внедрена централизованная система электронного документооборота.
Когда это работает то это действительно эффективно: видно заявку на всем протяжении ее выполнения: на ком висит, сколько висит - все наглядно

Сейчас работаю в другой, где все это только внедряется - принимается людьми тяжело и неохотно - эффективность под вопросом

Т.е. внедрение - это нудная кропотливая работа, принуждение человека - готовы ли пройти этот нелегкий путь?

[Артём]

Внедрение через принуждение будет заведомо малоэффективным. Чаще всего так бывает, когда информационные системы (ИС) нужны не сотрудникам для работы, а руководству для слежения за сотрудниками. Прежде всего, надо определиться, для чего нужна ИС – для создания стоимости или чтоб руководители могли следить за сотрудниками.

[Воробьев Максим]

У нас "внедрено". "Внедрено" это значит стоит система документооборота, которой никто не пользуется. Т.е. Документ проходит сначала путь на бумажном носителе, потом регистрируется в системе и посылается дальше. Получатель распечатывает и опять все на бумаге.

У перед внедрением провели краткий вводный курс куда нажимать, на какую кнопку и т.д., провели только для начальников отделов. А про остальной персонал забыли. В итоге, ну поставили моим девочкам эту систему, дали личную ЭЦП в руки, и даже не показали как и что там нужно делать, не рассказали зачем система нужна, плюсы ее и т.д. Поэтому и нелюбовь сотрудников, а так же неэффективность внедрения системы. Одно хорошо - с Москвой проще общаться - быстрее письма доходят.

В то же время я лично считаю систему СЭД весьма эффективной, вот только внедрять ее надо грамотно. Ввести мотивацию (например премирование за уменьшение количества бумаги в отделе и т.п.), подробно описать процесс работы в программе и провести инструктаж и т.д. Тогда внедрение системы будет весьма эффективно.

[Артём]

Выборочное обучение (начальников отделов, например, как в этом случае) - обычная практика при внедрении. Тут расчёт на то, что эти сотрудники обучат остальных. В принципе, достаточно гуманная практика, учитывая, что 1 час работы консультанта стоит от 700 руб.
А вот то, что «стоит система документооборота, которой никто не пользуется», на мой взгляд, говорит уже о том, что проблема не в СЭД, а в организации бизнес-процессов и отсутствии мотивации сотрудников сделать свою работу более эффективной.
Сотрудник должен иметь мотивацию использовать СЭД не как самоцель, а использовать любые доступные возможности уменьшить трудозатраты, исключить ошибки и т.д., тогда как СЭД – лишь одна из таких возможностей. Такая мотивация создаётся, когда у каждого сотрудника есть реальный или «внутренний» клиент, который оценивает рублём его работу. Если система построена на центральном бюджете, то такую систему приходится имитировать.

[Klubok]

Недовольство сотрудников будет по-любому. Если люди привыкли обклеивать свой стол, комп и т.д. разноцветными стикерами и потом что-то из них вычленять, то самос собой какая-то программа: СЭД или CRM будет воспринята в штыки.
Недавно как раз на CRM-конгрессе в Москве слушал по этому поводу выступления разработчиков, все как один про это говорят: и маститые компании и небольшие фирмы.
Пробуйте выбирать простую программу, чтобы и обучение было довольно простое и быстрое, и лишних нагромождений в программе не было. Я уже в нескольких темах писал, какую CRM и СЭД мы используем в компании (алтиус), тоже долго выбирали и столкнулись с недовольством многих сотрудников, но уже привыкли все. Так что дело наживное.

[asterixik]

Сопротивление переменам - это психологический закон
По поводу эффективности от внедрения - в конечном счете она повысится, при условии что руководство само в первую очередь начнет пользоваться этой системой будь то СЭД в виде портала (с вэб-интерфейсом и новостной лентой), либо СЭД с спец. клиентами. Сам работал в двух компаниях в которых де юра были внедрены СЭД, фактически ими не пользовались, так как ими не пользовался топ-менеджмент компании... если бы топ-менеджеры контролировали свои поручения, и т.д. через СЭД, следили за ходом реализации проектов и т.д. - то системой начали пользоваться бы все (знаю что так - ибо так было у коллег из других компаний).
По поводу конкретной системы, самое простой поставить MS SharePoint Services благо они бесплатно идут с серверными ОС от Майкрософт. Сам ставил эту систему, есть все необходимые базовые компоненты, и для портала, и частично для СЭД. Если вам нужно создавать какие-то сложные маршруты - то надо смотреть в стороны более специализированных систем. Опять же, сам "внедрял", сертифицировался и являлся администратором СЭД "Евфрат-Документооборот".