Тема: Возмещение расходов

Здравствуйте! Прочла уже все что можно, не нашла ответов.
Сотрудник организации тратил собственные средства на услуги нотариуса, копировальные услуги, канцелярские товары. Все эти расходы производились в течение 2 лет. Сейчас он предоставил документы на понесенные им расходы за прошлый год. Могу ли я возместить ему данные расходы за прошлый год? При условии что он напишет заявление на возмещение понесенных расходов и директор даст добро на данное заявление.

Сотрудник организации тратил собственные средства на услуги нотариуса, копировальные услуги, канцелярские товары. Все эти расходы производились в течение 2 лет.

Это тоже уже обсуждалось на форуме.
Мое мнение, собственные средства нельзя тратить.
Должен быть приказ утвержденный руководителем, кому разрешена выдача денежных средств в подотчет. В приказе должно быть прописано в течении какого срока сотрудник должен отчитаться.

Да я прочла предидущие обсуждения тем "авансовых отчетов", только вот наверно все таки не дошло. Как можно оформить авансовый отчет не выдавая денег подотчет.
Я хочу сделать так:
Сотрудник пишет заявление на возмещение понесенных расходов, директор подписывает и делает приказ.
Я в свою очередь выдаю ему деньги принимаю все подтверждающие документы и делаю авансовый отчет тем днем когда выдала деньги из кассы.
Только вот меня смущает то, что чеки прошлогодние!!!