Документооборот. А как у вас?

[Reddiska]

Коллеги, нужна помощь.
Ситуация: работаю в небольшой строительной фирме. Постоянно возникает проблема: оплачивают счет, а договора нет. У кого-нибудь налажен контроль за наличием договора к счету, и если да, то как. У нас и сейчас прохождение счета занимает минимум 2 дня, если еще и юрист визировать будет, так вообще мрак...

[Аноним]

Все обязательства возникают с момента заключения договора, поэтому договор первично, а потом уже счет.Не принимайте к учету счет если не имеете договора.

[Reddiska]

то есть, иного выхода, как контроль со стороны юриста за наличием договора, нет?

[Аноним]

МОЖЕТЕ ВЗЯТЬ КОНТРОЛЬ НА СЕБЯ ЕСЛИ ВЫ КОМПЕТЕНТНЫ В ЭТОЙ ОБЛАСТИ.НУ А ЕСЛИ СЕРЬЕЗНО, ТО КОГДА ЮРИСТЫ ВИЗИРУЮТ ДОГОВОРА МНОГИЕ ВОПРОСЫ СНИМАЮТСЯ С БУХГАЛТЕРОВ. МОЖЕТ И ЕСТЬ НЕУДОБСТВА В РАБОТЕ НО ЗАТО ВЫ КАК БУХГАЛТЕР БУДЕТЕ УВЕРЕНЫ,ЧТО ЮРИДИЧЕСКИ ДОГОВОРА В ПОРЯДКЕ.ПО ПОВОДУ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ СДЕЛАЙТЕ ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПУСТЬ ТОТ ЖЕ ЮРИСТ ОЗНАКОМИТСЯ С НИМ И ПОСТАВИТ ПОДПИСЬ ЗА УСТАНОВЛЕННЫЕ СРОКИ.

[Joseph Kneht]

Reddiska, создайте единую базу договоров. Если нет возможности купить хорошее программное обеспечение, создайте файл в Excel и разместите его в общем доступе на сервере фирмы. В файле можно указывать наименование контрагента, номер договора, предмет договора, порядок оплаты и т.д. Приходит к Вам счёт, Вы открываете такой файл и в течение одной минуты проверяете всё, что Вам необходимо.
Начало такого дела будет трудоёмким, но зато потом можно будет упростить многие процедуры.

[Reddiska]

Joseph Kneht, спасибо за совет, я так было и начала, но в итоге файл все равно не стал общедоступным надо попробовать доработать это направление

[morze]

Я бы не рекомендовал открытый доступ к договорам, это коммерческая тайна. Доступ должен быть у главбуха, соответствующего бухгалтера, соответствующего юриста (занимающегося согласованием договоров) и у работников, курирующих договоры.

[ГАВ]

А вы уверены, что вам необходимы договоры ко всем счетам? В большнистве случаев ведь при счета на поставку можно обойтись без договора. Или у вас все сделки имеют какие-то особые условия, которые обязательно нужно прописывать в договоре?

[Аноним]

у нас была система, по которой бухгалтер не имеет права провести ни одного платежа без визы нескольких ответственных сотрудников, в том числе юриста.