Я в панике! Что делать если нет документов, подтверждающих отгрузку?

[Аноним]

История ужасная, честно, я в панике:

Года полтора назад наш покупатель прислал нам деньги по счету (предоплата).она так и висит как дебеторская задолженность. И тут выясняется информация, от которой волосы встают дыбом:
Мы, как оказалось,купили у одной фирмы заказываемое оборудование и доставили нашему покупателю (тому, который предоплату внес).Та фирма, у которой покупали, доставляла товар своими силами до нашего покупателя.
Только я об этом узнаю только сейчас!!!!Никаких документов нет!!! Продавца не найти, покупатель не запрашивал отгрузочные, предоплату этот год не требовал... А тут как гром среди ясного неба - грузанули,а вот ни одного документа, что они получили -нет.

Я сижу на первичке. Никаких отгрузочных мне делать не поручали.Но спросят с меня - т.к.это мой участок. Как получилось, что отвезли все без наших отгрузочных - ума не приложу. Девушка, которая этим занималась "в несознанке", типа всем говорила (ага, конечно) и вообще, "я не бухгалтер, я про отгрузочные знать не обязана". То, что мне вообще об этой операции не сказали НИЧЕГО!!!! - никого не волнует.

А что я могу теперь сделать? Вот предложу я покупателю акт сверки - он мне скажет, что товар не получали, а вот деньги не мешало бы вернуть...

Ой, мамочки...Есть какой-то выход? Хоть через ж/д - там делали отметку о получении? Или все, 20 млн. пропали?

Пожалуйста, мне очень нужен совет!!!

[Glawbuch]

Ну первое, сделать отгрузочные документы. Позвонить заказчику и сказать, что конец года, нужно документы в порядок привести. Отправить накладные по факсу и попросить поставить печать и передать обратно факсом и почтой. Ну и в бухгалтерии аванс закрыть конечно. Не нервничать, самое главное.

[Аноним]

Спасибо за поддержку большое!

Я знаете чего боюсь - позвоню, а мне скажут: "Какая отгрузка? не было! Где нами подписанные документы?А аванс верните" - и все, сами себя подставим. Не спроста ведь они документы не запрашивают сами.

А найти свидетелей не получается (путевые листы, водителя, их какие-то сопроводительные документы) - фирма-поставщик, похоже, все, закрылась((


Выходит только один шанс - рассчитывать на добросовестность нашего покупателя?

[Аноним]

Дополню: реализации нет в программе. т.к. в момент операции глав.бух уволилась, она занималась реализацией сама. И получилось, что деньги получили, фактически товар отдали - а по программе и по документам это никак не прошло.И все было пофигу, грузили как хотели.
Восстанавливать документы мне. Только вопрос КАК? Как доказывать теперь, год спустя, что отгрузка была?!

[lala07]

Аноним, Главное, спокойствие.
Если есть вероятность, что "позвоню, а мне скажут: "Какая отгрузка? не было! Где нами подписанные документы?А аванс верните", сыграйте "под дурочку". Мол, так и так, конец года, сверки и все такое.. Будьте столь любезны, пришлите ваш вариант сверочки, у нас тут программа полетела..." и т.п. А дальше по обстоятельствам уже.

[Glawbuch]

Как доказывать теперь, год спустя, что отгрузка была?!

Может и не придется ничего доказывать. Когда позвоните, Вы же не будете сообщать о настоящем положении дел. Вы позвоните и скажете, что документов не обнаружили (совершенно по непонятной причине), надо сделать дубликаты. Давайте-ка, пришлите-ка обратно.

[ellenochka]

А от поставщика у вас документы есть? Кто там указан в строке грузополучатель?

[Glawbuch]

Мол, так и так, конец года, сверки и все такое..

Или сделайте свой акт сверки, где все по нулям, естественно. И отошлите по факсу. Попросите подписать. Конец года, да....

[Аноним]

Были документы от поставщика, где грузополучатель (внимание: мы(!)). Круто, да?) Но я то думала, что мы купили, нам поставили и у нас так это на складе и лежит. И что заказчику мы пока ничего не отдавали.То, что кто-то очень мудрый у нас договорился, чтобы всю поставку отвезли сразу заказчику без документов - и у нас прошла реализация, которая всплывает только сейчас - тот фиг признается.

Грузополучатель мы, отгрузили туда, но документов нет.Получается, что мы получили предоплату, получили товар - и все! На нас круг и замыкается.

С главбухом советовалась - она тоже говорит, а вдруг не признают факт отгрузки, что делать будем? Ее то в то время вообще не было на фирме. И вроде как все на меня смотрят, будто это я заказ на 20 млн. сделала и отправила без документов черти-куда. Да, я занимаюсь первичкой, но не выписывала и не выписываю никогда отгрузочные документы. А поскольку это все произошло, когда бухгалтера не было, а единственная с бух.образованием из всех бухгалтеров - оказывается, я должна была знать заранее и все оформить по правилам. А то, что я не в курсе этой отгрузки была - бестолку! И про зависшую дебеторку я говорила нынешнему главбуху не раз - бестолку, разумеется всем сейчас выгоднее все резко "забыть".
А раз я на первичке - по умолчанию мне разгребать и отвечать(((((((((((((((((((

[Лёнка]

сделайте свой акт сверки, где все по нулям, естественно. И отошлите по факсу. Попросите подписать.

а по результатам ответа будем решать...не бегите впереди паровоза

[Аноним]

Просто есть такая подленькая мысль - пока оставить все как есть...не ворошить змеиное гнездо Полтора года уже прошло - пройдет еще время и спишем на доход...Нет?

[OlgaK]

ПолучИте Акт сверки, потом попросите копии документов, т.к. ваша первичка частично погибла при переезде офиса...

[Glawbuch]

Просто есть такая подленькая мысль - пока оставить все как есть...не ворошить змеиное гнездо Полтора года уже прошло - пройдет еще время и спишем на доход...Нет?

Идея плохого бухгалтера! Работать надо правильно и по возможности честно и не надо этой работы бояться.

[Анжелика Ник]

А раз я на первичке - по умолчанию мне разгребать и отвечать

если на первичке то что входит в ваши обязанности?

[Аноним]

Все сверки (их у нас бесчетное количество, фирма огромная), 60, 62 счета, запрос недостающих документов, восстанавливаю заказчикам, в случае потерь. Поездки в некоторые фонды, и плюс документы по двум другим фирмам (конфиденциального характера). Кое-какая строительная документация.

Должностных инструкций у нас нет.

Т.е. фронт работы у меня огромный, зашиваюсь. И узнать, что я оказывается, должна еще была и глав.буха замещать и отслеживать косяки коллег...Руки опускаются, мне суток не хватит....((

А бояться...Я не работы боюсь, я боюсь, что по умолчанию виноватой меня сделают.Обидно до слез! И что, не будучи главным бухгалтером, эту ситуацию тоже я должна разруливать - ответственность за решения на себя никто не берет, все боятся, что отгрузку не признают и мы еще должны будем 20 млн.Я про эти миллионы (еще пока они просто предоплатой висели!) - говорила не раз, я точно помню эти разговоры. А теперь все голову в песок - поднимаешь тему, все замолкают, ждут, что кто-то другой решение примет.

[Аноним]

Просто есть такая подленькая мысль - пока оставить все как есть...не ворошить змеиное гнездо Полтора года уже прошло - пройдет еще время и спишем на доход...Нет?

Оставлять ничего не надо. Вы еще ничего не предприняли для решения проблемы. Не бойтесь решать подобные ситуации. Вы бухгалтер. Вы не вы сделали. Не важно. Вам поручили. У меня не раз такое было. Документы от поставщиков теряются по пути в бухгалтерию. Я звоню, сверяюсь (усно, или акт сверки прошу). И дальше прошу повторить. По почте все присылают, либо курьер. Без проблем.
С покупателями тоже иногда бывает подобное. Иногда не выписывают в базе накладную менеджеры. А со склада товар отгружается. Узнаю порой об этом при сверке за квартал. А клиенты некоторые не требуют документы, потому что чернушные. Недавно обнаружилось, что клиенту отгрузили во 2 квартале, долг висел. Но обнаружилось это в 3. Я позвонила клиенту. Все обошлось. Оказалось,что им документы не нужны и все равно каким числом они будут. В итоге сделала отгрузку в базе текущим числом. Клиент даже сам доверенность привез. Так что не бойтесь. Звоните. Но при телефонном разговоре не паникуйте и не выкладывайте им, что у вас бул бух. не сделал отгрузку, поступление... Просто попросите акт сверки. а при его наличии звоните и просите накладную.

[Аноним]

А что можно сделать в случае - если, предположим самое ужасное - нам все же скажут, что ничего от нас не получали на 20 млн.? Можно как-то через РЖД сделать запрос, поднять документы с отметкой об отправке и отгрузке, нет?

Есть ли какие-то варианты, если меня пошлют, т.к. покупатель тоже намерено не запрашивал документы у нас, чтобы потом списать на "не было"?

[Аноним]

Посмотрите свои документы, есть ли подписи в получении, нужна ведь еще и доверенность. И ТТН, подтверждающие что вы получили. Кто-то на вашем складе в курсе всего этого. Есть еще и менеджеры, ответственные за продажи. Не понятна ваша функция, ответственная за первичку. В чем ответственность?

[Анжелика Ник]

поставщика не найти, а документы от него у вас есть? кто расписался в получении товара? железная дорога выставляет квитанции об отправке груза. запросить инфу можно, но работать с железной дорогой не всегда просто ,могут запросто и отказать

[DeepDes]

А что можно сделать в случае - если, предположим самое ужасное - нам все же скажут, что ничего от нас не получали на 20 млн.? Можно как-то через РЖД сделать запрос, поднять документы с отметкой об отправке и отгрузке, нет?

Есть ли какие-то варианты, если меня пошлют, т.к. покупатель тоже намерено не запрашивал документы у нас, чтобы потом списать на "не было"?

Вы сначала позвоните поставщику, покупателю. Сейчас сидеть, думать и гадать что если то, если се - не надо. ТОлько нервы себе тратите. ВЫ не виноваты. Виноват тот, на кого возложена обязанность отгружать. Кто выписывает документы и их подписывает. У нас менеджеры ответственные за отгрузки и за движения на складе. А я такой же бухгалтер как и вы. Обычно, если что-то подобное случается говорю менеджерам, чтоб они позвонили контрагенту. Либо сама звоню.

[Glawbuch]

А у Вас главный бухгалтер сейчас-то есть? Вообще-то он за все отвечает, что у него в бухгалтерии творится, и с него спрашивать будут в первую очередь. Если будут вообще.
И не "кричите" на каждом шагу, что Вы "в ответе за все".

Не паникуйте - формируйте акт сверки и отправляйте. Потом нам сообщите, мы тут коллективным разумом порешаем.

[ZloiBuhgalter]

Вот мне стало интересно, Аноним (лучше-б вы зарегестрировались), как вы представляете нашу помощь? Здесь мы можем только советы дать, за Вас решить проблему мы не в силах (или Вы хотите чтоб решили? ).

[ellenochka]

пройдет еще время и спишем на доход...Нет?

20 млн. на доход и налог на прибыль с этого директор не поймет... Звоните поставщику и осторожненько просите акт сверки, там и посмотрите что делать

[Аноним]

Менеджеров нет!!! Поручили девушке-бухгалтеру заказать - она и заказала, и договорилась, чтобы отправили прям нашему покупателю. Отгрузочные не вложила,т.к. не знала, что надо, она на другом участке сидит.

А функция - ну раз Я первичку собираю (!) по поставщикам и покупателям, то в случае, если отгрузили без сопроводительных документов (и реализацию даже не провели, про нее и не знал никто, кроме девушки, которая заказ делала) - то это, оказывается, МОЯ вина!

[Glawbuch]

Ой, ну хватит ныть уже!!! Вы будете делать акт сверки или нет!!!

[Аноним]

Буду))

[Lara77]

ой, скажите потом, чем всё закончилось
прямо триллер!!!!!

я бы тоже акт сверки отправила, может там всё впорядке с документооборотом

[YuSa]

Просить акт сверки у них и дубликаты (или копию по факсу) документов, однозначно. Попытаться найти следы отгрузки на складе - ведут же ваши кладовщики и менеджеры какие-то записи, журналы или что-то в этом духе.

Мой Вам совет на будущее - инвентаризации склада раз в квартал, чтобы знать "валяется" ли на складе товар на 20 млн. руб. или не "валяется". Сверки со всеми контрагентами раз в квартал, хотя бы устно, по телефону. Просматривайте сальдо по счетам опять же в конце квартала, сразу выясняйте всё про "подозрительные" авансы и задолженности. Да, нудно это, но необходимо.

Не переживайте, всё поправимо.

[Людаглавбух]

покупатель не запрашивал отгрузочные, предоплату этот год не требовал...
Или все, 20 млн. пропали?

Странно все таки, а как же у покупателя входящий НДС с 20 млн., есть подозрение, что все таки что-то выписывали... Обязательно нам расскажите, чем дело кончилось...

[demon-lusia]

У нас была ситуация, когда после пожара отсутствовали документы за целый квартал, в том числе и накладные на отгрузку товара. Мы попросили у покупателей акты сверки (их вариант). Не нашлось ни одного не добросовестного, кто бы воспользовался нашим положением, хотя многие знали что у нас случилось. Все остатки по расчетам совпали с нашими вариантами.