Большие штрафы за отсутствие внутренних документов ООО

[Флагман]

Добрый вечер! Такая ситуация. Был вчера директор на семинаре.Там ему сказали что при отсутствии следующих внутренних документов ООО:
• об образовании и функционировании Совета директоров (если он создается),
• о порядке проведения общего собрания участников,
• о порядке проведения заочного голосования;
• об единоличном исполнительном органе;
• о коллегиальном исполнительном органе (Правлении, если оно создается);
• о ревизионной комиссии (если она создается либо ее создание обязательно для ООО по закону);
•список аффилированных лиц ООО
Штраф будет от 300 до 700 тыс. рублей!!! Даже если учредитель один. Неужели это правда? Нашей организации ООО шесть лет. Учредителей трое. Но ни разу общее собрания не собирали (кроме внеочередных) протоколы не оформляли, прибыль не распределяли и бух. балансы не утверждали. Никаких вышеуказанных положений у нас нет. Что теперь нас оштрафуют на такую сумму? И кто будет штрафовать?

[Аноним]

Это что-то новое. Кто говорил и на что ссылались?

[Флагман]

Семинар проводил фонд поддержки малого предпринимательства.
Ссылаются на кодекс об административных правонарушений статья 13.25 которая вступила в силу 13.04.2009

[Аноним]

Штраф 300 тысяч руб. за отсутствие документов.


Многие руководители фирм привыкли не обращать внимание на вопросы делопроизводства, оформления и хранения корпоративной документации.

С нового года Кодекс РФ об административных правонарушениях дополнен новой статьей 13.25. «Нарушение требований законодательства о хранении документов», которая вступила в силу с 13.04.09 г.

С согласно статьи 13.25 неисполнение ООО, ЗАО, ОАО и другими организациями обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

Законодательством установлены требования по обязательному ведению и хранению документации для любой организации. К примеру, ООО обязано хранить следующие документы:

- учредительные документы общества, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

- протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;

- документы, подтверждающий государственную регистрацию общества;

- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

- внутренние документы общества;

- протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;

- списки аффилированных лиц общества;

- заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

- СПИСОК УЧАСТНИКОВ ООО ( с 01.07.2009 г.!!);

- иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

Кроме того существует еще целых ряд документов, которое обязаны хранить все предприятия, в т.ч. документы по личному составу, документы по безопасности (пожарной промышленной и т.д.) и охране труда, бухгалтерские и первичные документы и т.д. Следует обратить внимание и на «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000),

Организация обязана хранить данные документы, как правило, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа.

К примеру, обязанность по хранению списка участников ООО возникает у всех ООО с 01 июля 2009 года, т.е. с той же даты, с которой начинается поголовная перерегистрация ООО.

Обратите внимание, Законом об ООО предусмотрено обязательное наличие как минимум следующих внутренних документов ООО:

- ст. 32 – об образовании и функционировании Совета директоров (если он создается),

- п. 1 ст. 37 – о порядке проведения общего собрания участников,

- п. 3 ст. 38 – о порядке проведения заочного голосования;

- п. 4 ст. 40 – об единоличном исполнительном органе;

- п. 2 ст. 41 – о коллегиальном исполнительном органе (Правлении, если оно создается);

- п. 4 ст. 47 – о ревизионной комиссии (если она создается либо ее создание обязательно для ООО по закону);

- ст. 50 - список аффилированных лиц ООО;

- ст. 31.1. - СПИСОК УЧАСТНИКОВ ООО ( с 01.07.2009 г.!!);

Раньше за отсутствие данных документов никаких санкций не было и все просто забыли об этих документах них либо считали их второстепенными по сравнению с уставом общества, сейчас — т.е. с 13.04.09 г. есть ст. 13.25. КоАП РФ и игнорирование требований законодательства чревато серьезным наказанием.

Формально с 13.04.09 г. за отсутствие внутренних документов, из тех наличие которых обязательно согласно закону об ООО (см. выше список документов и перечень статей закона), любое ООО может быть по формальному критерию привлечено к административной ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ в виде штрафа на сумму до 300 000 рублей.

Чтобы не рисковать, лучше иметь все указанные документы.



Кодекс дополнен также статьей 15.23.1. «Нарушение требований законодательства о порядке подготовки и проведения общих собраний акционеров, участников обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью»

Согласно п. 11. ст. 15.23.1. КоАП РФ незаконный отказ в созыве или уклонение от созыва общего собрания участников общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, а равно нарушение требований федеральных законов к порядку созыва, подготовки и проведения общих собраний участников обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до четырех тысяч рублей; на должностных лиц - от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей.



Обратите внимание - штраф по ст. 13.25 КоАП РФ накладывается не за содержание или неправильное оформление документа, а за неисполнение обязанности по хранению обязательных документов., т.е. формально за отсутствие в делах организации обязательного документа.

[Над.К]

Похоже все свалили в кучу на семинаре.
Да, в КоАП в этом году внесены были значительные изменения по этому вопросу. ООО обязано хранить (а значит их и иметь) документы, которые предусмотрены законом об ООО. Штраф за нарушение в ст.13.25
За незаконный отказ в созыве собрания ООО тоже нынче могут оштрафовать, п.11 ст.15.23.1.
Но дело в том, что за отсутствие документов оштрафовать может только Росархив, а как он узнает об их отсутствии? На проверки они не имеют права приходить
А за отказ в проведении собрания оштрафовать может только ФСФР, которые не может проверять ООО, которые не явяются эмитентами эмиссионных ценных бумаг.
Так что пока это только страшилка, рассказываемая на семинарах

[Флагман]

Так что пока это только страшилка, рассказываемая на семинарах

Еще и для того чтобы диски продать за 2000 руб.

Сообщение Анонима (пост 4) слово в слово с той листовочки что директору моему вручили.

Так что делать? Задним числом что ли все оформлять или просто с 2009 года начать? Да и какой баланс утверждать, нет его у нас, упрощенка?

[Флагман]

Еще сказали, если в Уставе прописано положение о Ревизоре или ревизионной комиссии, а вы его (ее) не собираете штраф 300 тыс.
Елки-палки Устав что ли менять? Только новый зарегистрировали?

[Флагман]

Вот на одном из юридических сайтов информация:

Что касается органов, которые осуществляют контроль и надзор за соблюдением обществами указанных выше положений, то здесь компетенция поделена следующим образом: в отношении ООО протоколы об административных правонарушениях уполномочены составлять должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом (Росархив), а дела об административных правонарушениях рассматривают суды общей юрисдикции. Т.е. фактически произошло зарождение нового силового органа - "архивного спецназа" с помощью которого удобно "кошмарить бизнес" в конкурентных войнах (гринмейл) используя формальный повод, например, отсутствия какого-нибудь протокола общего собрания, ибо размер штрафов впечатлит любого руководителя. Что касается акционерных обществ, то по факту нарушения пункта 1 статьи 13.25 КоАП протоколы составляют и дела рассматривают уполномоченные органы в области финансовых рынков (ФСФР).

Источник Ссылка удалена

[Над.К]

Нет у Росархива права ходить на проверки. Не читайте страшилок
А вообще все документы надо бы иметь, действительно. И штрафы тут дело десятое.

Елки-палки Устав что ли менять? Только новый зарегистрировали?

А зачем писали про ревизора?

[Флагман]

Да вот что-то и не знаю? что на меня нашло с этим ревизором, зачем я его в Устав сунула?

[Флагман]

Подскажите мне все-таки? Что делать? Но понятно что раздел про ревизора из Устава надо исключить. Сейчас это не возможно пока, т.к. в налоговой сейчас кошмар. Думаю после Нового года сделаю.
А вот как быть с остальными документами. Примерный список я набросала для себя какие у нас должны быть:
Положение об общем собрании участников
Положение о ведении списка участников
Положение о внутренних документах общества
Положение о выплате дивидендов
положение о генеральном директоре
Положение о согласовании сделок.

Только каким годом их заверять. 2003 (Когда организация образовалась) Или 2009.

[Над.К]

Флагман, у Вас один участник? Ну и вот с какого перепугу Вы собрались писать какие-то положения об общем собрании самого себя, согласовании сделок с самим собой и ведении списка самого себя?
И вообще, Вы кого боитесь? Еще раз - ни Росархив, ни ФСФР проверить вас не могут.
Если так реагировать на всякие страшилки, рассказываемые на семинарах, то лучше сразу ООО закрыть и не работать

[Флагман]

У меня 2 организации. В одной 1 участник, а в другой 3.

И вообще, Вы кого боитесь?

Да я никого не боюсь. Директор (в той организации где 3 участника) штрафа испугался. Пристал давай все сделаем как надо. Сделать то я сделаю. А где я ревизора возьму. Он же и в старом уставе тоже прописан. Да и чего ему утверждать то. Мы уже 4 года на упрощенке. Баланса то нет.

[Над.К]

А где я ревизора возьму. Он же и в старом уставе тоже прописан. Да и чего ему утверждать то. Мы уже 4 года на упрощенке. Баланса то нет

И дивиденды никто не распределяет? вообще-то коммерческая фирма создается для извлечения прибыли и распределения этой прибыли между участниками.
Ну меняйте устав. Как нибудь при случае. Панику-то не надо устраивать на пустом месте. Объясните диектору (хотя это не его дело, а дело участников), что в устав можно и в следующем году внести изменения, когда безумие с перерегистрацией закончится

[Флагман]

И дивиденды никто не распределяет?

Ага распределят они, как же, с девидендов налог надо платить. Оно им надо. Они свое и так возьмут.

[N_TON]

1) О каких дивидендах идет речь если у вас ООО???
2) Над.К, скажите, если ООО выпустило облигации то такое ООО может проверить ФСФР на предмет раскрытия информации????
3) Автору темы - изменения в законодательство существенно ужесточило требования к субъектам рпскрытия информации. Такими субъектами являются ОАО, а также ЗАО и ООО (ТОЛЬКО в случае если они осуществляли публичное размещенеи ценных бумаг). Короче, если вы облигации не размещали - тогда не парьтесь. Исходя из логики семинара, тогда вам еще и сайт надо рсодавать для раскрытия
Но я лично не представляю компанию у которой нет в наличии учредительных документов. Это уже бардак какой то.

[Над.К]

1) О каких дивидендах идет речь если у вас ООО???

Об обычных. Не надо придираться к словам. То, что у ООО это не называется дивидендами в законе об ООО, не означает того, что по сущности своей это дивидендами не является. Просто распределение прибыли между участниками удобнее называть дивидендами. Да и в НК это называется дивидендами

если ООО выпустило облигации то такое ООО может проверить ФСФР на предмет раскрытия информации????

Без понятия. Я в ценных бумагах не разбираюсь, мне это не интересно. И выяснять относится ли облигация к эмиссионным ценным бумагам или нет не буду. По какому поводу ФСФР может проверить, я вроде как написала. Вы с этим не согласны?

[N_TON]

не согласен.
Фсфр может проверять ООО. В каких случаях - я писал выше.
Дивиденды в акционерных обществах и распределение прибыли в ооо - разные вещи. Дивиденд начисляется на 1 акцию в одинаковом размере. В ООО прибиль можно распределять непропорционально своим долям.
А ссылаться на НК некрасиво, т.к. НК - императивное право (публичное) а ГК право частное, диспозитивное. Разные отрасли, разные понятия

[Лёнка]

В ООО прибиль можно распределять непропорционально своим долям.

это где же такое прописано?

[Над.К]

А ссылаться на НК некрасиво,

А я где-то ссылалась? Я написала почему использую слово дивиденды. Я лично не собираюсь каждый раз писать "распределяемая прибыль между участниками ООО". Я как писала дивиденды, так и буду писать, поскольку дивидендами это и является по своему смыслу как с точки зрения ГК, так и сточки зрения НК. И терять время на написание никому не нужных длинных фраз, только потому что кому-то слово "дивиденды" применительно к ООО не нравятся, я не буду. Все и так прекрасно понимают о чем идет речь.

Фсфр может проверять ООО. В каких случаях - я писал выше.

Я разве написала что-то иное? Может внимательно прочитаете, то, что я написала в посте 5?

[N_TON]

Над.К. перестаньте, что Вы завелись. Это форум, здесь надо либо писать чтото толковое, либо вообще ничего не писать.
Я согласен с Вам абсолютно. Но говорить про дивиденды не очень правильно было в данном случае. Мы ж юристы и очень трепетно относимся к словам, согласитесь.

это где же такое прописано?

Я конечно и на этот пост мог бы не отвечать, но сегодня Лёнка сказал на форуме, завтра скажет в суде. Стыдно ему будет же потом
Лёнка, в соответствии с п.2 ст.28 ФЗ "Об ООО", уставом общества может быть установлен иной порядок распределения прибыли между участниками общества. Т.е. непропорционально своим долям.
p.s. Всё не успокоюсь никак )))))

А я где-то ссылалась?

ссылались - Вы ж сами говорите что в ст.43 НК упоминается про дивиденды. Так вот, данная статья будет неприменима, если Вы распределеите прибыль непропорционально имеющимся долям. Если интересно - найдите ответ сами.

Я разве написала что-то иное? Может внимательно прочитаете, то, что я написала в посте 5?

Так вот там написано что ФСФР не проверяет ООО.
Фух, вроде бы на все вопросы ответил.

[Над.К]

Все в форуме прекрасно знают, что такое дивиденды у ООО. И никому в голову не приходит по пустякам придираться к словам. Потому что это форум, а не юридическая консультация, где за деньги выдают официальные юридические документы

но сегодня Лёнка сказал на форуме, завтра скажет в суде. Стыдно ему будет же потом

Во-первых, она женщина (что явно видно по нику), во-вторых, она вряд ли это будет говорить в суде

может быть установлен иной порядок распределения прибыли между участниками общества

МОжет быть. Но это бывает крайне редко, потому что на самом деле противоестественно

[efreytor]

Во-первых, она женщина (что явно видно по нику), во-вторых, она вряд ли это будет говорить в суде

Что она женщина?
Простите за офф топ)) просто валяюсь))
Над.К,+1000

[Аноним]

А Положение об оплате труда обязательно должно быть в ООО (в случае, если механизм формирования зарплаты прописан в трудовом договоре)?

[Cabron]

В Вашем случае не обязательно.

[Сан Саныч72]

Обязательно должны быть ПВТР.

[Аноним]

Это если есь наёмные работники.

[Лёнка]

Это если есь наёмные работники.

наличие ООО и предполагает наличие работников

[Аноним]

наличие ООО и предполагает наличие работников

а в чём это заключается? Оно, что, не может обойтись без наёмных работников?

[Аноним]

А есть у кого нибудь образец положения об ОСУ? о заочном голосовании в ООО?