документы в архив

[не профессионал]

где прописана процедура архивации бух документов? и какие именно документы архивировать?

скоро конец года, как проводить сшивание, номерацию док-тов и каких!? спасибо.

[Тоня]

А просто сложить в папочки по периодам/участкам/операциям и подписать корешки нельзя?

[Елизавета Д]

Одобрены
решением
Коллегии Росархива
от 06.02.2002

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

[Елизавета Д]

Основные правила выполнения нумерации листов дела:
1. Нумерация листов в составе дел выполняется в прямом (возрастающем) порядке.
2. Листы дел в составе разных частей (томов) дела нумеруются в пределах соответствующей части (тома).
3. Нумерация имеющихся в составе дела схем, диаграмм и иных иллюстративных материалов выполняется с оборотной стороны с простановкой цифр в левом верхнем углу.
4. Нумерация имеющихся в составе дел конвертов с вложениями выполняется в последовательности "конверт - вложение", при этом каждому вложению присваивается собственный номер.
5. Не нумеруются лист-заверитель и внутренняя опись дела.
6. По окончании нумерации листов дела производится полистная проверка ее правильности. При обнаружении ошибок (в частности, пропусков или повторов номеров) производится перенумерация листов, пронумерованных неверно, а также всех последующих листов (посредством стирания ошибочных сведений и вписывания верных).

После завершения нумерации листов производится оформление заверительной надписи. Лист с заверительной надписью (лист-заверитель дела) располагается в конце дела. В надписи - цифрами и прописью - указываются сведения о количестве листов в составе данного дела, а также особенности отдельных документов. Лист - заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Составление внутренней описи документов предусмотрено для учета документов определенных категорий в составе дел постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения. Подобные описи составляются, в частности, для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания этих документов.
Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, датах и заголовках, а также о номерах листов дела, на которых расположены соответствующие документы. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись. В последней - цифрами и прописью - указывается количество включенных во внутреннюю опись документов, а также количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи <*>.
Подшивка и переплет дела производятся для обеспечения более надежной защиты документов от механических повреждений в процессе дальнейшего хранения. При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов должны быть предварительно удалены металлические скрепления (булавки, скрепки и пр.) <**>.
--------------------------------
<**> Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетаются таким образом, чтобы обеспечить возможно более свободное чтение их текста.