Компенсация расходов на бензин

[Vika_]

Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, как лучше оформить компенсацию расходов на бензин. Директор, он же водитель, ездит на своем личном авто. Необходимо ли оформлять договор аренды на авто? Или можно просто делать авансовые отчеты на основании чеков? Обязательно ли заполнять путевые листы? Установлен ли какой-либо лимит по таким расходам организации?

[Ярослав]

Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, как лучше оформить компенсацию расходов на бензин. Директор, он же водитель, ездит на своем личном авто. Необходимо ли оформлять договор аренды на авто? Или можно просто делать авансовые отчеты на основании чеков? Обязательно ли заполнять путевые листы? Установлен ли какой-либо лимит по таким расходам организации?

Все зависит от желаний вашего дира, что он хочет. Проще всего сделать приказ и выплачивать ему компенсацию за использование 1200 р в месяц. Практически никаких дополнительных доков не нужно, но единственное - Минфин против выплаты такой компенсации за период отпуска.
Хочет больше - внесите размер компенсации в трудовой договор с диром.
Хочет еще больше - заключите договор аренды, но тогда документооборот большой - нужны и путевые листы и чеки АЗС.

[Vika_]

Хочет еще больше - заключите договор аренды, но тогда документооборот большой - нужны и путевые листы и чеки АЗС.

Тогда компенсацию за использование 1200 р в месяц не обязательно выплачивать?
Правильно я понимаю, придется еще вести учет ГСМ?
Платится ли НДФЛ с выданной суммы компенсации расходов на бензин?

[Ярослав]

Тогда компенсацию за использование 1200 р в месяц не обязательно выплачивать?
Правильно я понимаю, придется еще вести учет ГСМ?
Платится ли НДФЛ с выданной суммы компенсации расходов на бензин?

Давайте не путать разные способы.
Если вы арендуете машину, то все текущие расходы несет организация - ГСМ, ремонт, страховка и т.п. Тогда ни о какой компенсации даже речи не может идти. Аренда может быть безвозмездной (ссуда), но лучше - возмездной. И тогда НДФЛ удерживаете не с компенсации, а с арендной платы.

[Vika_]

Можно оформить безвозмездный договор аренды и выдывать деньги только на бензин как подотчетному лицу? тогда же НДФЛ удерживать не надо будет.
Просто хочется выдавать побольше и закрывать просто авансовыми отчетами.
Обязательно ли надо будет вести учет ГСМ?

[Тоня]

Статья 606. Договор аренды
По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Это к вопросу о "безвозмездной аренде". Если не хотите платить денег, тогда договор ссуды (безвозмездное пользование)

Обязательно ли надо будет вести учет ГСМ?

Что подразумевается под "учетом" ГСМ?

[Ярослав]

о "безвозмездной аренде".

Не совсем правильно, зато доходчиво
п.2 ст.689 ГК:

К договору безвозмездного пользования соответственно применяются правила, предусмотренные статьей 607, пунктом 1 и абзацем первым пункта 2 статьи 610, пунктами 1 и 3 статьи 615, пунктом 2 статьи 621, пунктами 1 и 3 статьи 623 настоящего Кодекса.