организация договорооборота

[Fishbone]

Средняя производственная компания не имеет толкового документооборота. Соответственно нужно наладить. ГД хочет чтоб все договоры хранились у единственного юрисконсульта в шкафчике с ограничением доступа других сотрудников.
1. как весомо доказать чтоб договоры хранились либо в бухгалтерии, либо у делопроизводителя.
2. как решить вопрос с процессом согласования договоров (кр. трудовых) если программ и баз данных нет а отслеживать процесс согласования необходимо.

Как вообще происходит обычно подобный процесс на практике? Мы порой с простым договором по пять раз топчемся-все буксует и все виноватые.

p.s. в день по три новых договора, плюс старые (недосогласованные), плюс продление, плюс мнение по договорам почти заключенным меняется у ГД в момент подписания и следовательно-все заново

[Natliy]

Средняя производственная компания не имеет толкового документооборота. Соответственно нужно наладить. ГД хочет чтоб все договоры хранились у единственного юрисконсульта в шкафчике с ограничением доступа других сотрудников.
1. как весомо доказать чтоб договоры хранились либо в бухгалтерии, либо у делопроизводителя.
2. как решить вопрос с процессом согласования договоров (кр. трудовых) если программ и баз данных нет а отслеживать процесс согласования необходимо.

Как вообще происходит обычно подобный процесс на практике? Мы порой с простым договором по пять раз топчемся-все буксует и все виноватые.

p.s. в день по три новых договора, плюс старые (недосогласованные), плюс продление, плюс мнение по договорам почти заключенным меняется у ГД в момент подписания и следовательно-все заново

Составьте документ: положение о согласовании договоров, например, где прописываете весь процесс согласования, начиная с того, от кого идет инициатива составления или проверки договора, описывая кто какие условия проверяет и т.д., вплоть до того, где оригинал договора хранится. к каждому договору можно прикладывать при согласовании и до подписания внутренний документ компании "лист согласования договора" с указанием вида договора, сторон по нему, очередности согласования по должностям. согласующие и проверяющие договор пусть указывают дату проверки и ставят подпись. в случае если есть какие-либо нюансы, пишут это в примечании в этом же листе.

[Natliy]

положение соответственно утверждаете как внутренний документ у гд. не забудьте указать срок согласования договоров.
а по поводу хранения: т.к. оригинал договора является больше бухгалтерским доком, в практике - лучше хранить их в месте, где хранятся остальные бухгалт. документы. юрист при необходимости может хранить копии договоров.

но реестр договоров вести необходимо. (легче будет "вспомнить" какой когда был с кем и о чем)