Нормативка
Законодательно необходимость отчитываться по доходам физлиц для налоговых агентов установлена ст. 230 НК РФ. Отчётность сдаётся в виде справок о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.
Действующая форма справки 2-НДФЛ, электронный формат данных и справочники кодов доходов и вычетов утверждены приказом ФНС РФ № САЭ-3-04/706@ от 13 октября 2006 г. (в редакции приказов ФНС РФ от 20 декабря 2007 г. № ММ-3-04/689@, от 30 декабря 2008 г. № ММ-3-3/694@). Однако в данном приказе отсутствуют формы реестра справок о доходах физлиц и порядок представления сведений в ИФНС. Эту информацию можно посмотреть в де-факто утратившем силу, но действующем в этой части приказе МНС РФ № БГ-3-04/583 от 31 октября 2003 г. "Об утверждении форм отчётности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год".
В связи с вопросами, поступающими от некоторых бухгалтеров, хочется напомнить, что с 2009 года в НК изменился порядок предоставления стандартных налоговых вычетов. В то же время справочники по вычетам, указанные в приказе, содержат и старые вычеты (в частности, это вычеты с кодами 101 и 102), и новые. Это обуславливает некоторую путаницу, избежать которой можно, внимательно изучив и справочник в приказе, и НК.
С 2010 года справочники доходов и вычетов также меняются. Касательно этого рекомендуем ознакомиться с приказом ФНС № ММ-7-3/708@ от 22 декабря 2009 г.
Общий порядок представления
В соответствии с п. 2 ст. 230 НК налоговый агент обязан отчитаться перед налоговой не позднее 1 апреля года, следующего за отчётным.
Существуют следующие варианты представления справок 2-НДФЛ в ИФНС:
1. На бумажных носителях (справедлив для налоговых агентов, у которых до 10 физлиц);
2. На магнитных носителях;
3. По телекоммуникационным каналам связи.
При сдаче на бумажных носителях в инспекцию предоставляются:
1) Справки 2-НДФЛ;
2) Реестр справок 2-НДФЛ - 2 экземпляра.
По итогам сдачи налоговый агент и инспектор оформляют 2 экземпляра протокола приёма сведений о доходах физических лиц на бумажных носителях. Один экземпляр протокола и один экземпляр реестра остаются в налоговой, вторые экземпляры выдаются налоговому агенту.
При сдаче на магнитных носителях налоговый агент наносит визит в инспекцию, имея при себе:
1) Магнитный носитель (обычно дискета, а для надёжности лучше две с одинаковым содержимым) с файлом установленного формата (по договорённости, думаю, могут рассматриваться и другие виды носителей);
2) Реестр справок 2-НДФЛ - 2 экземпляра.
В налоговой работа идёт, в основном, с файлом. После проверки носителя на вирус файл загружается в специальную проверочную программу. Эта программа проверяет файл на соответствие установленным требованиям. В ходе контроля возможно исправление ошибок в адресах. При обнаружении других ошибок весь файл целиком возвращается налоговому агенту на доработку. Во избежание возможных проблем рекомендуется проверить файл до сдачи и в случае обнаружения проблем при проверке адресов захватить с собой в налоговую копии паспортов на сотрудников с проблемными адресами.
Сдать 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи могут налоговые агенты, у которых налажена сдача электронной отчётности в ИФНС. Для такой сдачи требуется подготовить только файл - такой же, как и для сдачи сведений на магнитных носителях. Этот файл загружается в программу, предоставленную спецоператором связи, в ней подписывается ЭЦП налогового агента и передаётся в налоговую. Налоговая проводит приём файла и его автоматизированный контроль аналогично тому, что производится при приёме сведений на магнитных носителях, после чего оформляет протокол контроля, подписывает своей ЭЦП и через спецоператора возвращает его налоговому агенту.
Подготовка справок и файлов
Для подготовки сведений в бумажном и электронном виде существуют различные программные средства.
При бумажной сдаче можно банально скачать из раздела "Бланки" формы сведений и реестра и набить данные в них.
С электронной сдачей так не получится. Рассмотрим имеющиеся варианты.
Если зарплата рассчитывается в каком-либо большом бухгалтерском пакете, то в нём с высокой вероятностью есть средства автоматической подготовки сведений по форме 2-НДФЛ. Есть смысл воспользоваться ими.
Если налоговый агент сдаёт электронную отчётность, то в ряде случаев спецоператор предоставляет программное обеспечение для подготовки сведений. Можно воспользоваться этим.
Если Вы купили платную программу для подготовки сведений в ПФР и сдали в ней отчёт, то, возможно, в ней также существуют средства для формирования 2-НДФЛ. Изучите возможности программы - это позволит не набивать ряд сведений дважды.
Если же вышеприведённые варианты Вам не подходят, можно воспользоваться бесплатными программами для подготовки. К сожалению, их выбор, в отличие от программ подготовки сведений в ПФР, крайне скуден.
ФНС официально предлагает использовать для подготовки сведений бесплатную версию программы "Налогоплательщик 2009" от ЗАО "Служба налогоплательщика". Скачать её можно на сайте ГНИВЦ ФНС РФ по ссылке: http://www.gnivc.ru/Document.aspx?id=1506 . В бесплатной версии данной программы якобы по требованию ФНС отключен авторасчёт, так что налоги придётся считать самостоятельно.
В начале этого года компания Бухсофт.Ру запустила в режиме пробной эксплуатации сервис по подготовке 2-НДФЛ в режиме онлайн. Налоговый агент регистрируется на сайте и получает имя пользователя и пароль для входа на сайт подготовки сведений. После входа на сайт вводятся данные. На основании введённых данных формируются файл со справками 2-НДФЛ и печатные формы справок и реестра. Готовые файлы на сайте можно проверить программой CheckXML и вместе с печатными формами отправить на адрес электронной почты, указанный в реквизитах. Воспользоваться сервисом можно бесплатно по ссылке: http://www.buhsoft.ru/?title=online/index.php .
Средства проверки файлов на правильность заполнения
Для проверки готовых файлов 2-НДФЛ существуют две общедоступных программы. Это вышеупомянутый Налогоплательщик 2009 (к нему нужно подключить также КЛАДР) и CheckXML, используемый также для проверки отчётности в ПФР.
Кроме того, готовый файл 2-НДФЛ можно проверить на сайте Бухсофта по адресу:
http://www.buhsoft.ru/?title=pressa/xmltest/at.php .
КЛАДР
КЛАДР - это классификатор адресов РФ, содержащий данные об адресных объектах такие, как наименования, почтовые индексы, коды ОКАТО, обслуживающие ИФНС. Также в КЛАДР отражается информация о переименовании и (или) переподчинении адресных объектов. Адреса, вводимые в форму 2-НДФЛ, должны соответствовать КЛАДР.
Федеральный КЛАДР собирается и регулярно публикуется ГНИВЦ ФНС РФ на основании данных из территориальных налоговых инспекций. По общим правилам, российские адреса, забиваемые в персонифицированную отчётность и 2-НДФЛ, должны соответствовать КЛАДР. На данный момент опубликована версия КЛАДР по состоянию на 28 января 2010 года.
Свежую версию КЛАДР можно скачать на сайте ГНИВЦ по адресу http://www.gnivc.ru/Document.aspx?id=80 . Но там она выложена в виде многотомного ARJ-архива, что неудобно для скачивания и распаковки (из программ, не требующих распаковки, могу назвать только Налогоплательщик, используемый для бесплатной подготовки 2-НДФЛ; в случае использования других программ приходится распаковывать архивы сторонними архиваторами вроде ARJ или WinRAR). В более удобном для скачивания виде (один ZIP-архив) КЛАДР можно скачать у меня на http://www.lubezniy.ru/kladr/address .
Вспомогательные ресурсы
В случае обнаружения проблем с восприятием того или иного адреса можно попытаться уточнить наименование адресного объекта. Удобные сервисы для этого есть здесь:
http://www.klerk.ru/kladr/ ;
http://www.lubezniy.ru/kladr/address/ .
Там же можно уточнить почтовый индекс, если он не известен.
Ответить с цитированием
Сообщение от Лен-усь
у ИП по одному сотруднику по НДФЛ за 2009 год недоплата 50 копеек (при этом в 2008 году была переплата 52 руб., но она в справке 2-НДФЛ не показывалась). Как правильно заполнить в справке 2-НДФЛ 2009 строку "сумма налога удержанная", с учетом этой недоплаты?? и надо ли эти 50 коп. доплачивать?
