Списание ГСМ

[Ola2012]

Уважаемые, клерки! Только начинаю заниматься ГСМ и накопились вопросы:
1. Арендуем машины у сотрудников, в договоре прописано, что аренда в рабочие дни, в выходные исп. в личных целях. Форму путевого листа разработали сами на 14 дней. В те дни когда не совпадает показание спидометра на начало суток и конец предыдущих необходимо составлять акт приема-передачи ТС?
2. Заключили договор с топливной компанией. Получили карты на условиях возврата при расторжении договора. Как мне их учесть? Просто на забалансовом? Сумму за изготовление ПК сразу в расходы (на 44)? А годовое обслуживание карт - РБП?
3. Карты распределили между сотрудниками. Согласно путевым листам у одного сотр. расход топлива по утвержденной норме - 144 л. А по пластиковой карте заправлялся на 137 л. А у второго наоборот, по норме - 77, а по карте заправился на 81. Могу я списать бензин из расчета норм 144+77 = 221. Или я обязательно должна отразить перерасход в 4 л. у одного водителя (хотя он как бы перекрылся экономией другого).
Извините, что так много....

[Ola2012]

И еще вопросик: по договору право собственности на топливо переходит в момент заправки. Обязательно ли мне приходовать топливо по чекам (в этом случае нужен авансовый отчет от водителя?) или могу по ТОРГ-12 от топливной компании оприходовать последним днем месяца?
Ответьте, пожалуйста...

[Аноним]

Оприходовать можете на основании отчета с приложением чеков, торг 12 в конце месяца от заправочной компании.
Зачем составлять акт приема передачи, если в договоре прописано, что в вых используется транспорт в личных целя!? не нужно составлять акт
С картами вопрос интересный, мы их учитываем как денежные документы на балансе, ***-ся у водителей на руках.
Вы не можете перерасход перекрыть экономией другого водителя,т.к. пут.лист составл-ся на конкр.трансп ср-во и расход бензина соответственно производится каждым транспортом.

[Ola2012]

А как мне учесть карты как денежные средства? У меня есть приложение к договору, в котором указано, что изготовление ПК - 1000 р. И сч/ф на изготовление ПК на 1000 р. И еще акт приема-передачи карт, они там перечислены просто по номерам. По какой стоимости я их приму? Да и в договоре написано, что карта выдается на условиях возврата. Я их просто учла на забалансовом, сделали приказ по организации по закреплению ПК за водителями и все. А на 44 списала сумму в 1000 р на изготовление ПК. Так нельзя?

[Тоня]

А на 44 списала сумму в 1000 р на изготовление ПК

+1

[Ola2012]

Извините, но все равно не поняла.
Д60 К51 - 25000 - аванс топливной компании (основание - допсоглашение о первоначальном объеме ден.средств и сумме неснижаемого остатка)
Д00? - 4 - забалансовый учет пластиковых карт по символической цене 1 руб (по количеству карт). На дату получения карт. (основание - акт приема-передачи карт)
Последний день месяца:
Д 10.3 К44 - 1000 за изготовление карт (основание - отчет об оказанных услугах, сч/ф)
Д97 К60 - 4000 - годовое обслуживание карт (основание - отчет об оказанных услугах, сч/ф)
Д10.3 К60 - 8000 - оприходованы ГСМ (основание - ТОРГ-12, сч/ф)
Д44 К10.3 - 8000 - списание ГСМ (основание - накопительная ведомость расхода топлива, составленная на основании путевых листов)
Так?
Но смущают такие моменты: по договору право собственности на ГСМ переходит в момент заправки, поэтому я должна приходовать по чекам на дату заправки? А как это оформить?

[Ola2012]

пожалуйста, ответьте кто-нибудь. Срочно нужно доделать

[Тоня]

Так?

Так.

по договору право собственности на ГСМ переходит в момент заправки, поэтому я должна приходовать по чекам на дату заправки

Трудоемко это, а на учет не влияет. В накладной в конце месяца все равно будет стоять средняя цена по всем заправкам в течение месяца.

[TRIAN]

Ola2012,

Д44 К10.3 - 8000 - списание ГСМ

Что вот так прямо ровно в последний день все сходится, и приход и расход...?
А если есть заправка в последний день месяца?

[Ola2012]

ну конечно не сходится все до копеечки и остатки есть на конец месяца, это я так для простоты примера написала

Тут еще один вопросик нарисовался, ген.дир. просит указать в договоре строчку, что "организация оплачивает следование авто от офиса до места стоянки" Вобщем как-то так... Т.е фактически сотрудники уезжают на своих авто домой и он этот бензин тоже хочет им оплачивать. Это же уже получится использование в личных целях. Смогу ли я взять тогда весь бензин на расходы в НУ? Как лучше поступить? Или может конкретно эти поездки не включать в расходы по НУ? Что-то уже на бред похоже...

[Аноним]

сотрудники при заправке по карточке получают кассовый чек?
У нас хоть и заправка по карте прикладывают кассовый чек. На основании него в путевом листе ставится сумма заправки. Потом с заправки берется распечатка по карте и сверяете заправку по карте и чеки. А списание ГСМ делаете по путевому листу на счет затрат 26, 44, 20 или какой у вас. Можете списывать по средней цене, по конкретной сумме это зависит уже от вас.

[Ola2012]

А кто-нибудь может прислать образец сводной ведомости расхода бензина (на основании путевых листов)? Очень надо
И еще глупый вопрос: согласно пробега в путевом листе мы рассчитываем расход бензина по нормативу и списываем это количество литров? или фактически израсходованное?

[ZZZhanna]

согласно пробега в путевом листе мы рассчитываем расход бензина по нормативу и списываем это количество литров? или фактически израсходованное?

согласно пробегу фактически израсходованное, но не более норматива (если он у вас установлен).

[Аноним]

согласно пробегу фактически израсходованное, но не более норматива (если он у вас установлен).

А если не установлен?

[Аноним]

извините, подниму темку. Глупый вопрос, наверное, но как узнать фактически израсходованное топливо??? нужно замерять топливо в баке на начало и конец дня что ли?
Машина арендована, ездит директор. Он принес мне кучу чеков, и списочек в какие оганизации ездил за неделю. Мне ндо написать путевой лист. Нормы расхода расчитаны. А как определить факт???
Как это делается в теории и на практике???

[ZZZhanna]

километраж по путевому листу х на норму расхода = расход

[Аноним]

А я думала, что это и есть расход по норме.
А расход по факту - это по факту и он сверяется с таким расчитанным по форме, чтобы выявить перерасход или экономию. Разве не так??? Объясните, плиз

[ZZZhanna]

Основные исходные данные - это километраж по спидометру от пункта А до пункта Б. Он м.б. только фактическим, и как раз именно он подтверждается путевым листом. А нормы устанавливаются на расход бензина на 1км (ну или обычно на 100км)

[Аноним]

Может я неправильно сформулировала вопрос. Как мне вычислить перерасход или экономию?
В путевом листе есть графы:
- остаток при выезде
- остаток при возвращении
- расход по норме
- расход фактический
- экономия
- перерасход.

Как это заполнять???
как определить остатки топлива? неужели каждый день замерять бензин в баке специальным прибором (который кстати еще и купить надо).
Как на практике это делается не в транспортных организациях?

[ZZZhanna]

Ну теоретически самый первый раз нужно замерить, а потом ставить из предыдущего путевого листа. Если вне рабочего времени машина используется в личных целях, то таки да, надо бы измерять на начало и конец дня. Я бы на вашем месте вывела какую-то приемлемую цифру на самое начало аренды, указав ее в акте приема-передачи, а дальше плясала бы от нее, считая расход во внерабочее время условно по тем же нормам. Вам же главное для подтверждения расходов - расходы в рабочее время, т.е. ост.на конец дня минус ост.на начало.