Практика использования служебных записок

[kaso]

При чтении различных статей с упоминанием служебных записок периодически посещает меня мысль, что в нашей организции эти самые записки никогда не используются. Интуиция подсказывает, что в некоторых случаях надо бы (во избежание разногласий с налоргами и для пощей убедительности), хотя никаких законодательных норм, понятно дело, не существует.
Коллеги, кто использует служебные записки в документообороте компании, не поделитесь опытом, для каких случаев вы их применяете?
У меня вот родился список:
1. Затребование "отделом снабжения" канцтоваров в таком-то количестве и ассортименте. Назначение: подтверждение того, что канцтовары нужны именно в таком кол-ве, ассортименте (инициатива так сказать). На основании записки - счет, оплата, оприходование.
2. Записка о необходимости ремонта имущества. Назначение: опять-таки основание для получения счета, его оплаты, оприходования услуг.
3. Записка о необходимости выдачи суммы под отчет тому-то для таких-то целей в таком-то размере. Назначение: основание для РКО.
4. Записка о возмещении понесенных расходов с объяснением причин. Назначение: дополнителные объяснения-пояснения к авансовому отчету.

[net]

я пишу только в случаях разногласия в бух. учете и налогообложения с руководством.

[Г_Росс]

Иногда хорошо написать служебку про определенных видах ремонта ОС и при их списании (с целью обосновать его необходимость)

[Тоня]

Когда работала на производстве, использовали часто. По канцелярке, материалам, которые покупались за наличку, командировкам, ремонте а/м. Но то была необходимость (большой завод, большой штат и куча начальников, которые эти служебки целесообразили и подписывали). Сейчас не пользуюсь.

[chuck]

Многое зависит от размера компании. Служебная записка, например - неотmемлемая часть бюджетирования (мало зарабатsвать -надо еще и правильно тратить).
Примерная цепочка (сами поймете зачем это может понадобиться):
- служебка на закупку
- визирование руководителем (спросит кто разрешил - сам дурак - есть виза, спрсит, почему не сделано - опять же сам дурак - служебка лежит без визы)
- передача в финотдел для определения финансовых возможностей удовлетворения заявки и включения в план платежей. Бугалтир ждеть реестра платежей от финотдела и не виноват, что не перечислил положенных денег - виноват фин.отдел. При бюджетировании (не бухгалтерская работа) определяются источники финансирования.
- передача в отдел МТС на в ключение в объем для оптимального поиска и закупки (это как раз задача снабженцев). Выполнение ими ф-ций логистики - уменьшения (оптимизации затрат) на транспортировку закупаемого, организация документального подтверждения (бугалтир ждёть документы от них а не сам занимается их "выбиванием"). Опять же...

...но зато бухгалтер может быть виноват, если не подаст в финотдел заявку на перечисление налогов )), опять же, если финотдел (директор) не завизировал... сами понимаете

Ну, примерно так. Хотя, на самом деле, без таких схем, многие бы долго не протянули.

[kaso]

net:

я пишу только в случаях разногласия в бух. учете и налогообложения с руководством.

Что-то я не поняла: расхождение БУ с НУ - тогда это не служебные записки, а бухгалтерские справки, их у меня навалом.
А если "расхождения с руководством", то имеете в виду, что если начальство говорит что-то делать противозаконное, а Вы не согласны, то пишете служебку. Если так, то понятно.

[kaso]

Резюме:
Служебные записки (для небюджетников) нужны для:

1. Оптимизации внутреннего документооборота, удобства и кооринации работы между отделами и людьми, если это действительно так применительно к конкретной компании.

2. Дополнительное формальное подтверждение (для налоговой, естесс-но) экономической оправданности затрат в целях налогового учета (типа есть запрос, виза руководства и т.п. - значит это действительно нужно!!! ).

Добавьте еще, если есть.

[net]

kaso, я имела в виду расхождения с руководством. Ничего противозаконного делать он меня не заставляет. Просто в работе бывают спорные вопросы. Когда можно истолковать по разному. Вот на них и пишу служебки.

[Klx]

А образец cлужебной записки имеется?

[Тоня]

Индивидуально. В зависимости от темы, в ней раскрываемой.

[katapusina]

А образец cлужебной записки имеется?

Обычно пишем:

Директору ******
от начальника *****

Служебная записка

В связи с ***** прошу приобрести *** для ***
дата подпись

---
Обычно прикладывается счет от организации на данную продукцию, материалы и т.д. И счет "К оплате подпись" вместе со служебкой приходит в бухгалтерию.
Если счета нет-директор отписывает эту служебку отделу снабжения.