Учет расчетов с подотчетными лицами

[natusik.a]

Помогите решить такой вопрос!?! Наш сотрудник должен поехать в командировку с 20.05.2010 г. Однако он 10.04.2010 г. обратился в туркомпанию и оплатил из своего кармана 50% из стоимости командировки (отель + авиаперелет), принес нам договор и кассовый чек об оплате данной суммы 10.04.2010 г. Мы ему аванс на это не давали, а он требует возместить ему расходы!? Говорит, что по другому не было бы билетов? Как мне быть? Правомерно ли это и какие бумаги я должна составить!? Мы ведь будем ему 17.05. выдавать те же деньги на командировку ...

[Воробьев Максим]

Мы ведь будем ему 17.05. выдавать те же деньги на командировку ...

А почему именно 17 а не 16 (15, 14 и т.д.) ?

В принципе не видел документов, регулирующих когда необходимо выдавать аванс на командировочные расходы. С другой стороны Росфиннадзор может и придраться (отвлечение бюджетных средств). Поэтому я заставляю в таких случаях писать заявление, что то типа того, что "в связи с летним сезоном и возможным отсутствием билетов, а так же снижением цен на авиабилеты при покупке заранее, прошу выдать командировочные расходы"

Вопрос только зачем он в туркомпанию пошел а не в кассу ??? как это будет оформлено туркомпанией, что то странно что 50 %, обычно плата за билеты 100 % и бронь.

[Plesen~]

как это будет оформлено туркомпанией, что то странно что 50 %, обычно плата за билеты 100 % и бронь.

путевкой будет оформлено... туристической
нет,предоплата за такой срок может и не быть 100%

[Plesen~]

В принципе не видел документов, регулирующих когда необходимо выдавать аванс на командировочные расходы.

да дело то в том, что у него не командировочные расходы как таковые в чистом виде, а оплата туристического пакета (трансфер+отель), надо читать что в договоре написано очень внимательно,
и еще в том, проблема в том, что работник принял обязательства -подписал договор, не имея на это полномочий...

меня такие ситуации абсурда тоже напрягают... потому что всегда вызывают много споров

[Plesen~]

Почему абсурда?
По ТК я обязана возместить расходы при направлении..
Расходами при направлении являются проезд, оплата проживания и т.д...
Турфирма,как правило, является посредником,который покупает готовые тур.пакеты, у них агентский договор, счета за гостиницу не будет (будет ваучер на проживание с даты по дату без цены) и билет, в которой цены не будет тоже... не будет цены в мед.страховке и не будет отдельного документа на оформление визы, то есть возместить проезд и проживание и другие расходы (то,что предусмотрено ТК) как таковые я не могу...

в тоже время "оплата услуг по организации поездки" ТК не предусмотрена..

[Plesen~]

в то же время законом не определено, что человечек не имеет права пользоваться посреднической фирмой ...
поэтому - локальный НПА по учреждению, касающийся оплаты поездок с разными нюансами типа оплаты за бронирование гостиницы через посредническую фирму по ПД-4, какие документы должны быть представлены и т.д...на кого оформляется подобный договор, с самой фирмочкой лучше поговорить бухгалтеру- чтоб выделили стоимость проезда,проживания и т.д.., как правило, туристические конторки стараются пойти на встречу клиенту... Есть одно "но"- у них может не быть кассового аппарата, и быть бланк (БСО) туристической путевки, и с этим уже ничего не поделаете...
у меня позволяют себе вольности только особо задумчивые академики, и уже давно есть договоренность с фирмочками (благо их только 3), которые у них под боком (прямо в доме,в котором они живут) и девочки оформляют для них (для нас) пакет документов, который нас устраивает, у них есть ККТ, и они даже нашим особым клиентам кассовые чеки на руки не выдают, чтоб не потеряли, все складывают в отдельный файл и потом нам отдают... но это еще надо решить-хочет ли бухгалтер так напрягаться, проще же всех просто послать...

[Воробьев Максим]

Вот и я про то, что с турфирмы потом могут проблемы быть к тому же они берут за посреднические услуги, а это уже на мой взгляд оплате не подлежит.

natusik.a, вам в любом случае лучше прекращать подобную практику, что бы без вашего разрешения никто не смел никуда бежать и ничего покупать. А то они быстро вас "под монастырь" подведут.

[Plesen~]

к тому же они берут за посреднические услуги

они, как правило, работают именно по агентскому договору...

[Воробьев Максим]

Plesen~, тогда в принципе не проблема...

[Plesen~]

да просто набор документов оправдательных...
квитанция ПД-4 или выписка с карт-счета в адрес агента, Подтверждение бронирования типа письма, от контрагента в городе командирования (промежуточное звено,которое деньги уже от агента получает)... и ничего-из гостиницы (потому как гостиница предъявляет все документы тому промежуточному звену, которое в городе командирования).. подтверждение бронирования ведь не есть факт проживания,не так ли? это оплаченный аванс и что-то вроде договора..
и мне вот это вот не нравится...

[Воробьев Максим]

Я то с ними никогда не работал, поэтому мне сложно насчет документов судить.

К стати, в тему... Час назад по такому вопросу ко мне наши сотрудники обращались, сейчас пишут заявление, и проезд им оплатим за 2 месяца до командировки.
Гостиницу и суточные где то за неделю выдадим.

[Plesen~]

да мы иной раз билеты и за полгода покупаем,ничего страшного-храним в кассе,как денежные документы

[Plesen~]

а у нас-все ведь отработано, все для человека- сидит девочка,билеты оформляет по безналу, гостиницу заказывает, все через проверенные фирмы с отработанным пакетом документов, ничего в таком случае не просим-нам все документы контрагенты прямо в бухгалтерию приносят.. так нет ведь.. отдельные индивиды все норовят налево, создать трудности, чтоб потом их преодолевать...чтоб самим побегать и нам чтоб нескучно было...

чтоб не кассовый чек,а путевка, чтоб без счета за проживание.. и т.д...

[Аноним8442]

Уважаемые клерки, прошу помощи в сложной ситуации:
Район Крайнего севера
Льготный проезд
Заключено соглашение между бюджетным учреждением и авиакомпанией о безналичной оплате авиабилетов работникам, которые имеют право на льготный проезд в отпуск.
В процессе реализации Соглашения оформляются следующие документы:
1. Заявка на авиабилет (по данной заявке в кассе выдают билет)
Взамен этой заявки работник получает в авиакассе билет.
2. На основании заявок авиакомпания предъявляет к оплате счет.
3. Организация оплачивает данный счет с лицевого счета в казначействе.
4. Авиакомпания предоставляет акт выполненных работ, где указаны исполненные авиабилеты (пофамильно). При этом, работник, воспользовавшийся льготным проездом, может еще находиться в отпуске и посадочные талоны на момент получения акта выполненных работ из авиакомпании в бухгалтерию не предъявлены.
5. Работник по приезду из отпуска составляет авансовый отчет, к которому прикладывает посадочные талоны, авиабилеты. При этом в отчет попадают не только билеты авиакомпании с которой заключено соглашение, но и другие различные проездные документы, стоимость которых мы обязаны компенсировать работнику.
6. Предполагается так же придумать, как быть в случае сдачи/замены/переоформления авиабилета. Сборы, оплаченные при оформлении первого билета, авиакомпанией не возвращаются. Если билет, оплаченный по безналу сдан, в авиакассе выдают справку. Если при этом меняется тариф, то работник доплачивает самостоятельно.
Задача: 1. как построить учет таким образом, чтобы было видно, сколько израсходовано средств на льготный проезд по каждому подотчетнику отдельно, как если бы это было в случае выдачи работнику аванса? Это очень нужно для дальнейшей отчетности. 2. Как при этом построить учет с авиакомпанией?