Вопросы бухгалтерам о начале внедрении автоматизированного учета

[Fosihas]

1. Есть завод, переработка льна, учет ведется с помощью таблиц Exel и простынь с Журналами. Дирекция выразила желание как-то автоматизировать все это. Составили договор на внедрение. Обговорили, что и как будем это делать, составили какая первичная документация будет вводится и какие из это получаться отчет. Встретились с гл. и зам.гл. бухгалтерами, они на все наши предложение сказали что это все ерунда и нам, т.е. им бухгалтерам, нужны только журналы, а первичные документы они от руки напишут. Когда им начинаешь говорить что эти журналы получаются из первичной документации, они обижаются, в ответ сообщают «мы это знаем но хотим видеть журналы». Как их убедить что запустив управленческий учет, они получат и отчеты по бухгалтерии.
2. И можно ли убедить бухгалтеров с большим стажем, и амбициями (извините), поставить на первый план управленческий учет, а бухгалтерия потом.

И как говорить с бухгалтером если у него в голове только Дебет Кредит.

[ОлегЪ]

Никак. Бухгалтерия (в традиционном и узком понимании) не является потребителем прелестей результатов автоматизации управленческого учета. Если хотите получить поддержку бухгалтеров, говорите на языке Дебета и Кредита, а также Журналов, Ордеров, Книг... Если не умеете - то не надо рассказывать людям сказки о том, что запустив управленческий учет, они получат и отчеты по бухгалтерии.

P.S. Прошу прощения, что отвечаю на вопрос, заданный бухгалтерам.

[ToT]

Fosihas,думаю Вы должны знать,
Бухгалтерам управленческий учет ни к чему,
не объясняйте им управленческий учет,это не функция бухгалтерии.

ввод документов это тоже не функция бухгалтерии,кроме платежных документов, как правило.
Эту функцию делает или торговый отдел или просто операционисты.

Вы дали мало вводных своей проблемы.

то есть если Вы,в первую очередь решите вопрос с руководством (не с бухгалтерией) кто должен вводить документы(самое главное это ввод расходных, приходных документов ),все станет на свои места.

Бухгалтера после ексела будут Вам хлопать в ладоши

Как атоматизатор Вы должне глубже решать проблему,бухгалтерия это только часть пользователей,самая главноя,но часть.

Решив проблему ввода первички,естественно Вы решите проблему пресловутых журналов,если бухгалтера мало понимают,что такое автоматизация решайте с руководстом.









Все у Вас получится

[stas®]

Есть такая проблема. Действительно, бухгалтеры привыкли к тому, что есть первичные документы (часто не ими составляемые), а разноска информации из них по журналам - и есть главная функция бухгалтерии.

Всех бухгалтеров учили, что сплошная книга хоз.операций - это лишь модель "правильного" бухучета, построенного на журналах-ордерах. И ты фактически им предлагаешь вернуться от вершин бухгалтерской мысли, позволяющих существенно упростить ведение учета, к гроссбухам позапрошлого века Кто же на это согласится...

Поэтому попробуй вместо термина "заведение первичных документов" использовать термин "занесение информации для журнала" Может помочь.

[ToT]

Стас,хотел бы поправить, не привыкли ,а должно быть так что бухгелтера документы не оформялет а обрабатывает.
Я и свои отделы строю так: Дайте мне документы я их обработаю.

то есть проводки, налогобложение,учет,частично планировние(это уже за отдельные блага ), - это бухгалтерия,а создание документов уж извините.

Руководству и Автоматизаторам так и надо мыслить,тогда бухгалетрия(нормальная,вменяемая бухгалтерия ) и слова не
скажет,это ее работа.

Речь конешно идет о тех фирмах где бухгалтер занимается своим делом,а не затычка во все дыры.
Просто зачастую бухгалтерия это единственный квалифицированный орган предприятия.

[quasar]

2Focihas
Коллега! Поясните одну вешшччь! А как с таким потрясающим (извините, коллега, другого эпитета просто подобрать не могу!) знанием предметной области Вы собираетесь автоматизировать хоть что-нибудь хоть как-нибудь???

[Audi]

Коллеги, привет всем!
При автоматизации наш друг допустил массу ошибок.
Главная из них - отсутствие у него самого должного понимания, автоматизируется все предприятие или участок (в данном случае - бухгалтерия).

[Fosihas]

Quasar. Что именно из предметной области? Как можно что-то автоматизировать если руководство просто хочет это сделать, а бухгалтерия (конкретные исполнители) не знают что им надо, если только все и попроще.

[quasar]

2Focihas
Для начала прошу прощения за, быть может, излишний сарказм в своём предыдущем постинге, у самого ситуация похожа на Ваш завод по переработке льна. Наболело!
К тому же достойно уважения то, что Вы всё-таки пытаетесь посоветоваться с бухгалтерами на бухгалтерском форуме.
Сразу поясню, я не бухгалтер, я промежуточное звено между бухгалтером (и не только, частенько и с другими отделами работаю) и АСУшником (почти по Дарвину). Сам себя называю информационщиком. В общем, смею надеяться, что имею некоторый опыт в АСУчивании предприятия (да простят меня дамы, читающие это).
Теперь по делу.
У Вас, ИМХО, изначально неверная концепция подчинения (или принижения значимости) бухгалтерского учёта управленческому! Отсюда всё!
На предприятии, как Вам известно, применительно к его ФХД существуют три вида учёта: бухгалтерский, налоговый и управленческий. И эти три вида учёта РАВНОПРАВНЫ!
Далее, могу утверждать, что можно построить управленческий и налоговый учёты на базе бухгалтерского, но никак и ни в каких комбинациях не наоборот! Можно лишь говорить о вводе первичных документов другими службами, то есть вроде бы сначала оперативные службы, а потом бухучёт, но и это иллюзия, так как проверка документов, обработка и формирование ВЫВЕРЕННЫХ отчётов - заслуга именно бухгалтерии.
Ещё один аспект. Наверно, слышали, что законодательство, регламентирующее бухгалтерский и налоговый учёты, то есть то, что формируется именно бухгалтерами, изменяется буквально чуть ли не каждый день. А ответственность за неверно составленную отчётность повышается, повышается и повышается. Поэтому понятно желание этих людей - бухгалтеров сделать свою работу так, чтобы не было шансов впаять им что-нибудь, типа пять лет с конфискацией или что-то подобное. А то, что они мыслят категориями "дебет-кредит" - это вовсе не говорит о их ограниченности, это как раз и характеризует ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ! (конечно, бухгалтера всякие попадаются, не будем их идеализировать, но количество выдаваемых государством законов, инструкций и т.п. предполагает нехилый умственный потенциал для их осмысления. Если, конечно есть желание).
К чему я клоню столь многоречиво. А к тому, что Вам необходимо именно нужды бухгалтерии поставить во главу угла! Вот если Вы сможете автоматизировать так, что у них - бухгалтеров не будет ни единого шанса сорвать отчёт или напортачить где-нибудь, только ТОГДА можно решать другие задачи. И не в коем случае не принижайте значение бухгалтерского учёта - это краеугольный камень всего процесса учёта на предприятии! А то, что они не хотят формировать в компе первичные документы (кстати, посмотреть ещё надо, кто их должен вводить и формировать, а может оперативные службы?), то это временно, как в той песне. Показывайте, убеждайте. То, что они изначально настроены враждебно - это закономерно. Они боятся потерять контроль над процессом учёта. Ведь для них Ваша программа - это "чёрный ящик". Конечно, плюс личные мотивы каждого.

С уважением,
Вадим

[Lavrik]

Уважаемый Fosihas!
Вам будет очень сложно договориться с бухгалтером, если Вы так неверно расставляете акценты. Данные бухучета используются для налогового и управленческого учетов. Но никак не "бухгалтерия потом".
А в головах у бухгалтеров не только Дебет-Кредит

[Нерон]

Fosihas,
необходимо вопросы, Вами названные, задавать в первую очередь себе и, подумав, руководителю, который заинтересован в результатах УУ (с вариантами решения).
По информации и первичным документам: по возможности в 99% случаев соблюдайте правило "где информация возникла, там ее и вносят в систему учета".
Бухгалтерия - консолидатор всей инфолрмации и ключевое звено на предприятии при первом этапе автоматизации, как у Вас. Главный бухгалтер - лучший друг, иначе - он (она) Ваши труды потопит. Вы работаете и на ее (или для нее - только на ее) потребности, остальное - она не обязана знать.
Кстати, а коллектив по внедрению КИС у Вас существует? (если забыли директора, я Вам не завидую).

[Шеф]

Поделюсь обширным опытом. Когда-то я работал программистом и автоматизировал такие же заводы. Инициатива автоматизации шла от высшего руководства. Бухгалтерия - с виду не против. Но никаких движений в эту сторону - у них вечно то отчеты, то проверка из налоговой. Особенно противятся те, у кого бардак в учете. И так тянется годы! (Правда, была 1 фирма, где инициатором была главбух - большего удовольствия от работы я не получал). Теперь я начальник одного из отделов фирмы, которая владеет десятком заводов. Внедрение автоматизированной бухгалтерии на заводе у нас длится около трех месяцев. Потому что я могу бухгалтеров строить, а если надо увольнять. И количество бухгалтеров после автоматизации поубавляется, и порядка в учете заметно прибывает. Вывод: если хочешь внедрить программу - заручить поддержкой дирекции (в плоть до того, что надо будет 1-2 уволить, не говоря о выговорах бухам).

[Fosihas]

Я не могу предлагать кардинальные меры, так сторонние лица. И так понимаю будет вяло текуче брожение мыслей о автоматизации.

[Демидова Татьяна]

Не буду нападать на спрашивающего а попробую помочь.

1. никогда бы не позволила увольнять бухгалтеров какому-то автоматизатору! Я их можно сказать выучила, направила, силы потратила, а какой-то автоматизатор будет свои порядки наводить? НИКОГДА!!!

2. уже правильно сказали что все строится на основе бухучета.
Бухгалтеры завода понимают, что при новой схеме работы (то есть после автоматизации) им придется заново разрабатывать методику, документационные потоки и порядок. Вы предлагаете им не упростить работу, а усложнить. В этом случае вы получаете врагов в лице всей бухгалтерии.

3. в голове у бухгалтера не только дебет-кредит. Но даже и того другого Вам автоматизаторам все-равно не понять. Поэтому не пытайтесь говорить с бухгалтером на его языке - пропробуйте поговорить по-русски.

4. настоящему бухгалтеру (открою страаашную тайну) по большому счету наплевать на управленческий учет, да еще с такой высокой колокольни (хотя многие никогда в этом не признаются). Стремясь угодить руководству, вы ставите фирму в такое положение, когда недовольная бухгалтерия, которую лишили возможности нормально функцинировать, доведет это до сведения руководства. И руководству придется нанять другого автоматизатора, который ПРАВИЛЬНО расставит акценты и избавит руководство от головной боли и жалоб рассерженных бухгалтеров.

5. Работая с бухгалтерами невозможно выработать единый подход! Каждый считает себя уникальным и бухучет ведет тоже уникально. Станьте психологом!

У вас все получится!

[quasar]

Татьяна! В точку!

[Fosihas]

Демидова Татьяна
по п. 1. припугнуть то можно
по п. 2. менять когда – то придется, а чем дальше тем сложней
по п. 4. а это руководитель был инициатором, и хочет быстро получать информацию
по п. 5. и психологом, и технологом … не говоря уж бухгалтером…

[quasar]

Исходное сообщение Fosihas
Демидова Татьяна
по п. 5. и психологом, и технологом … не говоря уж бухгалтером…

А вот это уже правильный подход.

[Lavrik]

Уважаемый Fosihas.
По роду соей деятельности (я зам. директора предприятия, одним из направлений которого является поставка компьютерных комплектующих) мне ежедневно приходится общаться с "гениями" от автоматизации. Еще ни один из них не назвал бухгалтера умницей. Так вот что я думаю на этот счет- НЕ СЧИТАЙТЕ СЕБЯ БОГАМИ, способными переварить бухгалтерию ! Вы ТОЛЬКО автоматизируете то, что другие до вас разработали и внедрили!
И уверяю вас, никогда грамотный руководитель в споре между БУХГАЛТЕРОМ и вами не займет позицию "Автоматизируйся или пиши заявление".

Уважаемые Клерки, извините за "шумное" письмо, но наболело!!!

[quasar]

Исходное сообщение Lavrik
Вы ТОЛЬКО автоматизируете то, что другие до вас разработали и внедрили!

И тоже неверно! Так уж получается, что автоматизация неизбежно несёт за собой перераспределение информационных потоков, функций, работы, изменение документооборота и т.д. на предприятии, как это уже совершенно справедливо замечала Демидова Татьяна. Вопрос в том насколько рационально будет переработано то, "что другие до вас разработали и внедрили".

[Fosihas]

Lavrik

У Вас наверно не возникал вопрос быстром получении информации о результатах деятельности.

[Lavrik]

Ежедневно возникает.
Но я не противник автоматизации, а противник нападок на бухов.

[jul-2000]

Быстро можно получить информацию о результатаз деятельности, взятую из источника "ППП" (Пол, палец, потолок). Чтобы получить реальную картину, нужно время.

[Elana]

LAVRIK, примите мое искренне восхищение! Я согласна целиком и полностью.....Простоу же давно занимаюсь бухгалтерией и вообщем-то (так уж вышло) оргаизовывала упр.учет в неком холдинге с различными видами бизеса.... С автоматизаторами очень даже дружили и до сих пор дружим.. однако некторая снисходительность ощущалась!
Так что еще раз мое восхищение!!!

[Lavrik]

Elana

[Elana]

Главное, что все старались понимать друг друга - и автомтаизатоы, и бухгалтера, и юристы, а "не тянуть одеяло на себя". Иначе можно завалить любое самое перспективное дело. Понимаю, что это банальность, но... Истина не перестает быть истиной, если даже она и банальность....

Автоматизировать - безумно ИНТЕРЕСНО... Главное понять - ЧТО и ЗАЧЕМ автоматизируем...

[Александр (СПб)]

Полностью поддержу Демидову Татьяну!
Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии - это всегда реаолюция! Если Вы не убедите бухгалтера, что ЕМУ это нужно и что ЕМУ ради этого надо пойти на жертву (хотя бы в виде параллельного учета на первых порах)!
Никогда не любил вторгаться в незнакомую мне область, но поробую привести пример "из жизни автоматизаторов". Как бы Вы отнеслись к тому, если бы Вам, работающему всю жизнь на машинах IBM, предложили бы сесть за Макинтош и делать тоже самое. И я ведь не говорю, что это невозможно. Вопрос понравиться ли это Вам и как Вы к этому отнесетесь!

Если Вы сможете понять автоматизируемого Вами бухгалтера, то Вы сможете и найти подход к нему и наиболее удачный вариант автоматизации!

Успехов!

[Fosihas]

Elana
И правильно Главное понять - ЧТО и ЗАЧЕМ автоматизируем

А по поводу быстроты получения отчетов, так в своем организации, Руководство получает то что оно хочет, Бухгалтерия то что ей надо для сдачи отчетности, а торговый отдел оформляет документы. И все работает отлажено и во время.

[Govorun]

И ещё... замечание....очень важно сразу же обучить бухгалтеров полноценно использовать ВСЕ возможности программы, иначе жизнь бухгалтерии лишь усложнится...

[Демидова Татьяна]

Перенесла в Автоматизацию, тема интересная была.

[training1C]

Татьяна, спасибо за перенос. Ветка всплыла и попалась мне на глаза.

quasar , ну прогнулись, прогнулись :-).

В подавляющем большинстве сообщений сквозит неприклонная уверенность в собственной правоте. У кого-то это : "Сначала управленческий учет, а из него уже бухгалтерский", для кого-то "Бухгалтерский учет - это краеугольный камень...". Правда очень понравилось высказывание Elana по поводу "главное одеяло на себя не тянуть".
На самом деле в жизни все на много сложнее и как правило определяется позицией руководства.
Если директор (правление, управляющий) считает бухгалтерию всего лишь центром затрат (из-за них (бухгалтерии) одни расходы - налоги и т.д. :-), то бухгалтерию задвигают на задний план и о ее нуждах вспоминают в последнюю очередь и тогда становится возможной ситуация, которую описал Fosihas.
Есть другая крайность - бухгалтера (главбух) "определяет политику партии". И зачастую на таком предприятии инициативы руководства рубятся бухгалтерии, мотивируя это противозаконностью и прочими причинами. Причем ввиду бухгалтерской безграмотности руководителей этот вариант проходит. На этом предприятии и будет проведена автоматизация бух. учета в ущерб всем остальным подразделениям. Причем будет объявлено, что выполнена автоматизация завода . :-). Так как на таком предприятии считается, что бух. учет - краеугольный камень.
Обе эти крайности ни к чему хорошему не приводят.
Любой вид учета на предприятии важен и ставит один из учетов выше другого - глупо и недальновидно.