Правильно ли мы поступаем? Нумерация договоров, счетов и проч.

[Тимофей Всеволодович]

Здравствуйте, я директор маленькой компании. Наняли нового бухгалтера. Он совсем молодой, но способный.

Так вот, утверждает, что мы не правильно ведем нумерацию документов. Говорит, что это грозит штрафами...

А именно

У нас договор, счет и накладная - по одному клиенту (заказу) нумеруется так


1-10А
2-10А
..
1-11А
...

где
- первая цифра - номер договора (счета, накладной) в текущем месяце
- следующие цифры - номер месяца
- буквы - это обозначение менеджера, выписавшего договор (т.е. у нас бывает в одном месяце и 1-10А и 1-10В и 1-10С)

Такую нумерацию ведем около полугода. Нам удобно. Но он говорит, что их учили, что надо вести нумерацию только цифрами подряд. Говорит будет штраф, за ненадлежащее ведение первичных документов.


Понимаю, что вопрос для этого форума не очень серьезный, но если можно выскажите ваше мнение.

[stas®]

нормальная нумерация (если вам самим так удобно).
А бухгалтера заставьте еще поучиться .

[Демидова Татьяна]

Добавлю, что порядок нумерации документов лучше всего прописать в учетной политике.

[stas®]

Демидова Татьяна, в учетной политике - это в приказе директора об учетной политике? ЗАЧЕМ???

[Демидова Татьяна]

stas®, можно в приказе директора о нумерации документов. Как кому нравится.

[stas®]

Демидова Татьяна, можно в приказе... Но ЗАЧЕМ??? Даже на крупных предприятиях нумерация договоров - прерогатива экономических или юридических служб. Конечно, они могут и документировать правила нумерации, хотя обычно вполне хватает традиции. Но что ж все до директора-то тянуть?

[sotnik]

ИМХО, абсолютно не имеет значения. На некоторых документах номер должен присутствовать, как обязательный реквизит, но важно само наличие, а не система. Сам факт: "Номер есть". Кроме того нумерация удобна в переписке, при ссылках, что бы не употреблять обороты : "Ну вот тот договор, что мы подписали с Вами, тогда, под цветущей акацией..." Общепринято считать, что это еще и средство упорядочения документооборота. Но вот эта функция как раз и подразумевает нечто похожее на принятое в предприятии у автора, а не сплошную порядковую нумерацию.
Закреплять или не закреплять порядок во внутренней нормативной документации или вообще не определять его, отдав на откуп отделам и службам - дело каждого предприятия. Что касается УП, то на предприятии, как правило, масса документации вообще не относящейся ни к БУ, ни к НУ - ее тоже волочь в приказ по УП?

[Itasika]

Тимофей Всеволодович, замечательная у Вас нумерация, на мой взгляд - тут тебе и месяц, и даже код менеджера - чтобы не искать ответственного по словам "ну такой высокий, темноволосый"

Определенные ограничения по нумерации есть только для банковских документов и для кассовых.

Единственное неудобство (и не более того!) - счета и накладные, т.к. бухгалтерские программы "не любят" буквы.

это грозит штрафами...

Ничего подобного.

[Демидова Татьяна]

stas®,

Здравствуйте, я директор маленькой компании

сомневаюсь что в маленькой компании есть куча отделов и начальников, потому все решения и тянутся к директору.

Что касается прописывать порядок или не прописывать, каждый выбирает для себя сам.

Мое мнение таково, что для первичной документации нумерация достаточно важна и дабы избежать лишних объяснений почему так, а не иначе, а также, чтобы новым сотрудникам не объяснять по 20 раз, этот порядок лучше всего задокументировать. Где сделать - в УП или приказе - все-равно. Говорить о том, что документировать не надо так как за это не штрафуют - считаю некорректным.

[sotnik]

Танюш, но заодно придется и объяснять любое замеченное отклонение. Как ошибочное, так умышленное. Я не спорю с тем, что упорядочение процесса - благо. Но это самое упорядочение у них и есть! Введено оно фактически устным распоряжением. Это, если угодно, обычай делового оборота данного предприятия! И именно потому, что оно небольшое - порядок этот не требует никакого затверждения в письменной форме.
Мне кажется, что автора интересовало: есть или нет какие-либо ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ требования и есть или нет наказания? У нас ведь часто - требования - есть, но наказаний не предусмотрено.
Так вот оязательных требований и наказаний - нет! А все остальное - не более чем наши рекомендации по облегчению его жизни. ИМХО, ему ее облегчать нет надобности - система есть, сложенная обычаем их оборота и утвержденная устно.

[Демидова Татьяна]

sotnik, прав, как всегда

[sotnik]

Ты как всегда - очаровательна!

[Татта]

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. Это значит, что для с/ф применяется сквозная нумерация.??

[Smic]

Нет не значит.

[sotnik]

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. Это значит, что для с/ф применяется сквозная нумерация.??

Вы отгрузили продукцию 15 мая 2003г. и оформили исх. сч.-ф. под порядковым номером 2338 от 18 мая 2003г (в течение 5 дней, да?). Политика у Вас - "по оплате". Оплата поступила 23 октября 2004г. - вот именно в этом периоде - октябрь 2004г, 23 число Вы и произведете запись в книгу продаж. Причем тут ваша сквозная нумерация? Что она вам даст, через полтора года?

[Демидова Татьяна]

Хронологический регистр - учетный регистр для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию (Яндекс.энциклопедия)
про нумерацию ни слова

[Smic]

Хронологический регистр - учетный регистр для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию (Яндекс.энциклопедия)
про нумерацию ни слова

А в НК про Яндекс.энциклопедию тоже ни слова.....

[Демидова Татьяна]

Smic, это я объяснила темин "хронология". Вы не согласны со мной в том, что хронология не означает сквозную нумерацию?

[Smic]

Smic, это я объяснила темин "хронология". Вы не согласны со мной в том, что хронология не означает сквозную нумерацию?

См. пост № 14. Для счетов-фактур и книги покупок и продаж - не означает. Но из этого не следует, что не означает вообще для любой системы регистрации любых документов.

[Демидова Татьяна]

Smic, хронологически - значит во времени, а не по номерам, неважно какой документ регистрируется.

[Smic]

Smic, хронологически - значит во времени, а не по номерам, неважно какой документ регистрируется.

Но из этого еще не следует необязательность сквозной нумерации. Регистрация в хронологическом порядке и сквозная нумерация не являются взаимоисключающими. Гдет-то их совместное осуществление требуется, где-то нет (например случае счетов-фактур).

[Маринка]

ИМХО так:
1. Сплошная сквозная нумерация в пределах ОДНОГО календарного года - для банковских документов (платежек) и кассовых документов (приходники, расходники, листы кассовой книги) - ОБЯЗАТЕЛЬНО (хотя у меня были сбои в нумерации платежек, но прошло спокойно и через банк и через проверки).
2. Сплошная сквозная нумерация в пределах ОДНОГО календарного года - для выписываемых счетов-фактур - очень ЖЕЛАТЕЛЬНО, но если есть несколько подразделений, имеющих право выписывать счета-фактуры, то на это пожелание можно слегка прикрыть глаза
3. Все остальное - счета, договора, акты, доверенности, авансовые отчеты и проч. проч. проч. - так, как удобно!!!
Но... Если я сама создаю документооборот, приходя на фирму (а не разбираюсь в старых завалах ), то обычно делаю что-то типа шпаргалки для себя и для окружающих на тему, что и как мы нумеруем. Приказом не оформляла ни разу, хотя это, пожалуй, было бы правильнее.

[Smic]

1. Сплошная сквозная нумерация в пределах ОДНОГО календарного года - для банковских документов (платежек) и кассовых документов (приходники, расходники, листы кассовой книги) - ОБЯЗАТЕЛЬНО

Согласен, но нормативные доки этой обязательности не требуют (за исключением листов кассовой книги). Каждый для себя решает сам. Могут быть ситуации, когда сквозная нумерация п/п или кассовых документов (р/о и п/о) в пределах одного года будет не удобной.

[Демидова Татьяна]

Сплошная сквозная нумерация в пределах ОДНОГО календарного года - для банковских документов (платежек)

а где написано?

[Просто бухгалтер]

При пользовании кредитом я нумеровал платежку, по перечислению со ссудного на расчетный счет, номером платежки по использованию кредита. Если было несколько платежей за счет кредита то ставил номер последней платежки (наибольший из пакета). Почему так - а мне так удобно.

[Гульнара]

Понятно, что желательно, чтобы нумерация счетов-фактур выданных была непрерывной. А есть ли какие-то санкции за то, что произошел пропуск пары-тройки сотен номеров? И что лучше сделать, чтобы последствий было меньше? Может ссылочку какую-нить кто-нить может дать на нормативный документ?

[Над.К]

Нет санкций.

[Гульнара]

А может кто-нибудь и ссылочку конкретную даст?

[Над.К]

Ссылочку на что? Если ни в одном кодексе нет за это санкций, значит нет и ссылочек.

[Гульнара]

спасибо
я так и думала