Кто должен осуществлять контроль за приходом первичных бухгалтерских документов?
Добрый день господа бухгалтеры,
У нас в организация имеется неразрешимая дилема.
Ситуация следующая:
Я являюсь начальником отдела маркетинга, но по устной договоренности с руководством занимаюсь закупками материалов вместе с менеджерами по закупкам.
Менеджеры и бухгалтерия со складом находятся в разных городах одной области. 90% закупок осуществляется за пределами области. Часть поставок проходит через офис, где находятся менеджеры, а часть поставок идет напрямую на склад минуя менеджеров. Соответственно часть первички попадает к менеджерам, а часть идет напрямую в бухгалтерию.
Иногда складываются ситуации, когда поставщики не отправляют первичные документы почтой в бухгалтерию или менеджерам, или отправляют позже, когда отчетный период уже закончился.
В таких ситуациях бухгалтерия высказывает претензии к менеджерам, что они своевременно не контролируют отправку первичных документов поставщиками. Менеджеры возражают и говорят, что у них нет возможности постоянно контролировать поставщиков в части отправки первичной документации, так как это отвлекает их от прямых обязанностей по закупке материалов и кроме этого, часть первички отправляется в бухгалтерию, и проходит мимо менеджеров, а обратной связи от бухгалтерии к менеджерам нет.
Если делать тотальный контроль отправки поставщиками первички силами менеджеров, то расходы за междугородние телефонные разговоры возрастут в два раза как минимум.
Менеджеры со своей стороны предлагают бухгалтерии давать им ежемесячно список поставщиков и счетов по которым нет первичных документов, чтобы менеджеры могли связаться с этими поставщиками и запросить документы, если бухгалтерия сама не может запросить эти документы у поставщиков. Бухгалтерия отказывается это делать.
Ситуация абсурдна ещё тем, что у меня в трудовом договоре вообще не указано, что я должен организовывать работу и осуществлять контроль за первичной документацией. Почитал законодательство. Там есть ссылка на то, что должен быть составлен график документооборота и там расписано, кто за что отвечает. Я такого графика в нашей компании не видел, да и если будет, но всё "тупо" свалится на менеджеров меня это как-то не очень вдохновляет. С бухгалтерией точек соприкосновения по этому вопросу найти не можем.
Поэтому хотелось бы знать, как в других организациях решаются подобные проблемы и кто ведет контроль за получением первичных бухгалтерских документов от контрагентов.
Ответить с цитированием
Я наверное раньше работал "в неправильных" организациях. Ибо везде был простой принцип, если у бухгалтерии нет документов, они делают список по поставщикам от которых нет документов за отчетный период и менеджеры навалившись гурьбой начинают работать с должниками. Выбрать список кому оплачивали и от кого не поступили документы неужели технически сложно в 1С или другой программе? А уж выбрать из этого списка кто из поставщиков должен отгрузить в этом отчетном периоде, а кто в последующих могут и менеджеры которые закупали. 
