Виза на счете

[ЛенаЛюб]

Вопрос: на всех ли счетах у вас стоит виза руководителя? Пришла проверка, проверяют правильность расходования федеральной субсидии. Самое главное замечание, сделанное проверяющим, это - почему на каждом счете не написано: оплатить за счет средств федеральной субсидии. На некоторых счетах стоит - оплатить, на других вообще визы нет. Все как обычно делалось в авральном режиме, часть платежей шла по факсовым счетам, потом оригиналы подкладывались.
Чем то регламентируется этот процесс? Должны везде визы быть?

[margo46]

Если нет договора и оплата по счету, то должна быть виза руководителя, дающая указание к оплате. Мы обычно за него пишем "Оплатить за счет...", а руководитель только подписывается.

[tat9718204]

у нас на счетах и счет фактурах "Бух.к оплате", на сч.ф. которая идет в зачет аванса " к зачету аванса"

Так же на каждом счете и сч.фактуре делаю отметку о разноске сч.ф. в регистры бух.учета с указанием проводки .

[Аноним]

"Бух.оплатить", только наш руководитель не подписывает на ксерокопии счета.

[ВласА]

А если руководитель подписывает заявку на касс.расход и не подписывает счет? Ведь подписанная заявка и есть согласие на оплату. Договор он тоже подписал. Так обязательно подписывать счет или нет?

[Аноним]

А если руководитель подписывает заявку на касс.расход и не подписывает счет? Ведь подписанная заявка и есть согласие на оплату. Договор он тоже подписал. Так обязательно подписывать счет или нет?

закрепите правила вашего внутреннего документооборота в вашей учетой политике и поступайте в соответствии с ним
у вас все ещё существуют бумажные варианты заявок?

[BorisG]

... Самое главное замечание, сделанное проверяющим, это - почему на каждом счете не написано: оплатить за счет средств федеральной субсидии.

Придраться можно и к телеграфному столбу.
Очередная глупость и фантазии проверяющих.

... Чем то регламентируется этот процесс?

Ничем, кроме правил внутреннего документооборота.
Но поскольку руководитель волен принимать решения самостоятельно, подписанный конечный документ (заявка на кассовый расход), все одно будет означать санкционирование расходов, даже если счет и не подписан.

Ведь подписанная заявка и есть согласие на оплату.

Именно так.

... Так обязательно подписывать счет или нет?

Нет.
Тем более, что в крупных организациях часто присутствуют иные правила документооборота, когда согласующие подписи собираются на отдельном документе. В таком случае никакие документы поставщика дополнительно не визируются (конечно, кроме необходимых подписей).

закрепите правила вашего внутреннего документооборота в вашей учетой политике и поступайте в соответствии с ним

Ни о чем.
См. выше.

у вас все ещё существуют бумажные варианты заявок?

Разве это что-то меняет?
ЭЦП на электронном документе имеет равную силу с собственноручной подписью на бумажном.

[Plesen~]

у нас правилами документооборота установлено, что если договор (гос.контракт) подписан руководителем или лицом,наделенным данным полномочием, то счет на предоплату не визируется, если подписан акт вып.работ или об оказании услуг, то счет на оплату тоже не визируется, глав.бух или зам на счете указывает номер обязательства и источник
заявки на бумажном носителе не распечатываются ..

[ВласА]

у вас все ещё существуют бумажные варианты заявок?

Обязательно сначала заявку распечатываю, подписываю и только потом отправляю и подписываю ЭЦП. Чтоб начальник не говорил потом, что я сама принимаю решение об оплате.

[VLDMR]

Обязательно сначала заявку распечатываю, подписываю и только потом отправляю и подписываю ЭЦП. Чтоб начальник не говорил потом, что я сама принимаю решение об оплате.

т.е. ты хочешь сказать, что подписываешь ЭЦП вместо начальника его подписью, которая (дискета или ru-token или т.п.) хранится у тебя в столе, и руководитель об этом ничего не знает?

[Неизвестный]

Обязательно сначала заявку распечатываю, подписываю и только потом отправляю и подписываю ЭЦП. Чтоб начальник не говорил потом, что я сама принимаю решение об оплате.

1. Уголовное - подделка подписи.
2. Неэффективное расходование средств бюджета, сплошная распечатка документов с ЭЦП это подрыв самой идеи, и растрата расходных материалов и ресурсов техники.

[tat9718204]

По поводу подписи ЭЦП уже сказано много и как хранить и и что руководитель должен собственно ручно вставить дискету в дисковод и подписать.

Но вот история с которой я столкнулась на семинаре в ПФР.
Они рекламировали, как замечательно сдавать электронно им отчетность, и даже если руководитель отсутствует на работе допустим в командировке вы всегда сможете вовремя сдать электронно отчетность, ведь подпись у Вас бухгалтеров.
Я встала и сказала "Зачем же Вы рекламируете то, что не законно", на что мне ответили но мы ведь не видим, кто там у Вас дискету хранит и подписывает, на самое важное, чтоб вы все сдавали отчетность электронно и в срок.

[Gennady1970]

По поводу подписи ЭЦП уже сказано много и как хранить и и что руководитель должен собственно ручно вставить дискету в дисковод и подписать.

Но вот история с которой я столкнулась на семинаре в ПФР.
Они рекламировали, как замечательно сдавать электронно им отчетность, и даже если руководитель отсутствует на работе допустим в командировке вы всегда сможете вовремя сдать электронно отчетность, ведь подпись у Вас бухгалтеров.
Я встала и сказала "Зачем же Вы рекламируете то, что не законно", на что мне ответили но мы ведь не видим, кто там у Вас дискету хранит и подписывает, на самое важное, чтоб вы все сдавали отчетность электронно и в срок.

Вы документацию по ЭЦП внимательно читали? Руководитель назначает ответственое лицо, уполномоченное ставить ЭЦП от имени руководителя. И никакой реламы здесь нет. Все правильно написано. А то что Вы Регламент использования ЭЦП не внимательно читаете- это Ваши проблемы.

[tat9718204]

Gennady1970, вы говорите о другом.
Уполномоченное лицо назначается по приказу, ему руководитель делегирует отдельные полномочия и ЭЦП на сотрудника,но не как ЭЦП руководителя, а за него в дисковод вставляет дискету сотрудник это уже не делегирование , а нарушение.

[ВласА]

т.е. ты хочешь сказать, что подписываешь ЭЦП вместо начальника его подписью, которая (дискета или ru-token или т.п.) хранится у тебя в столе, и руководитель об этом ничего не знает?

Что значит не знает? Он знает, что дискета у меня. Вот поэтому-то я сначала и подписываю бумажный вариант. И только когда он ее подпишет, беру ЭЦПшку.
А у Вас как? Начальник приходит постоянно в бухгалтерию и разбирается в файлах, какой ему подписывать или нет???

[BorisG]

... Руководитель назначает ответственое лицо, уполномоченное ставить ЭЦП от имени руководителя.

Gennady1970, прежде, чем кому-то возражать, а уж тем более обвинять в непонимании регламента, учи для начала матчасть сам, т.е. читай и регламент, и закон. И если у тебя вдруд попался регламент, у которого какой - то пункт противоречит закону, можешь считать, что этот пункт ничтожен. Это раз.

Назначение ответственного лица - это доверенность.
Подписывает доверенное дицо СВОЕЙ подписью. Что собственноручной, что ЭЦП. Это два.

И три. Передача ЭЦП третьим лицам автоматически влет за собой ее дискредитацию, в связи с чем ЭЦП немедленно должна быть блокирована.

[BorisG]

Что значит не знает? Он знает, что дискета у меня. ...

Несмотря на то, что многие так делают, никогда никому вслух об этом не говорите.
По сути, Вы дискретизируете электронную подпись.

[Аноним]

Несмотря на то, что многие так делают, никогда никому вслух об этом не говорите.
По сути, Вы дискретизируете электронную подпись.

"Дискретизируете" - ха-ха, на кусочки что ли разбиваете?
Наконец-то и над BG можно посмеяться!
УЧИТЕ РУССКИЙ ЯЗЫК, Борис! и нерусские тоже...

[ВласА]

: никогда никому вслух об этом не говорите.

Спасибо за совет. ГОВОРИТЬ больше не буду. Ну, Вы же меня не "сдадите", да?
Давайте подитожим тему: виза на счете не обязательна, если есть другие документы, подтверждающие согласие руководителя на оплату. Так?

[zhns]

А у нас директор и его зам. ставят на счетах штампики:
В бухгалтерию...
оплатить за счет_____________ средств
Подпись.
Должность, ФИО.
Дата.

в штамп рукой дописывают за счет каких средств, дату проставляют и подпись. бухгалтерия оплачивает только счета завизированные руководителем или замом.