Статья: Как правильно воспитать подотчетников
<p><strong>Авансовые отчеты – хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдется
чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные.
Журнал «Расчет» опубликовал полезные советы, которые помогут бухгалтерам
избежать проблем из-за подотчетников. </strong></p>
<p>Н.Д. Пашутова, обозреватель «Федеральной бухгалтерской газеты»</p>
<p>Прежде всего, чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень
работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что
их статус на фирме повысился: теперь они не только привозят товар – им доверено
составлять авансовые отчеты. </p>
<p>В приказе пропишите главные запреты: деньги на покупки выдаются только после
сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права
передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты
лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников. </p>
<p>Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата
от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать
ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно
подотчетное лицо. </p>
<p>Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику.
Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное
составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти
и заставит относиться к документам серьезно. </p>
<p>В идеале, каждый подотчетник должен помнить, как Отче наш, что магазины розничной
торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры.
Минфин в письме от 19 марта 2004 г. № 04-03-11/42 еще раз напомнил, что наличие
счета-фактуры является обязательным требованием для зачета НДС. Поэтому чтобы
фирма не теряла на налоговых вычетах, подотчетнику необходимо иметь при себе
доверенность от организации. Ее можно выписать по форме № М-2, утвержденной
постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а. Однако аудиторы считают,
что доверенность работнику может быть выдана и в произвольной форме при наличии
необходимых реквизитов – даты оформления, подписи руководителя и печати фирмы (п.
5 ст. 185 ГК). При этом главное, чтобы указанные в документе сведения подтверждали
право физического лица на получение товаров (постановление ФАС Западно-Сибирского
округа от 21 января 2004 г. № Ф04/353-1379/А70-2003). </p>
<p>Особое внимание следует уделить чеку кассового аппарата. Без него бухгалтеру
не следует принимать ни товарные чеки, ни накладные, ни квитанции к приходно-кассовым
ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой
картой. </p>
<p>Можно долго рассуждать о том, что чек кассового аппарата не есть «оправдательный
документ» и его отсутствие – всего лишь повод для встречной проверки поставщика.
Читать всю статью: http://www.klerk.ru/articles?18608
