Старая первичка

[эстэр]

Здравствуйте, коллеги. Хотелось бы узнать ваше мнение по одному вопросу. В текущем периоде сделали сверку с одним из контрагентов (поставщиком) и обнаружили что они нам должны денег. Долг 2009 года. Созвонились, оказалось что мы получили товар, но до бухгалтерии первичка не дошла. Все сотрудники, подписывавшие тогда документы уже уволились. Нам предложили 2 вар-та на выбор:
1. Откопировать те доки (включая сч-ф) и заверить подписью нынешнего руководства и печатью организации
2. Вновь распечатать доки и поставить подписи нового руководства с датой и расшифровкой подписи.
Вам какой вариант больше нравится?

[Glawbuch]

Мне второй больше нравится, он чище, не затрагивает прошлый период. Хотя оба варианта вполне себе нормальные.

[эстэр]

Да просто бух той компании очень важно и многозначительно удивилась когда я ей сказала что мне надо выписать новые доки.. меня это смутило..

[Glawbuch]

многозначительно удивилась когда я ей сказала что мне надо выписать новые доки

Ну да, у нее-то старые будут. А вдруг встречная проверка или еще что?

[tatianka2008]

добрый день,
т.к. не нашла более близкую тему, напишу сюда, надеюсь, кто-нибудь поможет советом)
занимаемся торговлей, отдаем покупателям ТОРГ-12 и счет-фактуру, либо они забирают товар самостоятельно (с доверенностью или печатью забирают документы), либо доставляем своей машиной к ним в офис (наши документы попадают в пропасть структур и подразделений), либо отправляем транспортной компанией (с документами происходит вышеописанная ситуация). в конечном итоге 30-40% документов благополучно замыливается(
т.к. мы - добропорядочная фирма, хотим чтобы все первичные документы были в порядке, в результате отправляем почтой заказными письмами. отправляем, отправляем, отправляем...деньги на почту тратим, а результат - 0.
подскажите, кто как борется с таким контрагентами?

вот здесь http://www.gazeta-unp.ru/reader.htm?id=32977 прочла методы, понравился этот способ:
"Мы нашли способ не зависеть от контрагентов – в договорах с ними предусмотрели, что, если в течение семи дней после получения клиент не возвращает акт, он считается подписанным, а услуги оказанными. Ни у аудиторов, ни у юристов, ни у налоговой такое условие претензий не вызвало."
но возник вопрос, действительно ли фнс устроит такой пункт в договоре? и на что можно опираться из нпа? ведь мы продаем товары, а не услуги/работы.
заранее спасибо за ответы)

[Andyko]

для товаров такой метод не подходит

[tatianka2008]

для товаров такой метод не подходит

спасибо, я собственно, так и подумала(

[ZZZhanna]

доставляем своей машиной к ним в офис (наши документы попадают в пропасть структур и подразделений),

А что, в офисе просто на табуретке оставляете, или все-таки кто-то подписывается, что товар получил?

либо отправляем транспортной компанией (с документами происходит вышеописанная ситуация).

Если я ничего не путаю, то ваши обязанности по передаче товара считаются выполненными при передаче товара транспортной компании.

[tatianka2008]

А что, в офисе просто на табуретке оставляете, или все-таки кто-то подписывается, что товар получил?

Если я ничего не путаю, то ваши обязанности по передаче товара считаются выполненными при передаче товара транспортной компании.

ну почему же на табуретке, приехал водитель, привез товар и документы, товар (мы занимаемся офисной техникой, комплектующими) забрал Иван Иваныч Иванов, сотрудник it-отдела, документы-то ему надо отдать в бухгалтерию, он клятвенно заверяет водителя, что сегодня же отдаст в бухгалтерию, которая поставит подписи/печати и отправит наш экземпляр почтой. в результате компьютерщик забыл/потерял/перепутал/ушел в отпуск/уволился, документы мирно лежат у него в третьем ящике стола. наступает конец периода, и все бухгалтера дружно начинают искать документы...

я бухгалтер начинающий, уточните, пожалуйста, этот пункт должен быть указан в договоре?и в договоре между нами и транспортной компанией или в договоре между нами и покупателем? буду вам очень благодарна за ответ.

[Andyko]

приехал водитель, привез товар и документы, товар (мы занимаемся офисной техникой, комплектующими) забрал Иван Иваныч Иванов, сотрудник it-отдела, документы-то ему надо отдать в бухгалтерию, он клятвенно заверяет водителя, что сегодня же отдаст в бухгалтерию, которая поставит подписи/печати и отправит наш экземпляр почтой. в результате компьютерщик забыл/потерял/перепутал/ушел в отпуск/уволился, документы мирно лежат у него в третьем ящике стола. наступает конец периода, и все бухгалтера дружно начинают искать документы...

это называется на табуретке в чистом поле

[tatianka2008]

это называется на табуретке в чистом поле

ааа, вот оно что, буду знать) то есть виноваты сами, надо не отдавать товар без подписанных документов, хорошо, учтем.

[ZZZhanna]

В документах на поступивший товар должен расписываться в любом случае не бухгалтер, а лицо, фактически получившее материальные ценности. У этого лица должны быть полномочия на приемку товара - доверенность или разовая, или постоянная, тогда она может быть приложением к договору. Также можно потребовать от покупателя перечень лиц, уполномоченных принимать ТМЦ. И ваше руководство должно провести разъяснительную работу с вашими сотрудниками, чтобы без подписи представителя покупателя на товарно-сопроводительных документах они не возвращались.

[Анжелика Ник]

ну почему же на табуретке, приехал водитель, привез товар и документы, товар (мы занимаемся офисной техникой, комплектующими) забрал Иван Иваныч Иванов, сотрудник it-отдела, документы-то ему надо отдать в бухгалтерию, он клятвенно заверяет водителя, что сегодня же отдаст в бухгалтерию, которая поставит подписи/печати и отправит наш экземпляр почтой. в результате компьютерщик забыл/потерял/перепутал/ушел в отпуск/уволился, документы мирно лежат у него в третьем ящике стола. наступает конец периода, и все бухгалтера дружно начинают искать документы...

документы не нашли и что вы им будете отгружать еще один компьютер? Научите своих водителей не в коем случае не отдавать товар без подписи в вашей накладной.. сразу найдутся и доверенности и подписи и печати.. А у себя в отделах пусть как хотят так и разбираются.. у вас уже будет в наличии документ с подписями...

[tatianka2008]

документы не нашли и что вы им будете отгружать еще один компьютер? Научите своих водителей не в коем случае не отдавать товар без подписи в вашей накладной.. сразу найдутся и доверенности и подписи и печати.. А у себя в отделах пусть как хотят так и разбираются.. у вас уже будет в наличии документ с подписями...

у нас есть несколько покупателей, с которыми мы давно сотрудничаем, они исправно платят за товары, а вот с документам - постоянная неразбериха. я уже как только не пыталась исправить эту ситуацию, с кем только не говорила - все в пустую. товар продолжают отгружать, документы продолжают пропадать.

[ZZZhanna]

Я бы на их месте не оплачивала
Документов-то у вас, подтверждающих получение ими товара, нету... Так что вы сильно рискуете
В таких случаях, при большом количестве неподписанных документов, надо отправлять своего представителя с кучей документов, и пусть не уходит оттуда, пока не подпишут всё.

[tatianka2008]

Я бы на их месте не оплачивала
Документов-то у вас, подтверждающих получение ими товара, нету... Так что вы сильно рискуете
В таких случаях, при большом количестве неподписанных документов, надо отправлять своего представителя с кучей документов, и пусть не уходит оттуда, пока не подпишут всё.

да вот и я твержу руководству об том, что оставлять документы без подписи - для нас рискованно в первую очередь. идем навстречу покупателям, а они нас подводят(

[tatianka2008]

В документах на поступивший товар должен расписываться в любом случае не бухгалтер, а лицо, фактически получившее материальные ценности. У этого лица должны быть полномочия на приемку товара - доверенность или разовая, или постоянная, тогда она может быть приложением к договору. Также можно потребовать от покупателя перечень лиц, уполномоченных принимать ТМЦ. И ваше руководство должно провести разъяснительную работу с вашими сотрудниками, чтобы без подписи представителя покупателя на товарно-сопроводительных документах они не возвращались.

это я глупость сказала про роспись бухгалтера, вы правы. документы передаются компьютерщикам, они отказываются расписываться, мотивируя тем, что документы имеет право подписывать только руководитель и после того как бухгалтерия проверит правильность заполнения. документы до руководства и до этапа отправки обратно не доходят

[ZZZhanna]

Значит, ваш водитель/экспедитор пусть идет к руководителю и требует подписи в получении. М.б. после пары визитов их руководитель что-то предпримет по поводу этого бреда. Или попробуйте сами выйти на руководство, и объяснить порядок приемки ТМЦ.

[Анжелика Ник]

не надо идти к руководителю.. надо иметь исполнителю доверенность на получение техники.. вы же не по собственной воле привозите. а по предварительной договоренности может быть даже по предоплате

[ZZZhanna]

Так доверенность никто никому не выдал, значит, кроме генерального директора никто получить товар не имеет права

[Анжелика Ник]

Так доверенность никто никому не выдал,

почему? если специалист за ранее знает.что ему привезут товар.. должен побеспокоится.. или менеджер продавца должен ему об этом напомнить

[ZZZhanna]

Да, правильно. А если за привезенный товар никто расписываться не хочет, то представитель продавца, привезший товар, должен забрать его обратно.

[tatianka2008]

мы вот с директором придумали такую вещь. "ненадежные" покупатели делают одну доверенность сроком на год на получение ТМЦ от поставщика (т.е. от нас), выдают эти доверенности водителям/компьютерщикам, которые забирают товар, те расписываются самостоятельно в наших экземплярах на основании своей доверенности, которая будет спокойно лежать у нас. а своих экземпляры пусть теряют сколько им хочется.
как думаете, это хороший вариант?

[Andyko]

имхо - нормальный

[mne]

имхо - нормальный

Вы уверены?

Доверенность на получение материально-товарных ценностей выдается на 15 дней или под плановые платежи на один месяц.Такие сроки приводятся в п. 4 Инструкции и в Указаниях, утвержденных Постановлением N 71а.

Для меня этот вопрос очень актуален. Хочу сделать годовую доверенность от покупателя для нас, но пока не уверена, что это возможно.

[mne]

Вы уверены?

Доверенность на получение материально-товарных ценностей выдается на 15 дней или под плановые платежи на один месяц.Такие сроки приводятся в п. 4 Инструкции и в Указаниях, утвержденных Постановлением N 71а.

Для меня этот вопрос очень актуален. Хочу сделать годовую доверенность от покупателя для нас, но пока не уверена, что это возможно.

сама с собой поговорю.
но Гражданский кодекс разрешает выписывать доверенность сроком до трех лет. Можно ссылаться на ГК в такой ситуации?

[Andyko]

я ориентируюсь на сроки из ГК, считаю - имею право

[mne]

я ориентируюсь на сроки из ГК, считаю - имею право

спасибо!

[Анжелика Ник]

с проверенными фирмами еще куда ни шло работать по годовой доверенности. а с проблемными я бы не стала.. Уволится от них этот человек.. случайно забредет к ним в гости получит от вас комп. распишется и поминай как звали...И потом доказывай.что он не законно товар получил...Менеджеры должны просто накануне отгрузки звонить клиенту и напоминать сделать свежую доверенность мне кажется это не займет много времени и труда.

[Andyko]

...И потом доказывай.что он не законно товар получил...

это не проблема продавца;
а покупатель должен отозвать выданную доверенность и известить об этом продавца