 |
Добрый день коллеги, а кто либо активно в практики активно использует электронные версии договор ? Используются в компании системный подход по созданию электронного архива договоров ? В обще на сколько это востребовано в СМБ и среднем бизнесе ?
Да понятно, оригинал всегда нужен и обязательный, но ведь всем знакомо когда нужный договор нельзя найти или когда договоров много (особенно в холдинга) и юристы не всегда успевают контролировать вернулся ли он им подписанный ?
Сейчас идет работа над созданием систем по электронному документообороту. К примеру, операторы по сдаче отчетности также работают и над системами для обмена электронными первичными бухгалтерскими документами. Уже есть такие программы. Думаю, что скоро появится возможность и с договорами работать.
На сколько мне известно реализацию юридически значимаего документоборота продвигает контур экстерн, вроде в России есть еще пара контор.
Речь шла немного о другом об создании электронного архива уэе подписанных договоров, для сокращение дерганий юристов, бухгалтеров и т.п.
Так я к тому и пишу, что пока что реализуется возможность обмена первичкой в электронном виде, и далеко не одним контуром. Но уверена, что пройдет еще немного времени и уже будут доступны электронные архивы. Электронный документооборот не стоит на месте. Возможно, в течение ближайших 5 лет уже и случится это.Сообщение от Serg9111
А что вы вкладываете в понятие электронный архив ?
Новые документы имеющие юридическую силу ? Или просто отсканированные копии обычных документов, отсортированные и хранящиеся по определенным правилам ? в любом случае, сущществует достаточно большое количество документов, которые не плохо было бы иметь в электронном виде (сканы, в идеале рядом еще расспознанный текст) для более удобного использования
Думаю, что раз разговор идет о документообороте, то значит имеют в виду именно электронные версии договоров, имеющих такую же юридическую силу. Сканировать просто договора и хранить их в упорядоченном виде на компьютере можно и сейчас, поскольку наверняка есть подобные инструменты.
Добрый день, да то что вы подразумеваете - только-только началось. Первый такой договор подписал кажется Ростелеком и Майкрасофт, не так давно было в прессе.
На данный момент, сейчас под электронным архивом подразумевают именно второй вариант. Его задача не создание юридически занимаемого документооборота, а оптимизация затрат и разгрузка персонала.
Вы правы, инструменты есть, но не правы в том что хранить их надо на компьютере, тогда теряется основной смысл этого хранения. Хотя возможно вы подразумевали корпоративный портал или общедоступное сетевое хранилище.
Изначально, мне был интересен вопрос, на сколько в общем организация такого архива нужна бизнесу особенно СМБ.
Просто мало иметь инструмент, нужно суметь им воспользоваться и работать с этим инструментом системно. Я видел десятки организации, где есть простой архив. Уволился хранитель тайного знание где искать тот или иной договор и начинается поиск. звонки, отвлечение других. У многих организациях часть договор сканируются, пересылается куда либо, но это не системно, когда надо другому сотруднику тот же догов отправить кому-то, он идет и снова сканит и так постоянно.
Тогда решение довольно простое - хранить все копии договоров в электронном в виде где-нибудь на удаленных серверах (по облачной технологии). Тогда и сканировать не нужно каждый раз, и доступ может иметь любой сотрудник. В плане поиска договоров: все договора имеют определенные номера, это даже в бумажном виде так. Поэтому поиск необходимо осуществлять по номеру договора. Можно еще по названию фирмы или имени лица, с которым заключен договор. Не знаю, есть ли такая система сейчас.
Но, возвращаясь к своим предыдущим репликам, в идеале, когда будет окончательно доработана система электронного документооборота, наверняка можно будет хранить и копии договоров, имеющие полную юридическую силу, и хранить их в "облаках", и осуществлять быстрый поиск.
Ну, а для организации это, несомненно, очень удобно!
Ну да именно описануюв ами схему я реализовал на месте своей последней работы. Данных храняться на корпоративном портале, который заказан у Microsoft по подписке в Office 365. Там имеется список, с метополями, а элемент списка загружены договора, листы согласования и т.п. Вот думаю стоит или нет эту тему продвигать для СМБ =)
Мне кажется, что это решение довольно дорогое. Нужно найти какой-то более дешевый вариант, который бы наверняка устроил СМБ. Хотя тему Вы довольно интересно развиваете. Вообще электронный документооборот в этом плане сейчас является практически свободной нишей на рынке, точнее - не полноценно освоенной.
Ну как бы ниша есть, есть игроки. Надо понимать, что электронный документооборот - это из серии обмен с налоговой через интернет, контур, электронные торговые площадки. Где-то частично внедренны шлюзы для обмена с контрагентами, масштабно внедряется у Контура.
Часто в это понятие еще вкладывают понятие внутреннего документооборота, на базе систем типа ефрат, доквижен и т.п. Да то тоже удобно, но вот уже ЭТО - дорого и сложно, так как дело не в инструменте, а зрелости компании.
Я больше думаю продвигать электронный архив - которая малая состояния часть, нормального EMC.
Цена вхождения - если архив на 10 000 документов, то оцифровка архива - собственными силами или наемными (100-150 т.р.). Затраты на ПО 0, если в компании уже используется MS SQL Server и есть лицензионные Windows Server.
Проблема многих, что просто нет человека, который заинтересован в окончательном результате, вот за это и платят. В обще проанализировал рынок, это выгодно далеко не всем, а территориально распределенным компаниям, холдингам, компании с юристами в штате не менее 2х
Ну если рассматривать все вопросы, то Контур все-таки не един. СБиС и Такском тоже в этой области работают. Последний еще и в плане документооборота (обмен первичкой). Думаю, что эти же операторы и займутся потом вопросами архива. Наверняка так и будет.
Да я в курсе этих программ, но из всех троих, в моем понимание перспективен только контур. Таккском так в обще подделка, столько лет сидели и банально не могли обновить интерфейс написанный школьником. А веб часть ввели когда у Контура количество клиентов зашкалило за миллион.... много говорит о стратегии компании и их будущем
Почему школьником? На интерфейс вообще все по-разному смотрят. Например, очень долгое время у 1С был не очень впечатляющий интерфейс, однако она по-прежнему остается лучше программой для бух. учета. Так что, главное все-таки качество, которым Такском также может похвастаться.
Потому-что слова типа "пользовательские интерфейсы", "эргономика" проектирование человеко-машинного взаимодействия - автром были явно не знакомы.
1С - мягко говоря, пилят всей страной уже какой год, то что альтернативы разумной нет, согласен. Но на счет лучшей, нет.
Сейчас огромное количество фирм с припилиным или выпилиным "своей уникальной конфигурацией" и каждый новый программист 1С пилит все по новому или перепиливает старое. По сути есть продукт, есть релизы и есть огромное количество разной степени кривизны конфигураций.
Я не хочу никого обидеть, но 90% людей сидящих за 1С, Такском, СБиС и т.п., настраивают и поддерживают его не сами, поэтому для них многие проблемы не очевидны
Возможно это и так. Только самое смешное, что таких как Вы, понимающих все косяки (без обид, конечно) очень много. Однако никто все равно ничего не делает в сторону улучшения.
ну не совсем верно, может просто это не так очевидно. Нас таких (кто понимает ущербность создание постоянных "заказаны доработок" много) кто то предлагает решения из коробки совместно с вендором - например 1С Air - но цена пока кусается, другие внедряют жесткие "терминальные решения", третьи пытаются написать ОТРАСЛЕВЫЕ конфигурации. Рынок становится цивилизованнее, ошибки более управляемые. Просто это не всегда очевидно. Сейчас история как когда-то с электричеством, дальнейшее развитие аналогии маркетологи уже сто раз повторяли=)
Последний раз редактировалось Serg9111; 07.10.2011 в 22:49.
Возможно и так. Вообщем, будем надеяться, что ПО как для бух. учета, так и для документооборота и работы с электронными архивами станет идеальным. Хотя, как мы знаем, ничего идеального не существует. Ну, хотя бы приблизительно таким.
Приницпиальное свойство идеала - его недостижимость! :-)
Что же касается темы топика, то у 1С, например, есть решения как в области docflow (1С:Архив), так и в EDI (обмен электронными документами). Здесь можно вспомнить формат Commerce ML и посмотреть на последний релиз "Управления торговлей".
Решения в этой области есть и у других вендоров, но сними не сталкивался, ничего не скажу.
Решений класса EDI, много, но вот использовать ли для этого решения 1С - наверное можно, и будут всякие конторы с минимальными знаниями, но любая нормальная возьмет уже нормальное решение.
Речь изначально шла о другом, речь шла не о конкретном вендоре или продукте, это следствие, а то что в любую систему должны попасть КАЧЕСТВЕННЫЕ данные. Что для любой систему будет важно иметь качественное метоописание, сканы и т.п.
Можно делать своими силами, можно наемными. Можно хранить описание в таблицы эксель или в тестовом файле (встречал и такое) можно в портале, но в любом случае нужно чтобы даные появились.
Сейчас топик обсуждение сферического коня в вакууме (продуктов, вендоров, подходов) вопрос был о другом, кто реально пользовался ? Кто реально считает это востребованным ?
А то получается, что в зависимости от продукта, подстраивается решение, а не наоборот.
Если задачи и потребности такой нет, смысл обсуждать и EDI, docflow и т.п. системы. Если задача есть, то и решения найдется.
Как много компаний у которых еще "в голове бардак" созрели внедрять EDI ? docflow ? Истинно наш российский подход пытаться решить все и сразу, вместо того чтобы последовательно устранять проблемы. И уже на определенном этапе зрелости провести реинжиринг и использовать единое законченное решение. А то получается все противники лоскутной автоматизации, но на полную автоматизацию нет не денег, не понимания, не потребностей да и прямо говоря желания.
У нас тоже проблема с подписанием договора, точнее приложений к договору в которых и прописывается перечень услуг и их стоимость. Подскажите, если у нас в договоре будет указано что переписка с одного официально зарегистрированного ящика на другой официальный является неотъемлемой частью договора. Если будут судебные разбирательства, будет ли это учитываться?
Жизнь - она такая... Одним крылом машет, а другим - бьет...
Эту тему просматривают: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)
Ответить с цитированием