Не закрыли документы, теперь просят возврат денег

[Станислава Сергеевна]

Здравствуйте!
Ситуация такая: клиент решил заказать бланки, выставили счет, оплатил, сделали, о он так за ними и не приехал. Звонили, отправляли письма с просьбой забрать и закрыть документы, но в ответ тишина...
Прошло 2 года.
Приходит письмо из суда, что за нами задолженность на сумму этих бланков. А мы давно выбросили их тираж, т.к. если так складировать, то надо уже ангары арендовать..
Вопрос: как лучше поступить в такой ситуации? Каким образом мы можем подтвердить, что бланки были утилизованы в связи с неприездом людей... или как-то еще?

[Лёнка]

отправляли письма с просьбой забрать

описи этих писем,уведомления о вручении остались?

[Станислава Сергеевна]

Нет, мы ж не думали, что вот так всё выйдет... Обычно отправляли обычными письмами, нам ставили печати, подписи и обратно. А тут..

[Лёнка]

т.е доказательств,что вы заказ выполнили,что клиента приглашали у вас никаких нет...

[Станислава Сергеевна]

Бланк заказа есть. на нем отметки, кто исполнитель, что сделано. Но там клиент ничего не пишет, т.к. это внутр.листок. А каким образом надо было отмечать, что мы делаем заказ? Пригласить к себе и взять расписку о том. что мы приступаем к работе, он в курсе?

[Storn]

экономия на составлении документов первопричина вашей беды....

[Лёнка]

о он так за ними и не приехал.

ехать должен тот,кому это нужнее...

[Станислава Сергеевна]

Storn, а каким образом надо делать так, чтобы было где-либо прописано, что мы принялись за работу и её сделали? Я не понимаю о каких бумагах идет речь, в принципе? Дело не в экономии бумаг - это слегка поспешный вывод.

Лёнка - вы всё про первое сообщение... А как делать В БУДУЩЕМ, чтобы такого не было вновь, кто-то знает? Просто порассуждать, кто что - не конструктивно. Грабли надо откидывать, чтобы не наступать на них вновь.

[Лёнка]

где-либо прописано, что мы принялись за работу и её сделали?

акт выполненных работ,подписанный заказчиком

[Станислава Сергеевна]

Да это и так понятно. Если он не приезжает впоследствии, на звонки не отвечает.. Заказным с описью?

[saigak]

Заказным с описью?

заказным без описи, ценным с описью.

[ДтКт]

заказным без описи, ценным с описью.

Так СУД идёт! Поздняк метаться. Рискните сослаться на срок давности, т.е. 3 года. Мол читали разъяснения о принятии задолженности и отнесения её на прибыль, где в итоге суд. Поэтому направляли курьера, водителя по указанному в заказе адресу - там Пятачок, возвращались без ответа. (Красиво пишите путевые листы и отчеты водителя о проделанной работе по внутренней коммандировке)...

[Станислава Сергеевна]

про ценное письмо я поняла. Вернее даже не письмо, а сам тираж надо отправлять. Главное, чтобы не во Владивосток, а туда около 4000 р.
Всем спасибо!

[saigak]

Так СУД идёт! Поздняк метаться.

по этому делу- да, а на будущее....

[МариМе]

У нас тоже покупатели могут прислать аванс, а за товаром не дождешься когда приедут (оптовая торговля электрооборудованием). МНе как бухгалтеру надоедает, что суммы постоянно висят, так я письмо придумала "Согласно инвентаризации товарно-материальных ценностей и кредиторской задолженности на 31.12.2009 году у нас находится длительное время Ваш товар (Вентилятор ФО10 П 02 оконный приточно вытяжной), который был полностью Вами оплачен по заявке № 320 от 04.05.2009 и подлежал самовывозу, о чем неоднократно Вам сообщалось.Прошу принять меры к самовывозу товара.
О принятом решении просим сообщить письменно по тел. ,,,,, до 05 марта 2010г.
При неполучении ответа в указанный срок будем вынуждены поместить товар на ответхранение с начислением соответствующей платы, чего хотелось бы избежать.
Надеюсь на Ваше понимание и дальнейшее сотрудничество" Вы знаете, подействовало. Приехали и забрали. Письмо оправляли , естественно, заказным с уведомлением.

[Лёнка]

Письмо оправляли , естественно, заказным с уведомлением.

лучше всё же с описью....а то потом сккажут,что вы их с праздником этим письмом поздравили...