Авансовый отчет

[AK-85]

Здравствуйте!
Такая ситуация: сотрудник купил материалы за собственные деньги, из документов сдал только товарную накладную и счет-фактуру без кассовго чека.
Можно ли составить по таким документам авансовый отчет, выплатить сотруднику потраченные деньги, оприходовать материалы, но к расходам эту сумму не принимать. (Директор не против возмещения средств)
У нас УСН доходы - расходы.

[mvf]

Можно. Но это будет доходом сотрудника.

[AK-85]

так если он действительно потратил эти деньги, материалы необходимы для производственного процесса.
Получается на эту сумму мы не уменьшаем налогооблагаемую базу (т.е. платим с нее 15%), так еще и ндфл (13%) с нее удержать должны?

[mvf]

так если он действительно потратил эти деньги

Платежный документ есть? Нет? Значит не тратил.

[AK-85]

так вот, он купил материалы, ему дали документы, он не знал, что нужно было еще потребовать чек, уже прошло некоторое время, т.е. восстановить чек нельзя, еще бывают у нас такие ситуации, приобретаются продукты на рынке, там дают накладную некорректно оформленную,т.е. не все данные у них там заполнены или отсутствует печать с реквизитами, один только штампик "оплачено" стоит, так вот, на что с таких сумм еще и 13% удерживать?
А если мы к непринимаемым расходам относим. Т.е. тут уже получается фирма сама решает принимать такие чеки или нет и возмещать ли их. Если нет другого варианта где приобретать фрукты, например.
На основании чего мы обязаны платить ндфл? чем, какими нормативно-правовыми документами это регламентируется?

[mvf]

Купите у него эти материалы.

[AK-85]

так мы не можем у него купить, документы то выписаны на нас от самого продавца

[mvf]

AK-85, Вы как-будто с Луны свалились. А на основании чего вы должны возмещать кому-то что-то? На основании их устных заявлений?

[Над.К]

Я не вижу повода облагать НДФЛ это. Материалы есть, они переданы в организацию и оприходованы
Но вот с принятием в расходы будут проблемы. Потому что факта оплаты нет, а он для УСН очень важен

[AK-85]

Так вот, я так и думаю, авансовый принять, человека рассчитать, материалы оприходовать, но к расходам эти суммы не принимать.
Что в этом случае может сказать налоговая при проверке?

[mvf]

AK-85, Вы как-будто с Луны свалились

Т.е. выдача денег сотруднику без оправдательного платежного документа - не его доход?

[Над.К]

mvf, материалы он купил? В этом есть сомнения? Документы на эти материалы предоставил? Откуда возьмется у него доход?

[mvf]

В этом есть сомнения?

Есть.

mvf, материалы он купил?

Нет. Он только принес документы, что он их получил.
Если мне менеджеры будут приносить приходные документы и рассказывать, что они их "купили" без платежных документов - я их буду посылать очень далеко.

[Над.К]

Нет. Он только принес документы, что он их получил.

Т.е. он их украл? Раз не заплатил

[mvf]

Украл и получил - не синонимы. Не?

[Над.К]

Ну раз он не оплатил, то что это означает?

[mvf]

У меня сотни документов не оплачены. Суммы - миллионы. Товар по этим документам получен и продан. Если менеджеры щас заявят, что они этот товар покупали за нал, но потеряли платежные документы... - надо им возмещать деньги просто так?

[Над.К]

mvf, ну пусть возьмут акт сверки с поставщиком
Зачем же опускать на деньги работника?

[mvf]

Если могут взять акт сверки, значит могут взять и дубликат чего-то там (чека, квитанции etc).

Тут много было вопросов про связистов (когда деньги непонятно от кого на л/счет попадают). Неужели все сразу по акту сверки лепят авансовые и получают налом "перерасход"?

[Над.К]

Про связистов не в курсе, а вот обижать работников по пустякам не стоит

[mvf]

Ну ничего себе "пустяки". Я даже во сне не могу представить доказательную базу при разговоре с проверяющими. Кроме как "а он сказал что оплатил" - ничего нету. А обиженный работник что, пятилетний ребенок что ли? Первый раз замуж вышел?

[Над.К]

Я даже во сне не могу представить доказательную базу при разговоре с проверяющими.

Ну вот пусть и попробуют доказать отсутствие оплаты товара

[mvf]

Нет документа - нет оплаты. Тут и доказывать нечего.

[Над.К]

Ну как это? Товар есть. Претензий от продавца нет. Товар откуда взялся тогда? С неба свалился что ли?
Я вообще считаю, что в таких случаях виновата бухгалтерия. Потому что не объяснила сотрудникам, какие документы им обязаны продавцы выдавать
А раз виновата, пусть сама с налоговой и изъясняется. А не лишает работника его законных денег

[mvf]

С неба свалился что ли?

Да легко. Куча примеров, когда деньги "заводятся" поставщику третьими лицами. И не всегда бухгалтер должен об этом знать.

А не лишает работника его законных денег

Я этого не говорил. Если не рассказали "на пальцах" - пусть отдают деньги, но с удержанием налога. Пусть налоги матпомощью догоняют etc.

[AK-85]

ой, какая тут уже дискуссия развилась

Да тут в том-то и дело, что в фирме 3 человека, 100% нет обмана.
Вопрос в том что могут предъявить налоговики по данному факту.
К расходам данная сумма не принимается.
Если считать это доходом физ. лица, то чем это докажут, есть какие-то нормативные акты???
я знаю, что НДФЛ могут признать только если купили что-то уж совсем никак не относящееся к деятельности организации, например, купил директор что-то для личных нужд (к примеру диван, которого даже нет в единственном офисе организации)

[Аноним]

Нет документа - нет оплаты. Тут и доказывать нечего.

Значит, оприходовав материалы по документам, оформленные на организацию, организация должна будет заплатить поставщику еще раз.