Отрывок из статьи:
"Расчет", 2011, N 5
ДЕЛА КАНЦЕЛЯРИИ
Канцелярские товары - мелочь, но при работе с ними бухгалтер нередко допускает ошибки. Александр Антонов, генеральный директор компании "Альтаир", рассказал, как учитывать "канцелярку", не допуская ошибок, ведь при учете этих товаров даже чиновники спорят между собой, как правильно отразить в учете, например, тонер для картриджа принтера.
Калькуляторы - "упрощенцам"
Компании и ИП, применяющие упрощенную систему налогообложения, освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет (п. 3 ст. 4 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ), за исключением учета основных средств и нематериальных активов. Поэтому приобретение и списание в производство канцелярских товаров не отражаются на счетах бухгалтерского учета. Для целей исчисления единого налога расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Затраты на приобретение МПЗ "упрощенцами" на сегодняшний день признаются на день оплаты независимо от факта их списания в производство.
Расходы, уменьшающие доходы при УСН, учитываются в соответствии с закрытым перечнем, приведенным в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходы на канцелярские товары упомянуты в п. 17 указанного перечня. Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ состав некоторых из них определяется в соответствии со ст. 254 НК РФ. При этом в п. 5 ст. 254 НК РФ говорится, что сумма материальных расходов текущего месяца уменьшается на стоимость сырья и материалов, не использованных в производстве.
Минфин России в Письме от 27 октября 2010 г. N 03-11-11/284 "О порядке списания сырья и материалов в производство" разрешил "упрощенцам" учитывать расходы на сырье и материалы в момент погашения задолженности путем списания денег с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы либо в момент погашения долга иным способом. Тем самым значительно упрощается процедура отражения в расходах затрат на ручки и карандаши для этой категории налогоплательщиков, ведь для отражения расходов на приобретение сырья и материалов не требуется передавать их в производство.
Примечание. Проблема ручек, ластиков, линеек
Оприходование и списание мелочей в виде ручек, ластиков и писчей бумаги, если соблюдать все требования действующего законодательства, превращаются в рутинный труд. Бухгалтеры считают эту работу ненужной и часто применяют методику учета, отличную от предложенной в законе. Чем это может обернуться, выяснила Наталья Семенова, бухгалтер компании "Альтаир".
Искажения в учете
Одни специалисты предлагают учитывать канцелярские товары, разделив их на однородные группы. Другие предлагают всю поступившую партию разноименных товаров приходовать как одну единицу и одновременно списывать в эксплуатацию без разделения по наименованиям. Говорят, что, закрепив в учетной политике такой способ учета "мелочевки" и используя в качестве расшифровки формы М-4 накладную поставщика, можно избежать претензий со стороны налоговых органов.
Есть вариант, когда канцелярские товары по накладной поставщика приходуются "по штукам". Тогда в приходном ордере М-4 указывают: "Канцтовары в количестве 30 штук".
Предлагают бухгалтеры и вариант, при котором "канцелярка" учитывается, минуя счет учета материальных ценностей, и сразу передается в эксплуатацию. При этом в учете формируется запись по дебету учета затрат (26, 44) и кредиту счета расчетов (60, 76). Ни один из предложенных способов не позволит выполнить требования ПБУ 5/01, ведь все предприятия в учете должны сформировать полную и достоверную информацию о запасах канцтоваров и обеспечить контроль за их наличием и движением.
Более того, нарушение методологии учета приведет к нареканиям со стороны налоговых органов, ведь вычет по НДС в отношении приобретенных материалов можно получить только после принятия их к учету.
Из всех перечисленных видов отражения в бухучете купленной "канцелярки" наиболее приемлем тот, при котором материалы делят на однородные группы, ведь согласно п. 3 ПБУ 5/01 "в зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей МПЗ может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п. ".
Чековая ошибка
Коснемся еще одной проблемы. Часто в товарных чеках, которые прилагает подотчетное лицо в качестве оправдания своих трат, отсутствует расшифровка приобретенных канцтоваров по наименованиям. Бухгалтеры принимают такой документ к учету, забыв о требованиях ПБУ 5/01. Эта ошибка приводит к тому, что расходы на "канцелярку" не признают налоговые органы и пересчитывают компании сумму налога на прибыль с учетом исключенных расходов. На первый взгляд мелочь. Однако именно эта мелочь приводит к возникновению недоимки и начислению пеней. Поэтому рекомендуем требовать от подотчетных лиц соблюдать правило: в товарном чеке должен содержаться полный перечень приобретенных в розничной торговле ценностей.
Можно порекомендовать требовать от поставщика (розничного магазина) оформления счета-фактуры, ведь без этого документа можно столкнуться с нежеланием налоговых органов признать право компании на вычет НДС, даже если в кассовом чеке сумма НДС выделена отдельной строкой.
Если номенклатура приобретаемых вами канцелярских товаров велика, хочется пожелать бухгалтеру соблюдать требования закона и выполнять рутинную работу со знанием дела. Это поможет избежать претензий со стороны инспекторов налоговой службы и сохранить "честь мундира".
А.Антонов
Генеральный директор компании "Альтаир"
Подписано в печать 22.04.2011